Einfache Integration in die IT
Nach einer detaillierten Testphase begann Anfang 2016 die sukzessive Produktivnutzung im Bereich der Auftragsabwicklung. In einem ersten Schritt wurden Werkstattaufträge und -rechnungen, Warenbestellungen und -retouren sowie Lieferscheine und Gutschriften alternativ aus dem ERP-System Centro oder – im Fall von Papierdokumenten – digitalisiert in den Dokumenten-Pool transferiert und in den vorab definierten Verzeichnisstrukturen abgelegt. In einem weiteren Projektschritt folgte die Digitalisierung aller Dokumente, die im Rahmen der ADAC-Partnerschaft erbrachte Serviceleistungen betreffen, sprich Abschlepp- und Pannenhilfebelege sowie Mietwagenverträge.
Abgeschlossen wurde die DMS-Implementierung circa sechs Monate später mit der Einbindung aller buchhalterisch relevanten Dokumente wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge oder Tankbelege der Straßenwacht-Fahrer. Obwohl immer mehr Lieferanten zur elektronischen Rechnungsstellung per E-Mail übergehen, sind immer noch etwa 80 Prozent der Eingangsrechnungen papierbasiert und müssen gescannt werden.
Transparenz gewährleistet
Heute haben die über digitale Workflows gesteuerten Verwaltungsprozesse deutlich an Effizienz gewonnen. Ohne lange Suchzeiten lässt sich überprüfen, in welchem digitalen Briefkorb welchen Mitarbeiters und in welchem Bearbeitungsstatus sich bestimmte Dokumente befinden. Bei den sieben regelmäßig mit DocuWare arbeitenden Gartner-Mitarbeitern trifft das digitale Archiv auch aufgrund der intuitiven Bedieneroberfläche auf hohe Akzeptanz. Sie werden von trivialen Such- und Ablagearbeiten entlastet und können spürbar effizienter als bislang ihren Aufgaben nachgehen.
Training on the Job
In besonderer Weise profitiert die Buchhaltung vom zentralen Dokumenten-Pool. Während in der Vergangenheit steuerrelevante Belege jeweils am Monatsende gesammelt zum Steuerberater transportiert werden mussten, kann dieser heute jederzeit auf die für ihn bestimmten kaufmännischen Dokumente zugreifen. Ein Vorteil, der nicht nur seine Arbeit erleichtert, sondern auch die Arbeit der Finanzbehörden bei der Durchführung der regelmäßigen Buch- und Rechnungsprüfungen.
Obwohl auf die Digitalisierung von Altdokumenten verzichtet wurde, ist der Dokumenten-Pool im Laufe nur eines Jahres bereits auf rund 25.000 Dokumente angewachsen, Tendenz stark steigend. Weitere Verwaltungsbereiche sollen sukzessive digitalisiert und mit dem DMS verwaltet werden. Mittelfristig ist geplant, das Personalwesen mit allen Personalakten, Arbeitsverträgen, Lohnabrechnungen zu digitalisieren. Auch der Aufbau eines digitalen Vertragsarchivs, in dem schriftliche Vereinbarungen mit Partnern und Lieferanten abgelegt sind, steht langfristig auf der To-do-Liste.
