Engagé dans une démarche de transformation digitale et d’optimisation de ses processus métier, le groupe réfléchissait à réduire sensiblement sa consommation de papier, très importante dans ce secteur d’activité. En effet, les multiples documents (en particulier les ordres de mission et les ordres de réparation des véhicules) transitant entre les différents sites, la lenteur des validations et l’absence de traçabilité impactaient sensiblement l’efficacité opérationnelle du groupe. Olivier Carbon, DAF du groupe HENRI FRAISE FILS & Cie, est démarché par le partenaire DocuWare local en 2023, et séduit par son approche structurelle et ses compétences métier, décide de lui confier les rennes du projet de gestion documentaire, lancé début 2024. La solution DocuWare, préconisée par le partenaire, est retenue en raison de sa large couverture fonctionnelle, en particulier le système avancé de workflows, permettant de fluidifier le processus de validation des documents à travers les différents services : comptabilité, achats, RH en particulier.
La solution est déployée début 2024 sur l’ensemble des sites et concerne dans un premier temps la dématérialisation des 5000 ordres de mission. Une personne est embauchée à temps plein en gestion de projet, entièrement formée sur DocuWare. Le partenaire DocuWare intervient à toutes les étapes du projet, depuis la formalisation des processus, le paramétrage, la rédaction des notes de procédures et les revues de projets. Cette collaboration est saluée par Olivier Carbon « nous sommes extrêmement satisfaits de l’accompagnement du partenaire, qui a effectué un transfert de compétences sur la solution. Nous sommes aujourd’hui autonomes dans le paramétrage de DocuWare ». Très rapidement, les bénéfices de la dématérialisation sont perçus par les équipes. Une centaine d’utilisateurs au total, parmi lesquels 50 valideurs utilisent l’outil au quotidien. « Nous avons totalement dématérialisé les ordres de mission, précise Olivier Carbon, cela représente une énorme valeur ajoutée en termes de gains de temps et de productivité ». Le périmètre est ensuite étendu à l’historique de la localisation des machines, suivi rapidement de la dématérialisation des ordres de réparation (O.R).
Auparavant, les validations étaient essentiellement opérées sur papier, ce qui ralentissait considérablement les processus, en particulier les achats de pièces. Dorénavant, les workflows de validation permettent d’accélérer considérablement les validations entre les différents départements, de fluidifier les échanges, y compris entre les différents sites du groupe, et de mettre en place une gouvernance durable.
En effet, la mise en place de la GED s’est accompagnée d’un meilleur suivi et a permis d’obtenir des tableaux de reporting, ce qui facilite la prise de décision. Selon Olivier Carbon, le projet GED a permis de renforcer la communication entre les équipes. « Désormais, les réunions se focalisent autour des plannings », précise-t-il. L’interface avec l’ERP IRIUM est également opérationnelle via une API, ce qui permet notamment d’obtenir une vision d’ensemble sur les ordres de réparation et de mieux ordonnancer les travaux. Le lot 2 est en cours de finalisation. Il concerne désormais la dématérialisation des demandes d’achats issues des différents services en interne, couplées avec les O.R.
