Les défis initiaux consistaient à optimiser et réduire les délais de traitement des FPS (amendes de stationnement), ainsi que la gestion du "plan de flotte" des véhicules, qui était gérée au travers d'un tableau très complexe. Pour relever ces défis, le partenaire intégrateur DocuWare a mis en place des workflows permettant le traitement automatique des FPS, réduisant ainsi la nécessité d'interventions humaines, à l'exception du stockage via le bac. Parallèlement, il a également examiné de près la gestion du "plan de flotte" des véhicules. Ce processus, autrefois géré manuellement à travers un tableau complexe, était sujet à des erreurs et à des retards. Grâce à DocuWare, un système de gestion électronique des dossiers de véhicules a été mise en place, permettant de stocker et d'organiser de manière centralisée toutes les informations relatives à la flotte, telles que les documents d'immatriculation, les contrats de location, les rapports d'entretien, etc.
DocuWare est également utilisée pour d’autres processus au sein de l'organisation
Tout d'abord, la solution est intégrée au processus d'achat et de comptabilisation des factures dans le système CEGID. Cette intégration permet de rationaliser et d'automatiser le flux de travail, depuis la réception des factures jusqu'à leur comptabilisation, garantissant ainsi une gestion efficace et transparente des dépenses.
En outre, DocuWare est également utilisé pour gérer le circuit du bon à payer des factures. Grâce à ses fonctionnalités de workflow avancées, il est possible de définir des étapes spécifiques pour l'approbation des factures, en assurant une traçabilité complète et une conformité aux politiques internes de l'entreprise.
Enfin, DocuWare est également utilisé pour l'intégration et la gestion du plan de flotte des véhicules. Grâce à ses capacités d'intégration flexibles, il est possible de centraliser les informations relatives à la flotte de manière efficace, permettant ainsi une meilleure planification, une surveillance en temps réel et une optimisation de l'utilisation des véhicules.
Dans l'ensemble, l'utilisation de DocuWare pour ces différents processus permet à l'organisation de bénéficier d'une plus grande efficacité opérationnelle, d'une meilleure conformité aux réglementations et d'une gestion plus transparente et contrôlée des activités financières et logistiques.
En conclusion, la solution a non seulement simplifié la gestion de la flotte, mais elle a également amélioré la visibilité et l'accessibilité des données, permettant aux gestionnaires de prendre des décisions plus éclairées et plus rapides. En adoptant une approche axée sur l'automatisation et la gestion électronique des documents, Flexifleet a pu surmonter les défis initiaux et créer un environnement de travail plus efficace, plus productif et plus rentable.
Ce projet a reçu le trophée des Digital Leaders Award 2024, récompensant les projets les plus innovants au plan mondial.
