Die E-Mail-Integration von DocuWare macht das Handling von E-Rechnungen jetzt zum Kinderspiel. Nur eine einzige Konfiguration ist nötig, um alle gängigen deutschen und französischen sowie viele weitere Rechnungsformate auszulesen und die Daten für weitere Prozesse nutzen zu können.
Inhalt:
- Eine Konfiguration für fast alle E-Rechnungen
- Indexierung der Rechnungen erfolgt automatisch
- So richten Sie alles in wenigen Schritten ein
- Verfügbarkeit des Updates von Connect to Mail
Das neueste Update von Connect to Mail, das in allen DocuWare Cloud Packages enthalten ist, bietet zukunftsfähige Optionen zur Verarbeitung und Speicherung von E-Rechnungen.
Eine Konfiguration für fast alle E-Rechnungen
Durch die Neuerung können Sie nun die gängigen E-Rechnungsformate in Deutschland und Frankreich (XRechnung, ZUGFeRD, FacturX) sowie viele andere Formate mit einer einzigen Verarbeitungskonfiguration abdecken.
Das funktioniert so: DocuWare Connect to Mail überwacht einen von Ihnen definierten Ordner in Ihrem E-Mail-Programm. Das kann ihr „Posteingang“ sein, in dem dann direkt alle Mails mit E-Rechnungen im Anhang erkannt werden, oder ein Ordner, den Sie eigens dafür eingerichtet haben und in den Sie manuell die Mails aus dem Posteingang verschieben.
Aus diesem Ordner ruft DocuWare automatisch die E-Mails mit einer E-Rechnung im Anhang ab. Die E-Mail und die Rechnung werden automatisch im Archiv abgelegt. Weil DocuWare erkennt, dass es sich um eine E-Rechnung handelt, wird dabei eine Konfiguration für Dokumentverarbeitung ausgeführt, die Sie zuvor speziell für E-Rechnungen erstellt haben.
Indexierung der Rechnungen erfolgt automatisch
Daten aus der E-Rechnung werden anhand der Konfiguration ausgelesen und als Indexbegriffe für die Archivierung in DocuWare übergeben. Die Weiterverarbeitung der E-Rechnungen, zum Beispiel im Freigabe-Workflow, erfolgt anschließend wie bei allen anderen Eingangsrechnungen.
DocuWare verwendet den internationalen Standard UBL, auf dem zahlreiche E-Rechnungsformate beruhen und der in Formaten wie XRechnung oder PEPPOL verwendet wird.
So richten Sie alles in wenigen Schritten ein
Um E-Rechnungen mit Connect to Mail zu verarbeiten, erstellen Sie in der DocuWare Konfiguration eine Konfiguration für Dokumentverarbeitung und eine für Connect to Mail, das hier "E-Mail allgemein" heißt. Beide müssen sich auf dasselbe Archiv beziehen.
Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen
Erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Musterdokument, das dem UBL-Standard entspricht. Beispieldokumente können Sie etwa aus der PEPPOL-Dokumentation unter Downloads > Example files herunterladen.
Unter Quelle laden Sie das Dokument hoch. Es erscheint die Meldung, dass für diesen Dokumenttyp nur der Quelltyp „Ordner“ unterstützt wird. Bestätigen Sie diese ebenso mit OK wie die nächste, dass die Rechnungsdaten der XML-Rechnung für die Indexierung genutzt werden sollen.
Die Rechnungsdaten werden den Indexfeldern einfach per Drag and Drop zugeordnet.
E-Mail allgemein: Konfiguration erstellen und mit der für Dokumentverarbeitung verknüpfen
Unter „E-Mails allgemein“ legen Sie für Connect to Mail eine Konfiguration für die Überwachung eines E-Mail-Ordners an.
Unter „Import-Optionen“ wählen Sie bei „Automatische Dokumentverarbeitung“ die zuvor angelegte Dokumentverarbeitungs-Konfiguration aus. Wird nun eine E-Mail mit einer elektronischen Rechnung im Anhang anhand dieser Konfiguration gespeichert, wird die E-Rechnung wie in der Konfiguration definiert verarbeitet.
In der Konfiguration „E-Mails allgemein“ für Connect to Mail wählen Sie für die automatische Verarbeitung die zuvor erstellte Dokumentverarbeitungs-Konfiguration aus.
Zum Schluss verbinden Sie die Konfiguration mit Ihrem E-Mail-Account und wählen den überwachten Ordner aus.
Wenn E-Mails auch PDFs angehängt haben, die keine XML-basierte E-Rechnung enthalten, können diese nicht mit der für E-Rechnungen erstellten Konfiguration verarbeitet werden. Importieren Sie diese Rechnungen als PDFs mit einer anderen Verarbeitungs-Konfiguration und überwachen Sie gegebenenfalls einen zweiten Ordner für diese.
Verfügbarkeit des Updates von Connect to Mail
Nutzen Sie DocuWare Cloud, wurde das Update für Ihre Organisation bereits eingespielt. Wenn Sie mit einem lokal installierten DocuWare System arbeiten, erhalten Sie das Update über Ihren Partner mit den neuesten Hotfixes für DocuWare Version 7.11.
Entdecken Sie auch das neue DocuWare Knowledge Center.