Le projet GED de ECCS est né d’un besoin très concret en 2020 au sein du service comptabilité : la dématérialisation et l’automatisation du traitement des factures fournisseurs. Objectifs : gagner en visibilité et temps de gestion. Dans un contexte multi-agences, les processus reposaient sur des circuits papier complexes, avec des navettes entre les différents sites pour la validation des factures par les chargés d’affaires. Cette organisation générait des délais importants, un manque de visibilité sur les statuts de validation et une forte charge administrative.
Accompagnées par le partenaire local capable de comprendre précisément les enjeux métiers des équipes ECCS, DocuWare a permis de centraliser l’ensemble des documents liés aux achats (bons de commande, bons de livraison, factures fournisseurs), de mettre en place des rapprochements automatiques et des circuits de validation intelligents. L’intégration avec l’ERP métier a assuré la continuité des données et le pilotage analytique des chantiers.
Les bénéfices : accélération des délais de traitement, automatisation des validations lorsque les données concordent, meilleure traçabilité et gain de productivité significatif sur des volumes élevés, avec environ 3 000 factures fournisseurs traitées chaque mois.
Face à la robustesse de la solution et à la qualité de l’accompagnement, ECCS a élargi l’usage de DocuWare au pôle ventes dès 2022, avec pour objectif de sécuriser et fluidifier l’ensemble du cycle de facturation client.
Les factures clients sont générées depuis l’ERP, automatiquement indexées dans DocuWare, puis envoyées par email. Le suivi des paiements, les relances automatiques et la gestion des justificatifs sont désormais centralisés. L’appui du partenaire a permis d’adapter les processus aux spécificités clients et d’optimiser l’intégration avec l’existant.
Avec environ 1 000 factures clients émises chaque mois, ce périmètre a renforcé la fiabilité des processus de vente, amélioré la visibilité sur les encaissements et contribué à une meilleure relation client.
En 2024, ECCS a franchi une nouvelle étape avec la dématérialisation des feuilles de temps RH. Jusqu’alors, la transmission papier depuis les chantiers générait des délais importants et une charge administrative élevée avec un manque de visibilité. Désormais transmises sous format numérique - 800 à 1 000 feuilles de temps sont traitées chaque mois -, elles sont intégrées dans des workflows de validation, puis exportées vers l’ERP pour les contrôles et analyses.
La collaboration se poursuit avec plusieurs projets structurants : la mise en place de formulaires mobiles pour les feuilles de temps terrain, l’accompagnement sur la facturation électronique à horizon 2026, et la création d’une « armoire qualité » dans DocuWare, conçue comme un intranet documentaire interne. Autant d’évolutions qui confirment DocuWare comme une plateforme centrale, évolutive et durable au cœur du système d’information d’ECCS.
