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Über DocuWare
Persönliche Demo und 30 Tage Testzugang

Accuride International, weltweit führender Spezialist für kugelgelagerte Teleskopschienen, setzt auf ein elektronisches Dokumentenmanagement-System und gibt damit seinen Geschäftsabläufen komplett neue Impulse.

Als die Personalleitung vor die Alternative gestellt wurde, in neue Aktenschränke zu investieren oder gleich das gesamte Personalwesen zu digitalisieren, fiel die Entscheidung leicht. Ein nachhaltiger Lösungsansatz in Form eines DMS erlaubte dabei nicht nur, den immer steigenden Papiermengen Herr zu werden, sondern stellte gleichzeitig eine reizvolle Aufgabe dar, um langfristig alle Abläufe im Unternehmen gründlich zu optimieren.

Eine Erweiterung der kaufmännischen Software Infor Fourth Shift und der Sage Personalverwaltung um dezentrale DMS-Funktionalitäten war für Accuride International keine adäquate Grundlage für das langfristige Ziel, Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend zu digitalisieren. Vielmehr begab man sich auf die Suche nach einer zukunftssicheren Lösung. Gewünscht waren eine problemlose Anbindung an die vorhandene Software-Infrastruktur, eine intuitive Bedienoberfläche, sowie ein sukzessiver Ausbau hinsichtlich benötigter Funktionalitäten.

Land:
Deutschland
Branche:
Produktion
Abteilung:
Finanzbuchhaltung |Fertigung / Konstruktion |Personalwesen |Vertrieb |Qualitätsmanagement
Deployment:
On-Premises
Integration:
Sage |Infor Fourth Shift

Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.

Sandra Schneider
Financial Controller, Accuride International, Diez / Lahn

Amortisation unter drei Jahren

DocuWare erfüllte dabei nicht nur den funktionalen Kriterienkatalog, sondern überzeugte auch durch ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Eine ROI-Kalkulation ermittelte einen Amortisationszeitraum, der allein durch Einsparungen im Personalwesen bei weniger als drei Jahren lag. In einer zweimonatigen Vorbereitungsphase wurden vorhandene Personaldokumente gescannt und Arbeitsplätze mit Zweitbildschirmen ausgestattet. Die Einführung der digitalen Personalakte inklusive der Datenübernahme aus den vorhandenen Personalsystemen erwiesen sich als unproblematisch. Ebenso erstellte man individuell zugeschnittene Web-Formulare, beispielsweise für Anträge oder Beurteilungen, welche sich heute über digitale Workflows schnell und transparent bearbeitet lassen.

Standortübergreifende Freigabeprozesse

Aufgrund der nachweisbar positiven Effekte hinsichtlich Effizienz und Transparenz dehnte man den DocuWare-Einsatz in den Folgejahren auf viele Unternehmensbereiche aus. So wird inzwischen der komplette Einkaufsprozess digital abgebildet. Die involvierten Abteilungen können zu jedem Zeitpunkt Dokumente einsehen, Kostenprüfungen durchführen, Freigaben erteilen oder einen Bearbeitungsstatus abfragen. Das in Großbritannien ansässige Schwesterunternehmen, sowie Niederlassungen in Italien und Frankreich sind mittlerweile ebenfalls mit DocuWare ausgestattet. Rechnungsprüfungsprozesse können damit standortübergreifend durchgeführt werden, wobei Vertriebsbüros in Landessprache auf aktuelle Produktinformationen wie beispielsweise technische Zeichnungen zugreifen.

Auf dem Weg in die Cloud

Mit 82.000, meist mehrseitigen Dokumenten stellte das digitale Archiv für Accuride International bereit Anfang 2019 eine unverzichtbare Informationsquelle dar, die kontinuierlich ausgebaut wird. Ebenso wurde mit der mittlerweile papierlosen Fertigung ein Mammutprojekt erfolgreich abgeschlossen. Alle Maschinen sind per WLAN in die IoT-Netzwerke eingebunden. Fertigungsaufträge können damit von Mitarbeitern mühelos an die jeweilige Maschine übertragen, gestartet oder auch wieder gestoppt werden. Ein Verfahrensablauf, der nicht nur die Effizienz der Anlagen, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter steigert. Weitere Digitalisierungsprojekte beziehen sich auf den Einsatz eines elektronischen Bewerbermanagements in der Personalverwaltung, die Einbindung des elektronischen Berichtswesens oder der externe Zugriff mit Smartphones und Tablets. Innerhalb der kommenden Jahre wird auch die Cloud in den Fokus des Unternehmens rücken. Das in die Jahre gekommenes ERP-System soll dabei durch eine Cloud-basierte Lösung ersetzen werden. In diesem Kontext wird Accuride International ‒ wie von der US-amerikanische Muttergesellschaft bereits praktiziert ‒ auf DocuWare Cloud umsteigen.

Erfreulich ist, dass wir inzwischen 90 Prozent aller Administrationsaufgaben ohne unsere IT-Spezialisten durchführen, also Workflows in Eigenregie erstellen und an geänderte Geschäftsprozesse anpassen können.“

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