Fournisseur pour l’industrie du bois, Hilpertshauser AG séduit par sa qualité, sa flexibilité et sa fiabilité. Un système de GED facilite la gestion de cette entreprise en accélérant les processus de travail et en les rendant transparents.

Cette entreprise de construction métallique produit des pièces en sous-traitance pour l’industrie du meuble de bureau en bois, mais également pour les fabricants d’appareils électroménagers, de machines et d’équipements.

L’entreprise familiale tient à ce que sa gestion repose sur un système informatique performant. Outre le système de gestion de stock SAP Business One, elle utilise depuis l’été 2017 la solution basée sur le cloud de DocuWare pour gérer ses documents.

Tous les documents importants pour les processus du fabricant de pièces métalliques étaient conservés auparavant dans des dossiers papier, certains rangés et archivés plusieurs fois dans différents services. Ce flux de papier croissant a débouché sur un problème de place, mais également sur un problème de temps puisque l’archivage soigné des près de 100 commandes mensuelles était chronophage. Outre le faible investissement de départ, l’un des arguments déterminants en faveur de DocuWare Cloud a été la garantie de la part du partenaire DocuWare de ne rencontrer aucun problème d’interface avec les autres solutions logicielles de la société.

Pays:
Suisse
Industrie:
Production
Domaine d’utilisation:
Service client |Comptabilité |Gestion des commandes |Direction
Déploiement:
Cloud

DocuWare est bien structuré et simple d’utilisation. L’implémentation et l’introduction de la solution cloud ont été extrêmement aisées.Pour une meilleure documentation du processus de fabrication, nous prévoyons d’enregistrer également des photos des produits et des phases de production dans les archives centralisées, en plus des ordres de production."

Michel Hilpertshauser
PDG, Hilpertshauser AG, Niederwil / Suisse

Une intégration simple aux solutions existantes

En août 2017, le système de GED a d’abord été introduit dans le service de comptabilité, puis dans le traitement des commandes. Tous les documents entrants tels que les commandes des clients, les bons de livraison et les factures des fournisseurs sont scannés à l’aide d’un appareil multifonction, référencés grâce à la fonction Intelligent Indexing et enregistrés dans des archives centralisées. Aujourd’hui, ces dernières contiennent également tous les contrats importants de l’entreprise, auxquels toutes les personnes autorisées peuvent accéder. DocuWare s’intègre parfaitement au PGI SAP Business One et à la solution de calcul interne de l’entreprise et tous les documents sortants, tels que les confirmations de commande, les bons de livraison ou les factures clients et les commandes fournisseurs, sont automatiquement enregistrés via la fonction d’impression de DocuWare.

L’archivage facile et rapide des documents allège la charge de travail du personnel administratif. Par exemple, dès qu’une commande client est enregistrée dans les archives centrales, elle apparaît automatiquement dans la liste de tâches du membre du personnel compétent. Ce dernier crée la confirmation de commande dans SAP et vérifie ensuite qu’elle est bien archivée en saisissant le numéro de commande dans DocuWare. Le flux de travail est ainsi clôturé. Un autre flux de travail garantit par exemple le traitement rapide des commandes de consommables. En outre, des flux de travail simplifiés optimisent les processus de travail quotidiens, comme la rédaction d’une confirmation de commande.

Une collaboration efficace

Les flux de travail permettent de détecter rapidement si une commande est déjà traitée et à quelle étape du processus elle se trouve. Aucune commande n’est oubliée, toutes les tâches sont traitées et les confirmations parviennent aux clients dans les meilleurs délais. De plus, l’accès simple et rapide aux documents d’une commande représente un avantage déterminant de la solution. Lorsque les clients renouvellent rapidement leurs commandes des pièces de sous-traitance, toutes les informations nécessaires sont disponibles en quelques clics, de la commande à la confirmation de commande en passant par l’ordre de production avec nomenclatures. Il n’est plus nécessaire d’effectuer de recherche fastidieuse dans les dossiers papier contenant les commandes et sur les bureaux. Lors du traitement de nouvelles commandes, les employés peuvent retrouver rapidement les anciens documents d’un module aux tâches similaires et s’en servir de source d’informations.

Le faible coût mensuel sans frais supplémentaires de fonctionnement ni de mises à jour a été décisif pour une petite entreprise comme la nôtre.

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