Im Anbietervergleich hatte die DocuWare-Lösung mit der Connect-to-Mail-Funktionalität sowie nicht zuletzt dem Intelligent Indexing Service die Nase vorn. Ebenfalls als problemlos erwies sich in der Testphase der Betrieb von zwei neu angeschafften Scannern. Über einen Dokumentenscanner sowie ein Ricoh-Multifunktionsgerät wurden papierbasierte Eingangsrechnungen sowie in Einzelfällen zugehörige Frachtpapiere digitalisiert und nach automatischer Barcodeerkennung im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.

Neben der Anbindung an das E-Mail-System wurde dabei auch die digitale Ablage von Ausgangsrechnungen wie Transport-, Schadens- oder Werkstattrechnungen, die über die branchenspezifische ERP-Lösung Soloplan Carlo erstellt werden, erfolgreich getestet. Die Rechnungen stehen den Mitarbeitern des Rechnungswesens anschließend für weitere Bearbeitungsschritte, zum Beispiel der Prüfung des Zahlungseingangs, zur Verfügung.

Zwölf Papierordner weniger pro Jahr

Der praktische Nutzen von DocuWare Cloud dokumentiert sich in vielfältiger Weise. Die Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung konnten spürbar reduziert werden, da Eingangsrechnungen direkt vom DMS entgegengenommen, automatisch klassifiziert und anschließend im digitalen Posteingangskorb des verantwortlichen Mitarbeiters abgelegt werden. Über elektronische Workflows werden die Rechnungen geprüft und schließlich zur Buchung freigegeben. Ein Service, von dem nicht nur Mitarbeiter im Unternehmenssitz, sondern auch jene profitieren, die einen Teil ihrer Aufgaben vom Homeoffice aus erledigen. Auch unter ökologischen Aspekten erweist sich die Digitalisierung als Erfolgsmodell. Auf jährlich rund zwölf Papierordner mit ausgedruckten Eingangs- und Ausgangsrechnungsbelegen konnte sofort verzichtet werden, ohne dass die Revisionssicherheit in Frage gestellt ist.

Bereits nach sechsmonatigem Produktivbetrieb war Mitte 2016 das Resümee durchweg positiv. Knapp 3000 Dokumente wurden in diesem Zeitraum im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Im Herbst 2016 wurde damit gestartet, das gesamte Qualitätsmanagement ‒ die Adam-Transporte GmbH ist nach ISO 9001 zertifiziert ‒ zu digitalisieren. Nicht nur den Mitarbeitern inhouse, sondern auch den Fahrern sollen dann Handbücher sowie Verfahrens- und Arbeitsbeschreibungen digital auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Mit der Cloud in die Zukunft

Obwohl sein Unternehmen im Vorfeld der ECM-Einführung keine detaillierten ROI-Kalkulationen durchführte, ist die Amortisation der Investition nach Worten des kaufmännischen Geschäftsführers offensichtlich. Für die Zukunft sieht er sich nicht zuletzt aufgrund des Cloud-Konzepts bestens gerüstet. Die Entscheidung zugunsten DocuWare Cloud spart nicht nur zusätzliche Hardware-Investitionen in Server und Speichersysteme, sondern bewahrt das Unternehmen zudem vor aufwändigen regelmäßigen Daten-Backups oder der Ausarbeitung komplexer Disaster-Recovery-Konzepten, die angesichts immer heftiger Naturkatastrophen notwendiger denn je erscheinen. Außerdem wird über die Cloud sichergestellt, dass automatisch nicht nur neueste Funktionalitäten verfügbar sind, sondern, falls sich rechtliche Rahmenbedingungen verändern, auch diese zeitnah in der ECM-Lösung abgebildet werden.