Elektronische Rechnungen wurden oft übersehen oder gelangten nie in den Genehmigungsprozess. Andere Unterlagen wurden unwissentlich dupliziert und führten so zu Unstimmigkeiten bei Buchung und Bezahlung. Man entschloss sich für eine elektronische Lösung, um Lieferanten nicht weiter zu belasten. Fünf Kriterien waren ausschlaggebend bei der Auswahl: Der interne Anforderungskatalog, kurze Implementierungszeiten, eine hohe Benutzerfreundlichkeit, geringe Kostenstrukturen und die Kompatibilität mit der SAP-Cloud. Ahembo erwog insgesamt vier unterschiedliche DMS-Lösungen – DocuWare Cloud ging aus dem Wettbewerb mit der Höchstpunktzahl als Sieger hervor.

Automatisierte Belegerkennung trotz steuerlicher Sonderregelung

Die Implementierung erfolgte innerhalb weniger Wochen und beinhaltete das Antrainieren der automatischen Belegerkennung. Aufgrund der steuerlichen Sonderstellung der Kanaren weisen Unterlagen dort verschiedene Umsatzsteuern auf. Heute erkennt die Cloud-basierte Lösung einen hohen Anteil dieser Belege und deren Index-Informationen selbständig – obwohl man bei Ahembo mit über 2.000 Lieferanten und einer Vielzahl von Steuersätzen arbeitet. Die meisten Rechnungen empfängt der Getränkespezialist dabei nur noch in elektronischer Form. Die Belege holt DocuWare aus einem dedizierten E-Mail-Postfach ab, erkennt Dokumententyp und entsprechende Buchungsinformationen und legt die Unterlagen vollständig indexiert im digitalen Archiv ab. Lieferscheine werden in den Niederlassungen gescannt und ebenfalls an das DMS übergeben. Das System ist sogar in der Lage, Lieferscheine je nach Bestellung zu identifizieren und der entsprechenden Rechnung zuzuordnen. Im zweistufigen Freigabeprozess können die Verantwortlichen dadurch einfach per Mausklick auf verknüpfte Dokumente zugreifen, um etwa Preise oder Konditionen zu vergleichen. Mithilfe digitaler Stempel werden die Belege zunächst dem zuständigen Einkäufer und später der Abteilungsleitung zugewiesen. Die genehmigten Rechnungen erscheinen anschließend in einer Aufgabenliste, so dass Mitarbeiter des Rechnungswesens die Buchung und Bezahlung vornehmen können. In Zukunft will man die von DocuWare ausgelesenen Buchungsdaten sogar automatisiert an die SAP-Cloud übermitteln.

Papier-Nulltoleranzstrategie zeigt Wirkung

„Kein Papier mehr in der Buchhaltung“ – ganz so rigoros konnte auch Ahembo diese Forderung nicht umsetzen. Jedoch hat sich seit der DMS-Einführung der Papiereinsatz um gut 90 Prozent reduziert. Archivflächen stehen seitdem für andere Aktivitäten zur Verfügung und die Mitarbeiter vergeuden keine Zeit mehr, um in verstaubten Ordnern nach wichtigen Informationen zu suchen. Die automatisierte Dokumentenablage und die einfachen Suchmöglichkeiten im digitalen Archiv geben den einzelnen Abteilungen viel Zeit zurück – Ressourcen, die das Unternehmen gewinnbringend einsetzt. Allein dadurch, dass sich die Mitarbeiter dank digitalem Dokumenten-Management auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, konnte Ahembo seine unternehmerische Produktivität deutlich erhöhen.