DocuWare bekam am Ende den Zuschlag: Neben dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis gefiel vor allem die intuitive Bedienung. Für ein komfortableres Arbeiten wurden Arbeitsplätze in der Buchhaltung mit zweiten Bildschirmen ausgestattet, insgesamt arbeiten heute 70 Mitarbeiter aller Standorten mit dem DMS. Leistungsfähige Multifunktionsgeräte zum Scannen waren bereits vorhanden. Zudem wurde DocuWare in die Buchhaltungssoftware MegaPlus integriert, wodurch der Dokumentenzugriff aus der gewohnten Oberfläche möglich ist. Auch die Anbindung an iSL-RP, einer Software der Fahrsicherheitszentren, funktioniert problemlos und verschlagwortet die dort erstellten Rechnungen vor dem Archivieren automatisch.
Rechnungsfreigabe vollständig digital
Gestartet wurde das DMS-Projekt jedoch im Bereich Eingangsrechnungen. Alle Abteilungen und Außenstellen, die an der Rechnungsprüfung beteiligt sind, haben nun Zugriff auf den Dokumenten-Pool. In der Buchhaltung der Hauptgeschäftsstelle sowie in den vier Außenstellen werden jeden Tag die eingehenden Rechnungen in den digitalen Dokumenten-Pool gescannt. Sie erscheinen anschließend in der Aufgabenliste der zuständigen Mitarbeiter. Diese kontrollieren, ob Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht wurden, setzen einen digitalen Freigabestempel und leiten sie damit zurück in Buchhaltung. Dort wird geprüft, ob die Zahlen der Rechnungen stimmen, bevor sie in MegaPlus gebucht werden. Auch die finale Zahlungsfreigabe durch Vorstand und Geschäftsführung steuert der digitale Workflow. Zusätzlich erfolgt die Verschlagwortung aller Belege vollautomatisch durch Übernahme von Indexdaten aus der Buchhaltungssoftware. Ähnlich wie die Rechnungsfreigabe laufen andere Workflows, die der ADAC Nordbaden in DocuWare eingerichtet hat, beispielswiese für eine schnelle Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
Zeit gewinnbringend einsetzen
Die Kosten- und vor allem Zeitersparnis durch DocuWare ist der größte Nutzen, den der ADAC aus der Lösung ziehen konnte. Bisher dauerte die Freigabe einer Rechnung bis zu einer Woche. Heute werden die Belege meist innerhalb eines Tages abgearbeitet, selbst wenn Außenstellen in die Prüfung eingebunden sind. Während Belege früher per Post hin- und hergeschickt werden mussten, können jetzt alle Mitarbeiter auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen. Durch den Workflow kann der ADAC Nordbaden auch Skonti viel einfacher nutzen. Zusätzlich sparen Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit bei der Belegsuche. So sind gerade Außenstellen nicht mehr auf die Unterstützung der Buchhaltung angewiesen. Selbst bei Betriebsprüfungen und Jahresabschlüssen leistet die Lösung beste Dienste. Die Finanzbuchhaltung kann die von den Prüfern angeforderten Belege sofort am Bildschirm aufrufen, ausdrucken oder per E-Mail verschicken. Das spart Zeit, die man gewinnbringend für andere Aufgaben nutzt.
