Digitales Archiv für Feld und Natur

Für optimierte Arbeitsabläufe sorgt beim Agrar-Markt Deppe eine Reihe neuer Workflows. Als erstes wurde ein Workflow für die Prüfung von Eingangsrechnungen installiert. Dieser startet, sobald eine Rechnung gescannt, automatisch verschlagwortet und in DocuWare archiviert ist. Der Beleg wird anschließend sofort an die Verantwortlichen in den zuständigen Abteilungen weitergeleitet, dort geprüft und anschließend in der Finanzbuchhaltung gebucht und bezahlt. Einen zweiten, sehr umfassenden Workflow richtete man zur Auftragsabwicklung ein, welche nun an allen Standorten einheitlich abläuft. Sobald der Außendienst einen Kundenauftrag erhält, wird dieser eingescannt und über einen Link in DocuWare archiviert. Damit startet der Workflow: Nacheinander durchläuft der Auftrag die Aufgabenlisten verschiedener Abteilungen, beispielsweise der Verkaufsleitung und Auftragsabwicklung oder der Werkstatt. Der automatisierte Ablauf steuert dadurch auch sämtliche nachgelagerten Aufgaben, etwa die Genehmigung des eingegangenen Auftrags oder die Erstellung der relevanten Auftragsdokumente, wie etwa Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung. Durch den Workflow sind alle Vorgänge transparent und genauestens dokumentiert. Verkaufsleiter und Auftragsabwicklung können sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Stand der Dinge verschaffen.

Für einen ebenfalls schnellen und reibungslosen Ablauf sorgt ein weiterer Workflow in der Personalabteilung. Mitarbeiter können ihren Urlaubsantrag per Online-Formular stellen. Automatisch weitergeleitet an Vorgesetzte und Personalabteilung ¬kann dieser ohne unnötige Verzögerung genehmigt werden und ist anschließend archiviert.  

DMS garantiert präzisen Informationszugriff  

Auf das DMS wollen die Mitarbeiter beim Agrar-Markt Deppe heute nicht mehr verzichten. Nicht nur die schnelle und revisionssichere Ablage spart wertvolle Arbeitszeit. Mitarbeiter sind nicht mehr mit teils stundenlangem Suchen nach Unterlagen beschäftigt, sondern haben mehr Zeit für ihre anspruchsvollen Aufgaben in Finanzverwaltung und Vertrieb. Sowohl in der Zentrale als auch in allen Standorten kann jetzt jeder Berechtigte schnell auf die Informationen zugreifen, die er für seine Arbeit braucht, und auch bei Kundenanfragen ist eine sofortige und genaueste Auskunft möglich.