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Une capture mobile se rapporte à une technologie qui vous permet d’utiliser l’appareil photo de votre smartphone ou tablette pour exécuter diverses tâches (par exemple, pour effectuer des dépôts de chèques auprès de certaines banques, ou pour prendre votre pièce d’identité en photo afin d’ouvrir un compte à votre nom).
Au sein des entreprises, la capture mobile révolutionne totalement la gestion des documents numériques. En effet, elle offre la possibilité de travailler à distance sur ces derniers, vos employés pouvant y accéder à partir d’une archive numérique depuis leurs propres équipements.
Les personnes disposant des autorisations appropriées peuvent, depuis l’appareil mobile qu’elles emploient au quotidien, ajouter des images aux documents existants, ou scanner ou modifier ceux-ci.
Avec la capture mobile, les transactions sont simplifiées. Les clients, tout d’abord, peuvent effectuer eux-mêmes des opérations données. Les entreprises, quant à elles, peuvent en tirer parti pour accélérer les processus et accroître leur efficacité, ainsi que pour augmenter la satisfaction des usagers.
La capture mobile constitue un atout important pour les sociétés dont les salariés sont mobiles, ceux-ci pouvant alors aisément consulter, éditer et traiter des documents lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Par ailleurs, il s’agit d’un moyen de collecter des informations critiques auprès des clients, ainsi que des signatures électroniques, sans avoir à être nécessairement présent physiquement.
Imaginez que vos salariés doivent souvent transporter des documents entre votre entreprise et les locaux de vos clients. Si vous disposez d’un système de capture mobile, vous vous protégez contre la perte de fichiers importants, car tout est scanné ou réalisé en ligne. Ce n’est pas tout : vous respectez aussi les lois en matière de conformité qui exigent de limiter le transport de documents physiques.
En association avec un logiciel de capture, il est possible d’utiliser l’appareil photo d’un smartphone ou d’une tablette pour charger facilement des photos et les indexer, voire même procéder à des opérations bancaires à distance, entre autres.
Les employés en mobilité peuvent prendre une photo d’un document afin de le faire signer numériquement par un client, si nécessaire.
Clients comme employés peuvent se tourner vers la capture mobile pour renseigner des formulaires électroniques à l’aide de données importantes. Ainsi, ces dernières peuvent être collectées et conservées de façon plus sécurisée qu’avec un document papier.
Dans toutes les sociétés, le succès repose sur la satisfaction continue du client. Bien souvent, la capture mobile peut contribuer à celle-ci, en encourageant la fidélisation, en favorisant un ressenti positif auprès des usagers et en vous offrant la possibilité d’élargir votre clientèle. Avec cet type d’outil, vos clients sont plus susceptibles de faire de nouveau appel à vos services et de vous recommander à d’autres personnes, tout en appréciant sa praticité.
Les banques et les établissements de crédit font partie des établissements où les logiciels de capture mobile sont les plus répandus. Leurs clients peuvent exploiter cette fonctionnalité pour, entre autres, déposer des chèques via une application dédiée. Il leur suffit alors de prendre le recto et le verso d’un chèque en photo afin que l’institution financière puisse ensuite en vérifier l’authenticité.
Les utilisateurs sont, également, souvent invités à saisir des données, comme le montant du chèque et le numéro du compte qu’ils souhaitent créditer. Ils peuvent mener toutes ces actions à bien où qu’ils soient, sans avoir à se rendre à leur banque.
Les dépôts de chèque effectués à distance par capture mobile impliquent une charge de travail allégée pour les établissements concernés, ce qui favorise les économies sur le long terme, ainsi que l’optimisation des processus. Lors du versement, aucun guichetier ne doit être présent, ni aucun bureau ouvert. Les clients peuvent donc réaliser ces transactions pendant le week-end, ou en dehors des heures d’ouverture.
Pour les sociétés spécialisées dans le transport de marchandises, la capture mobile peut jouer un rôle déterminant dans le bon déroulement des opérations.
Les captures s’effectuent généralement au moyen d’une application mobile que les conducteurs et les autres employés utilisent sur une tablette ou un smartphone. Elles peuvent leur permettre, entre autres, d’effectuer les actions suivantes :
L’application de capture peut être intégrée à une solution plus globale de gestion des documents qui offre au personnel la possibilité de capturer, d’enregistrer et de traiter des informations lorsqu’il est en intervention.
Le secteur du BTP a, lui aussi, tout à y gagner. Quelle que soit leur spécialité, les entreprises de ce domaine comptent de nombreux employés qui se trouvent sur le terrain pour interagir directement avec les clients. La capture mobile est donc la clé pour conduire leurs activités efficacement et en toute sécurité.
DocuWare a collaboré étroitement avec Century Fence, une société qu’elle a accompagnée alors que celle-ci cherchait à numériser intégralement ses documents. L’objectif était de dépendre de moins en moins du papier, d’accélérer les workflows et de faciliter la localisation et la consultation des données par les employés autorisés. Century Fence souhaitait également que les salariés en opération à l’extérieur puissent accéder à distance aux fichiers requis.
La solution que nous leur avons proposée, une fois intégrée à leurs logiciels de comptabilité et ERP existant, a permis cela dans les trois mois qui ont suivi le déploiement.
Century Fence a estimé que sa collaboration avec DocuWare avait été fructueuse, dans la mesure où notre outil avait contribué à encourager la collaboration (la procédure étant simple et transparente), à assurer la conformité des documents, à éviter les pertes et à améliorer la communication entre de multiples parties.
Un logiciel de capture mobile peut s’accompagner de certaines options utiles.
Nombre de systèmes de capture vous informeront si une image est floue, trop sombre ou inexploitable, et certains d’entre eux vous indiqueront même comment procéder afin d’améliorer la prise de vue (par exemple, en se rapprochant du document ou en orientant l’appareil différemment).
Par conséquent, vous n’êtes plus tenu de contacter un collaborateur à plusieurs reprises pour lui demander de vous adresser une copie de qualité, ce qui contribue à un processus de traitement plus intelligent.
Plusieurs systèmes de capture s’accompagnent également d’options d’indexation intégrées via lesquelles il est possible d’organiser les documents et images capturés en fonction de la date, du client ou d’une autre méthode. L’accès aux informations liées aux transactions, ou la création de factures, pourra dès lors s’effectuer plus rapidement.