Zentraler Dokumenten-Pool speichert alle Kundenakten
Bei der Ablage neuer Dokumente reicht die Eingabe des Kundennamens, weitere Informationen zum Datensatz werden vom System automatisch hinzugefügt und erlauben später eine detaillierte Belegsuche anhand verschiedener Kriterien. In den teilweise sehr umfangreichen Dokumenten finden Anwender die für sie relevanten Textstellen darüber hinaus über die integrierte Volltextsuche. Auch bei der Erstellung neuer Unterlagen hilft das DMS: Benötigt man etwa eine Unterschrift vom Kunden, so erstellen Mitarbeiter zunächst das individuelle Dokument über die Formularfunktion von DocuWare, um es im zweiten Schritt dann direkt per Mail an den Kunden weiterzuleiten. Das bisherige Ausfüllen unterschiedlicher Word-Vorlagen mit anschließendem Ausdruck entfällt komplett. Selbst Workflows werden von DocuWare gesteuert, etwa wenn ein Schreiben von der Finanzleitung autorisiert werden muss. Die zuständigen Mitarbeiter werden in diesem Fall automatisch über anstehende Aufgaben informiert, können entsprechende Belege per Mausklick öffnen und mit digitalen Stempeln freigeben.
Komplexe Abfragen einfach steuerbar
Das Finden sämtlicher Informationen ist durch den DMS-Einsatz deutlich einfacher geworden. Anstatt wie früher stundenlang im Papierarchiv zu suchen, werden heute Dokumente innerhalb von Sekunden am Bildschirm abgerufen. Auf diese Weise werden Anfragen externer Institutionen schnell beantwortet, beispielsweise wenn eine Einverständniserklärung eines Kunden zum Nachweis bei der Finanzbehörde eingereicht werden muss. Durch die umfangreichen Suchfunktionen des elektronischen Archivs können Mitarbeiter selbst komplexe dokumentenbasierte Analysen und Auswertungen zeitsparend durchführen. So werden etwa bei Volltextsuchen nur jene Dokumente aus dem Archiv herausgefiltert, welche zu einem Kundenprofil mit bestimmten Kriterien passen. Gleichzeitig erleichtert DocuWare die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wo früher Dokumente in unterschiedlichen Archiven lagerten, etwa als Papierakten, als E-Mails oder als digitale Dateien auf Server-Laufwerken, sichert der zentrale Dokumenten-Pool heute das Einhalten sämtlicher Richtlinien durch detaillierte Zugriffsberechtigungen.
