Depuis sa création, Picture Organic Clothing a constamment cherché à réduire son impact environnemental tout en ayant un impact social positif. C’est dans cette optique de réduction de l’empreinte carbone et d’optimisation de ses processus comptables, que la société s’est mise en quête d’une solution de dématérialisation.
Le périmètre initial concernait la gestion de l’ensemble des factures d’achat des différentes entités du groupe, qui n’a cessé d’augmenter au fil des années, pour atteindre 1500 factures mensuelles en 2024.
Dès lors, il s’avérait crucial d’améliorer l’efficacité des équipes dans le traitement des factures via l’automatisation et de réduire les coûts associés.
Très rapidement, des gains de productivité sont constatés, et la direction décide d’étendre progressivement le périmètre de la solution à d’autres processus, à savoir :
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La gestion des signatures électroniques des bordereaux (paiement, remise des traites, prélèvements SEPA),
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Le déclenchement automatique de virements et d’opérations de change en comptabilité,
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Le suivi des rejets de remboursement des retours B2C,
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La gestion des contrats fournisseurs avec relance automatique,
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La gestion des demandes SAV, incluant la création de formulaires en ligne et un suivi des tâches automatisé.
Après une prise en main et un accompagnement par le partenaire DocuWare, Damien Delsol a été rapidement autonome dans le paramétrage de la solution et a développé ses propres workflows. L’objectif : répondre aux besoins spécifiques des différents services, comme par exemple, la génération automatique de bordereaux de paiement, ou encore le suivi des contrats fournisseurs avec le système d’alertes automatiques sur les dates d’échéance.
L'implémentation de DocuWare a généré des bénéfices significatifs dans les différents services, avec en premier lieu :
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Au pôle Finance : 95% des processus comptables sont désormais dématérialisés, améliorant ainsi l'efficacité et la traçabilité des opérations.
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Au service SAV : Le nouveau système a réduit de 50% le temps nécessaire au traitement des demandes, permettant à l'équipe de se concentrer davantage sur l'amélioration du service client.
Très satisfaite de la solution et de l’accompagnement du partenaire, Damien Delsol envisage désormais d'exporter les données du processus SAV vers la solution de BI pour en tirer des statistiques utiles.
En outre, il prévoit également de digitaliser la gestion des litiges clients via un nouveau formulaire en ligne, qui permettra de gagner en efficacité et d'analyser les tendances pour une meilleure résolution des problèmes.
Une utilisation très poussée de DocuWare, qui s’étend bien au-delà d’une solution de GED classique, grâce au système de workflows.
