A l’issue de l’appel d’offres rassemblant plus de 10 solutions, la GED DocuWare est retenue par la direction, pour sa facilité d’utilisation, ses fonctionnalités d’indexation intelligente et son évolutivité, permettant de démarrer le chantier prioritaire de la dématérialisation des factures, puis d’étendre le périmètre à d’autres processus à moyen terme.
Le premier chantier démarre donc début 2020 en vue de la mise en conformité à la loi sur la facturation électronique obligatoire en 2024. « Nous avons été très rapidement autonomes sur la solution et ses développements”, précise Sylvie Ramasso, Responsable du pôle projets du SI. “C’était un point capital pour nous, cela nous apporte de la souplesse pour faire évoluer de nouveaux processus en interne ».
En effet, après un accompagnement par le partenaire DocuWare, les équipes prennent en main l’outil et se familiarisent rapidement avec ses fonctionnalités. Plus de 100 utilisateurs utilisent DocuWare au quotidien en modification et une trentaine en consultation. Ces derniers constatent très vite les bénéfices de la GED en termes de gains de temps dans le traitement et la recherche des factures. Ces bénéfices sont également soulignés par les commissaires aux comptes lors des audits.
Enfin, déployée juste avant le premier confinement, la solution a permis aux équipes d’assurer la continuité de leurs activités en télétravail à 100% lors de la crise sanitaire. Cette organisation ayant porté ses fruits, le télétravail perdure désormais au sein de MFC et DocuWare fait partie intégrante de cette nouvelle organisation du travail.
À la suite de cette première mise en place réussie, la Direction décide d’étendre le périmètre de DocuWare à la gestion des processus qualité.
Mutualité Française Comtoise est labellisée ISO9001 pour l’hébergement et la consultation des dossiers patients. A ce titre, elle doit répondre à des processus qualité stricts en termes de sécurité, d’archivage des dossiers patients pendant leur durée légale de conservation et de confidentialité des données.
Les dossiers patients sont donc gérés dans des armoires séparées des autres documents, accessibles de façon totalement sécurisée. L’accès aux 150000 dossiers est très rapide, grâce à des recherches sur le nom, le prénom et la date de naissance. Auparavant gérés dans d’anciens systèmes, ces dossiers sont désormais accessibles rapidement dans la GED et permettent un envoi en PDF à l’organisme du patient.
A terme, de nouveaux documents et processus seront intégrés dans DocuWare, dans la poursuite du décommissionnement des anciens outils, visant à apporter davantage de sécurité, de mutualisation et de transparence, pour converger vers une solution unique et centralisée.
