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Referenz: Handel / Großhandel

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Die Einführung eines Cloud-basierten Dokumenten-Managements trug beim Agrar-Markt Deppe sofort Früchte. Schneller, transparenter und sicherer sind seither Rechnungsprüfung, Auftragsabwicklung und Personalverwaltung beim erfahrenen Landmaschinen-Spezialisten.

Tradition und Innovation gehen beim Familienunternehmen Agrar-Markt Deppe Hand in Hand: 100 Jahr nach der Gründung gehört das auf Land, Forst und Garten spezialisierte Unternehmen mit neun Standorten und 140 Mitarbeitern zu den führenden Landmaschinen-Händlern in Mitteldeutschland. Entscheidende Erfolgsfaktoren sind neben der Kundennähe eine schlanke Organisation. Dafür ist seit einiger Zeit ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz. 

Früher stellte die ordnungsgemäße Ablage von monatlich rund 1800 Eingangsrechnungen und 3000 Ausgangsrechnungen eine echte Herausforderung dar: zu umständlich, zu zeitintensiv. Da man Dokumente in den jeweiligen Standorten archivierte, wurden Belege immer wieder herausgesucht, kopiert und verschickt – etwa, falls diese in der Unternehmenszentrale in Bad Lauterbach benötigt wurden. Um eine revisionssichere Archivierung zu garantieren sowie Arbeitsprozesse in allen Standorten anzugleichen, entschied man sich für die Einführung eines DMS. Die problemlose Anbindung der Niederlassungen an das digitale Archiv war dabei ein entscheidendes Argument für DocuWare, ebenso die Schnittstelle zur ERP-Software des Unternehmens. Gemeinsam mit dem DocuWare-Partner analysierte man als erstes die Arbeitsabläufe in den einzelnen Standorten und glich Prozesse an. Begonnen wurde dann mit der Archivierung von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen, anschließend wurde der DMS-Einsatz schnell ausgeweitet. DocuWare ist heute in die branchentypische ERP-Lösung AMS Arista integriert. Mit nur einem Mausklick werden etwa Ausgangsrechnungen revisionssicher abgelegt.

Land:
Deutschland
Branche:
Handel / Großhandel
Abteilung:
Management |Finanzbuchhaltung |Kundenservice |Auftragsverwaltung |Personalwesen |Vertrieb
Deployment:
Cloud
Integration:
AMS Arista

Der Informationsfluss in unserem Unternehmen wurde deutlich optimiert. So können etwa Mitarbeiter auch von unterwegs auf Dokumente zugreifen, um beispielsweise Freigaben innerhalb eines Workflows zu erteilen. Die Standardisierung unserer Arbeitsprozesse durch das DMS hat dazu beigetragen, dass wir insgesamt schneller und besser geworden sind.

Marcel Deppe
Prokurist,Agrar-Markt Deppe, Bad Lauterberg, Barbis

Digitales Archiv für Feld und Natur

Für optimierte Arbeitsabläufe sorgt beim Agrar-Markt Deppe eine Reihe neuer Workflows. Als erstes wurde ein Workflow für die Prüfung von Eingangsrechnungen installiert. Dieser startet, sobald eine Rechnung gescannt, automatisch verschlagwortet und in DocuWare archiviert ist. Der Beleg wird anschließend sofort an die Verantwortlichen in den zuständigen Abteilungen weitergeleitet, dort geprüft und anschließend in der Finanzbuchhaltung gebucht und bezahlt. Einen zweiten, sehr umfassenden Workflow richtete man zur Auftragsabwicklung ein, welche nun an allen Standorten einheitlich abläuft. Sobald der Außendienst einen Kundenauftrag erhält, wird dieser eingescannt und über einen Link in DocuWare archiviert. Damit startet der Workflow: Nacheinander durchläuft der Auftrag die Aufgabenlisten verschiedener Abteilungen, beispielsweise der Verkaufsleitung und Auftragsabwicklung oder der Werkstatt. Der automatisierte Ablauf steuert dadurch auch sämtliche nachgelagerten Aufgaben, etwa die Genehmigung des eingegangenen Auftrags oder die Erstellung der relevanten Auftragsdokumente, wie etwa Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung. Durch den Workflow sind alle Vorgänge transparent und genauestens dokumentiert. Verkaufsleiter und Auftragsabwicklung können sich jederzeit einen schnellen Überblick über den Stand der Dinge verschaffen.

Für einen ebenfalls schnellen und reibungslosen Ablauf sorgt ein weiterer Workflow in der Personalabteilung. Mitarbeiter können ihren Urlaubsantrag per Online-Formular stellen. Automatisch weitergeleitet an Vorgesetzte und Personalabteilung ¬kann dieser ohne unnötige Verzögerung genehmigt werden und ist anschließend archiviert.  

DMS garantiert präzisen Informationszugriff  

Auf das DMS wollen die Mitarbeiter beim Agrar-Markt Deppe heute nicht mehr verzichten. Nicht nur die schnelle und revisionssichere Ablage spart wertvolle Arbeitszeit. Mitarbeiter sind nicht mehr mit teils stundenlangem Suchen nach Unterlagen beschäftigt, sondern haben mehr Zeit für ihre anspruchsvollen Aufgaben in Finanzverwaltung und Vertrieb. Sowohl in der Zentrale als auch in allen Standorten kann jetzt jeder Berechtigte schnell auf die Informationen zugreifen, die er für seine Arbeit braucht, und auch bei Kundenanfragen ist eine sofortige und genaueste Auskunft möglich.

Die DocuWare-Cloud war für uns die kostengünstigste Variante bei gleichzeitig hohem Leistungsumfang. So mussten wir weder einen neuen Server anschaffen noch sonstige technische Vorbereitungen treffen. Und obendrein partizipieren wir stets an den neuesten Entwicklungen und Updates.

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