Referenz: Transport / Logistik

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Eine perfekte Koordination der Betriebsmittel ist im Transportwesen unverzichtbar. Mit DocuWare Cloud lassen sich die vielfältigen Bearbeitungsprozesse im Sinne der anspruchsvollen Kunden optimieren.

Der Transport von Fahrzeugen aller Art, von Reisemobilen und Wohnwagen über Kastenwagen bis zu Nutzfahrzeugen und Spezialfahrzeugen mit Übermaßen, ist die Kernkompetenz des Familienunternehmens mit Sitz in Südbaden. Um die Kunden, darunter namhafte Automobilhersteller und deren Vertragshändler, just in time mit Spezial-LKWs und hochqualifiziertem Fahrpersonal zu bedienen, ist man kontinuierlich auf der Suche nach Optimierungspotentialen. Neben der Umsetzung logistischer Prozessverbesserungen, beispielsweise der Nutzung des Mitte 2016 eröffneten Gotthard-Basistunnels für den schnellen und umweltfreundlichen Fahrzeugtransport von und nach Italien, stehen auch administrative Geschäftsprozesse auf dem Prüfstand. Um bewährte Arbeitsabläufe ohne zeit- und personalaufwändige Veränderungen zu digitalisieren, wurde DocuWare Cloud eingeführt.

Nahtlose Integration von Fremdanwendungen

Ein Schlüsselkriterium bei der Auswahl einer ECM-Software war die nahtlose Anbindung an das eingesetzte E-Mail-System David. Der überwiegende Teil der Zulieferer stellt Rechnungen inzwischen in digitaler Form, nur wenige Eingangsrechnungen erreichen die Adam-Transporte GmbH per Briefpost. Die direkte und vorzugsweise automatisierte Weiterverarbeitung der Dokumente in einem digitalen Workflow war deshalb von höchster Relevanz.

Land:
Deutschland
Branche:
Transport / Logistik
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Controlling |Kundenservice |Verwaltung
Deployment:
Cloud
Integration:
Soloplan Carlo (ERP) |David

„Die Cloud-basierte Lösung passt sich mit ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit perfekt unseren Geschäftsprozessen an. Im Gegensatz zu anderen Software-Anwendungen erfordert das System keine aufwändigen Veränderungen der bewährten Arbeitsabläufe. Nach Analyse und Dokumentation unserer Prozesse und einer passenden Konzeption und Konfigurierung durch den DocuWare-Partner begann bereits 6 Wochen nach der ersten Idee der Pilotbetrieb.“

Christian Adam
Kaufmännischer Geschäftsführer, Adam Transport, Neuried

Im Anbietervergleich hatte die DocuWare-Lösung mit der Connect-to-Mail-Funktionalität sowie nicht zuletzt dem Intelligent Indexing Service die Nase vorn. Ebenfalls als problemlos erwies sich in der Testphase der Betrieb von zwei neu angeschafften Scannern. Über einen Dokumentenscanner sowie ein Ricoh-Multifunktionsgerät wurden papierbasierte Eingangsrechnungen sowie in Einzelfällen zugehörige Frachtpapiere digitalisiert und nach automatischer Barcodeerkennung im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.

Neben der Anbindung an das E-Mail-System wurde dabei auch die digitale Ablage von Ausgangsrechnungen wie Transport-, Schadens- oder Werkstattrechnungen, die über die branchenspezifische ERP-Lösung Soloplan Carlo erstellt werden, erfolgreich getestet. Die Rechnungen stehen den Mitarbeitern des Rechnungswesens anschließend für weitere Bearbeitungsschritte, zum Beispiel der Prüfung des Zahlungseingangs, zur Verfügung.

Zwölf Papierordner weniger pro Jahr

Der praktische Nutzen von DocuWare Cloud dokumentiert sich in vielfältiger Weise. Die Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung konnten spürbar reduziert werden, da Eingangsrechnungen direkt vom DMS entgegengenommen, automatisch klassifiziert und anschließend im digitalen Posteingangskorb des verantwortlichen Mitarbeiters abgelegt werden. Über elektronische Workflows werden die Rechnungen geprüft und schließlich zur Buchung freigegeben. Ein Service, von dem nicht nur Mitarbeiter im Unternehmenssitz, sondern auch jene profitieren, die einen Teil ihrer Aufgaben vom Homeoffice aus erledigen. Auch unter ökologischen Aspekten erweist sich die Digitalisierung als Erfolgsmodell. Auf jährlich rund zwölf Papierordner mit ausgedruckten Eingangs- und Ausgangsrechnungsbelegen konnte sofort verzichtet werden, ohne dass die Revisionssicherheit in Frage gestellt ist.

Bereits nach sechsmonatigem Produktivbetrieb war Mitte 2016 das Resümee durchweg positiv. Knapp 3000 Dokumente wurden in diesem Zeitraum im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Im Herbst 2016 wurde damit gestartet, das gesamte Qualitätsmanagement ‒ die Adam-Transporte GmbH ist nach ISO 9001 zertifiziert ‒ zu digitalisieren. Nicht nur den Mitarbeitern inhouse, sondern auch den Fahrern sollen dann Handbücher sowie Verfahrens- und Arbeitsbeschreibungen digital auf Knopfdruck zur Verfügung stehen.

Mit der Cloud in die Zukunft

Obwohl sein Unternehmen im Vorfeld der ECM-Einführung keine detaillierten ROI-Kalkulationen durchführte, ist die Amortisation der Investition nach Worten des kaufmännischen Geschäftsführers offensichtlich. Für die Zukunft sieht er sich nicht zuletzt aufgrund des Cloud-Konzepts bestens gerüstet. Die Entscheidung zugunsten DocuWare Cloud spart nicht nur zusätzliche Hardware-Investitionen in Server und Speichersysteme, sondern bewahrt das Unternehmen zudem vor aufwändigen regelmäßigen Daten-Backups oder der Ausarbeitung komplexer Disaster-Recovery-Konzepten, die angesichts immer heftiger Naturkatastrophen notwendiger denn je erscheinen. Außerdem wird über die Cloud sichergestellt, dass automatisch nicht nur neueste Funktionalitäten verfügbar sind, sondern, falls sich rechtliche Rahmenbedingungen verändern, auch diese zeitnah in der ECM-Lösung abgebildet werden.

Per Smartphone kann ich bei Terminen etwa auf der KFZ-Zulassungsstelle vor Ort Dokumente abrufen und Kunden oder Sachbearbeitern blitzschnell per E-Mail zur Verfügung stellen."

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