L’édition en parallèle de documents dans DocuWare Cloud, la recherche en surbrillance pour les utilisateurs de systèmes On-Premises et les signatures électroniques : voilà quelques exemples de ce que propose DocuWare version 7.4.
La nouvelle version de DocuWare offre de nombreuses nouvelles fonctionnalités qui facilitent encore plus le travail collaboratif sur les documents et le rendent plus rapide et plus sécurisé. Nous vous en proposons un aperçu dans cet article.
Collaborer en direct sur des documents Office
Dans DocuWare Cloud, vous pouvez désormais collaborer en direct sur des documents Office archivés. Vous et vos collègues pouvez ouvrir en parallèle des fichiers Word, Excel ou PowerPoint de l’archive DocuWare dans Microsoft Office pour le Web, par exemple, pour travailler ensemble sur un document lors d’une visioconférence.
Lors de l’édition dans Office pour le Web, le document s’ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Cette fonction permet à plusieurs collègues de travailler sur un document en même temps.
Recherche en surbrillance
La nouvelle recherche en surbrillance dans Smart Connect facilite vos recherches et fonctionne à partir de n’importe quelle application, qu’il s’agisse d’un CRM, d’un logiciel de comptabilité, d’une messagerie instantanée ou de Word tout simplement. Elle est à présent disponible avec Smart Connect pour les clients On-Premises. Son utilisation est simple: mettez le texte en surbrillance, appuyez sur une combinaison de touches et le document correspondant apparaît dans DocuWare.
Dans un logiciel de comptabilité (à gauche), mettez en surbrillance un numéro ou un article, appuyez sur le raccourci clavier et les documents correspondants dans DocuWare, ici un bon de livraison, s’affichent (à droite).
Signatures électroniques avec DocuWare
Utilisez des signatures électroniques avancées et qualifiées pour garantir l’authenticité des documents commerciaux importants. Grâce au service de signature DocuWare, les documents sont automatiquement soumis à un prestataire de services de signature, Validated ID ou DocuSign, dans le cadre d’un workflow de signature, et les utilisateurs reçoivent automatiquement un message lorsqu’un document est disponible pour la signature.
Exportation et importation de workflows
Les worflows peuvent désormais être exportés et importés dans une autre archive. Une vérification automatique ultérieure du flux de travail permet de s’assurer que toutes les dépendances du système sont intactes. Cela facilite la création de workflows similaires et permet de vérifier les nouveaux flux de travail dans un système de test indépendamment du fonctionnement réel.
Authentification La nouvelle version renforce encore les systèmes d’authentification, pour un maximum de sécurité. Grâce au nouveau service d’identité ou à son extension, vous pouvez par exemple vous assurer que vos employés se connectent toujours à DocuWare à l’aide de la procédure sécurisée d’authentification à facteur unique et que les documents sont protégés de manière optimale. L’authentification à facteur unique est maintenant aussi disponible pour l’application mobile et les intégrations URL.
Plus d’information :
Des informations complémentaires sur ces fonctionnalités et autres nouveautés (y compris une présentation des avantages et applications) sont disponibles dans Nouveautés de DocuWare version 7.4, dans le Knowledge Center ou au format PDF. Au besoin, vous pouvez également vous informer sur les modifications techniques apportées à cette version (en anglais).
Fonctionnement de la mise à jour
En tant que client DocuWare Cloud, vous recevrez la mise à jour automatiquement. L’équipe DocuWare Cloud vous informera de la date à l’avance.
Si vous utilisez la version On-Premises, veuillez contacter votre partenaire DocuWare agréé. Il vous fournira des informations sur toutes les nouvelles fonctionnalités et vous fera part des options de mise à jour disponibles.
