Des processus défaillants et un manque d’information conduisent bon nombre d’entreprises à commettre certaines erreurs dans la gestion de leurs factures fournisseurs. Voici 3 exemples concrets et récurrents rencontrés dans les services Comptables :
1. Des commandes non autorisées sont payées : La facture est reçue, le service a été réalisé, mais le salarié n’a reçu aucune autorisation pour passer commande faute de processus interne clair.Comment éviter cette erreur : Un système de GED s'permet la mise en place de processus structurés permettant aux salariés de soumettre à la bonne personne toute demande d’achat. Aucune facture n’est acceptée sans la présence d’une autorisation par son supérieur hiérarchique. Les factures sont traitées plus rapidement avec une plus grande traçabilité.
Une GED permet de gérer des processus complexes, comme par exemple une double validation: une première par le service Technique et la seconde par le service Achat, voire par la direction Générale si le montant est important.
2. Trop payés ou paiement en double d’une facture : Ce sont des problèmes récurrents faute d’informations sur la traçabilité de la facture. Un acompte a déjà été versé sur la facture et le service comptable n’en a pas été informé. La facture a été reçue 2 fois et n’est enregistrée dans la comptabilité que très tardivement.
Comment éviter cette erreur : Là encore, une GED permet d’éviter ces erreurs, d’identifier les doublons et de suivre les règlements. En temps réel, le service Comptable a accès à tout l’historique de la transaction, toutes les informations sont enregistrées, les commandes et les bons de livraisons accessibles en un clic. Le service comptable peut vérifier la présence des documents liés et comparer les montants sans faire appels aux autres services, pas toujours joignables.
3. Factures manquantes : Que se passe-t-il lorsqu'un comptable cherche une facture en vain parce que celle-ci a été égarée ou même jetée par erreur ? Ce genre de problème ne doit jamais survenir, ne serait-ce pour des raisons de conformité. L'administration fiscale ou le contrôleur fiscal accordent beaucoup d'importance à la transparence du traitement des factures et à une comptabilité conforme à la réglementation. C'est en effet la seule façon d'éviter que les entreprises falsifient leur chiffre d'affaires ou leurs bénéfices via des factures factices.
Comment éviter cette erreur : Investir dans des systèmes de sauvegardes performants et de Reprise d’Activité est un acte de gestion. Toute entreprise doit pouvoir éviter toutes ces erreurs grâce à un système de GED ou d’ECM permettant de réduire les risques financiers liés une perte de documents, un manque de traçabilité ou à des paiements injustifiés ou non contrôlables.
