Sie möchten alle Ihre Rechnungen elektronisch versenden – oder zumindest einen Teil davon? Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit Bordmitteln clever auf den elektronischen Rechnungsversand umsteigen, egal ob Ihr Fakturaprogramm eine Mailfunktion besitzt oder nicht. Selbst mit Word oder Excel lassen sich die Vorteile des E-Invoicing einfach nutzen.
Aus Fakturaprogramm mit integrierter E-Mail-Funktion
Gehen wir vom Idealfall aus: Ihre Buchhaltung arbeitet bereits mit einem Fakturaprogramm, das eine E-Mail-Funktion integriert hat. Um elektronische Rechnungen zu versenden, müssen Sie dann einmalig drei Schritte vollziehen: den Kundenstamm anpassen, die Begleit-E-Mail einrichten und die elektronische Archivierung festlegen. Danach muss der Sachbearbeiter den jeweiligen Rechnungslauf nur noch anstoßen.
1. Kundenstamm anpassen: Tragen Sie in Ihrem CRM oder Ihrer Kundendatei bei jedem Kunden ein, ob er Papier- oder elektronische Rechnungen erhalten soll. Prinzipiell muss nämlich jeder Kunde den Erhalt elektronischer Rechnungen ausdrücklich akzeptieren, wobei das implizite Einverständnis durch Begleichen einer erhaltenen elektronischen Rechnung genügt. Bei den Kunden, an die E-Rechnungen versandt werden sollen, fügen Sie außerdem die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers hinzu.
2. Begleit-E-Mail einrichten: Als Rechnungs-Output verfassen Sie einmalig Betreff und Text der E-Mail, mit der Ihre elektronischen Rechnungen versandt werden.
3. Archivieren: Sie archivieren die Rechnungen in Ihrem DocuWare-System, wofür es zwei Möglichkeiten gibt:
- Rechnungen, die traditionell per Post versandt werden, drucken Sie über den DocuWare Printer als PDF. Dabei liest dieser aus der Rechnung die Ablagekriterien aus, zum Beispiel Kundenname und Rechnungsdatum, und archiviert die Dokumente automatisch. Der DocuWare Printer gibt die Rechnung dann auch automatisch auf einem physikalischen Drucker aus, sodass die Papierfassung versandt werden kann.
- Rechnungen, die per E-Mail versandt werden, archivieren Sie mit einem der beiden DocuWare-Integrationsmodule: Connect to Outlook für Outlook- und Exchange-Umgebungen und Connect to Mail für alle anderen gängigen Mailsysteme. Darin richten Sie ein, dass Ihr Postausgang gefiltert wird und alle E-Mails, die als Rechnungen verschickt werden, in der gleichen Ordnung automatisch archiviert werden wie die auf Papier versandten. Dabei erkennen Sie natürlich eine E-Mail-Rechnung als solche. Es empfiehlt sich, auch den E-Mail-Body, also die E-Mail selbst, mit abzulegen. So lässt sich zum Beispiel nachweisen, wann die E-Mail-Rechnung an welchen Empfänger verschickt wurde – diese Informationen stehen ja meist nicht in der Rechnung selbst.
Alternativ können Sie für die elektronische Archivierung Ihr ERP bzw. Fakturaprogramm nutzen, falls es eine solche Funktion bietet.
Rechnungslauf anstoßen: Schreibt Ihre Buchhaltung nun eine Rechnung, wählt das Fakturaprogramm automatisch je nach Eintrag im Kundenstamm, ob sie als elektronische Rechnung oder auf Papier per Post versandt werden soll. Der Sachbearbeiter gibt einfach die Rechnungsinformationen ein oder aktiviert den Rechnungslauf und die Rechnungen gehen per E-Mail an die Kunden, für die dieser Weg im Kundenstamm eingetragen ist. Die anderen Rechnungen werden auf Papier ausgedruckt, kuvertiert und per Post versandt.
Mit einem Fakturaprogramm ohne E-Mail-Funktion oder aus Word / Excel
Was aber tun, wenn das Fakturaprogramm keine E-Mail-Funktion hat oder die Rechnungsstellung Ihres kleinen Unternehmens über Word oder Excel läuft? In diesen Fällen sollten Sie Ihre Rechnungen wie gewohnt über die Druckfunktion erstellen und im Einzelfall entscheiden, ob der Kunde sie elektronisch oder auf Papier erhalten. Der Ablauf bei den Papierrechnungen ist der gleiche wie oben beschrieben.
Für den Versand der elektronischen Rechnungen verwenden Sie auch DocuWare und den DocuWare Printer. Diesen richten Sie so ein, dass die Rechnung aus Ihrem Fakturaprogramm oder Word/Excel per E-Mail versandt wird. Ebenfalls im DocuWare Printer legen Sie einmalig die Begleit-E-Mail fest und können z.B. auch einstellen, dass eine Rechnung per E-Mail verschickt wird, falls an einer bestimmten Position eine E-Mail-Adresse steht.
In dem Moment, in dem Sie drucken, sorgt der DocuWare Printer dafür, dass sich Ihr E-Mail-Programm öffnet. Darin liegt die Rechnung schon als Anhang bereit, genauso wie Ihr E-Mail-Text und auch die E-Mail-Adresse, die der DocuWare Printer ggf. aus der Rechnung ausgelesen hat und die dann als Empfängeradresse eingetragen ist.
So können Sie Ihre E-Rechnungen mit dem DocuWare Printer einfach aus Programmen versenden, die selbst keinen E-Mail-Versand integriert haben. Das Archivieren mit DocuWare erfolgt wie bereits oben dargestellt.
Rechnungsversand im ZUGFeRD-Format
Noch effizienter versenden Sie Ihre elektronischen Rechnungen gleich im ZUGFeRD-Format. Wenn Ihr Fakturaprogramm diesen kostensparenden Standard bereits unterstützt, ist es wahrscheinlich darauf eingestellt und Ihre Rechnungen werden damit verschickt. Wird das Format nicht unterstützt, können Sie auch dafür den DocuWare Printer einsetzen, der aus dem normalen PDF ein ZUGFeRD-PDF macht. So entfällt für Ihre Buchhaltung das fehleranfällige Eingeben von Daten und Sie ermöglichen Ihren Kunden und Auftraggebern gleichzeitig, die Rechnungsdaten in ihrer Finanzsoftware automatisch und genauso kostensparend zu verarbeiten.