Une intégration simple aux solutions existantes
En août 2017, le système de GED a d’abord été introduit dans le service de comptabilité, puis dans le traitement des commandes. Tous les documents entrants tels que les commandes des clients, les bons de livraison et les factures des fournisseurs sont scannés à l’aide d’un appareil multifonction, référencés grâce à la fonction Intelligent Indexing et enregistrés dans des archives centralisées. Aujourd’hui, ces dernières contiennent également tous les contrats importants de l’entreprise, auxquels toutes les personnes autorisées peuvent accéder. DocuWare s’intègre parfaitement au PGI SAP Business One et à la solution de calcul interne de l’entreprise et tous les documents sortants, tels que les confirmations de commande, les bons de livraison ou les factures clients et les commandes fournisseurs, sont automatiquement enregistrés via la fonction d’impression de DocuWare.
L’archivage facile et rapide des documents allège la charge de travail du personnel administratif. Par exemple, dès qu’une commande client est enregistrée dans les archives centrales, elle apparaît automatiquement dans la liste de tâches du membre du personnel compétent. Ce dernier crée la confirmation de commande dans SAP et vérifie ensuite qu’elle est bien archivée en saisissant le numéro de commande dans DocuWare. Le flux de travail est ainsi clôturé. Un autre flux de travail garantit par exemple le traitement rapide des commandes de consommables. En outre, des flux de travail simplifiés optimisent les processus de travail quotidiens, comme la rédaction d’une confirmation de commande.
Une collaboration efficace
Les flux de travail permettent de détecter rapidement si une commande est déjà traitée et à quelle étape du processus elle se trouve. Aucune commande n’est oubliée, toutes les tâches sont traitées et les confirmations parviennent aux clients dans les meilleurs délais. De plus, l’accès simple et rapide aux documents d’une commande représente un avantage déterminant de la solution. Lorsque les clients renouvellent rapidement leurs commandes des pièces de sous-traitance, toutes les informations nécessaires sont disponibles en quelques clics, de la commande à la confirmation de commande en passant par l’ordre de production avec nomenclatures. Il n’est plus nécessaire d’effectuer de recherche fastidieuse dans les dossiers papier contenant les commandes et sur les bureaux. Lors du traitement de nouvelles commandes, les employés peuvent retrouver rapidement les anciens documents d’un module aux tâches similaires et s’en servir de source d’informations.
