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Jugeant son outil actuel trop cloisonné à son ERP ULIS, peu flexible et avec des coûts de développement relativement élevés pour l’extension du périmètre initial, Neotoa fait le choix de l’abandonner au profit de DocuWare, qui remporte les 2 marchés aux côtés de son partenaire. « La Solution DocuWare nous est apparue beaucoup plus flexible, avec davantage d’interopérabilité avec nos outils métier et financièrement beaucoup plus compétitive que les solutions concurrentes, dont notre ancien outil », précise Fabien Armand.
L’intégration avec les applicatifs métier du groupe : ERP ULIS, Neopost pour le courrier sortant, Innax pour les diagnostics amiante est saluée. « Nous avons disposé d’un accompagnement très réactif du partenaire DocuWare, qui a été en mesure de mettre rapidement en place les différents flux et l’intégration entre nos différents outils métier via des web services », précise Fabien Armand. Avec plus d’un million de documents stockés dans la GED, 340 licences en cours d’utilisation l’outil DocuWare est également largement déployé en interne pour l’archivage numérique et la consultation des documents.
Enfin, le recours à la signature électronique, intégrée à la GED DocuWare constitue une avancée majeure par rapport à l’ancien système. Intégrée pendant la pandémie de Covid-19, cette solution a été très bénéfique lors des confinements successifs pour la poursuite des activités, notamment en télétravail. Autre bénéfice : le recouvrement des loyers auprès des locataires, via la signature numérique des plans d’apurement (échéancier de paiement en présence de loyers impayés). « Nous avons constaté en l’espace de 15 jours, des bénéfices immédiats sur la signature des plans d’apurement auprès de nos locataires. Alors que nous arrivions difficilement à obtenir plus de 50% des documents signés au format papier, avec des délais de réception relativement longs via le courrier postal, nous avons obtenu 100% de signature par voie électronique, dans des délais très courts. Nous n’avions pas anticipé un tel succès, c’est un vrai bénéfice en termes de temps de traitement, de gains de productivité et de trésorerie », précise Fabien Armand.
Après avoir contacté les locataires au téléphone, le courrier électronique est adressé dans la continuité de l’échange et signé numériquement par le locataire dans la foulée. Un peu plus de 8 mois après son déploiement, Fabien Armand dresse un constat très positif de la solution DocuWare. Les fonctionnalités offertes par la solution telles que l’indexation, le catalogue de web services, la signature électronique intégrée et son interopérabilité avec le SI constituent des facteurs clés de ce succès.
