À la recherche d’une solution universelle
Le responsable informatique et son équipe souhaitaient une solution flexible, capable de s’adapter à tous les cas de figure. C’est leur fournisseur de système de workflows qui leur a présenté une solution d’intelligence artificielle pour répondre à ce défi. Avec sa promesse de pouvoir extraire et transférer même les données complexes de documents très différents, DocuWare IDP s’est imposé comme la solution idéale.
La facturation des heures travaillées dans les entreprises, qui utilisent des logiciels de saisie différents, parfois obsolètes, générait un travail manuel considérable, car tous les systèmes ne produisent pas des documents permettant une lecture automatique des données pertinentes pour l’intérim. L’ancienne solution, basée sur des règles, nécessitait des ajustements constants.
Former l’IA à des documents complexes
Une première phase de tests a été menée fin 2024 avec le partenaire intégrateur. Certaines listes de saisie des temps ont été reconnues immédiatement et avec fiabilité, tandis que d’autres ont nécessité un entraînement plus intensif de l’IA. Après un apprentissage complémentaire, même les documents les plus complexes ont pu être correctement interprétés. Depuis mars 2025, un processus d’amélioration continue a été mis en place : l’intelligence artificielle est affinée de manière ciblée à partir des cas les plus complexes.
Parmi les quelque 1 000 documents traités chaque mois, environ 200 sont considérés comme particulièrement exigeants. Ils passent alors dans un workflow intégrant DocuWare IDP. Si nécessaire, par exemple pour des cas spécifiques comme la conversion des minutes décimales (100 secondes), un contrôle manuel unique est effectué. Une fois l’affectation validée, une vérification n’est plus nécessaire pour les occurrences futures. Chaque document se voit attribuer une valeur de confiance. Si celle-ci est inférieure à un seuil prédéfini, une vérification visuelle est automatiquement déclenchée dans le workflow. Les documents sont ensuite convertis en fichiers XML, qui sont transmis au système ERP pour la facturation.
Anticiper les pics d’activité
L’intelligence artificielle peut offrir une réponse pérenne à un problème récurrent : le traitement d’une grande quantité de documents dans un délai très court au moment de l’établissement des fiches de paie. Cette contrainte entraînait jusqu’ici une surcharge administrative due aux nombreuses tâches manuelles. Ces pics d’activité peuvent désormais être évités. L’automatisation permet de réduire drastiquement les interventions manuelles, l’objectif à terme étant de les supprimer complètement.
L’équipe informatique a déjà identifié d’autres domaines d’applications pour l’IA, notamment la lecture de documents de temps manuscrits dans les petites entreprises sans système de saisie électronique, ainsi que le traitement des demandes de congés papier.
