Vous recevez de plus en plus de factures par e-mail. À cela s'ajoutent des tickets de caisse que vous avez numérisés lors de vos déplacements ou téléchargés via un lien sur Internet. Sans oublier les factures papier que le service courrier de votre entreprise a numérisées. Comment faites-vous pour traiter ces factures dans un unique processus avec DocuWare ?
Assurez-vous d'abord que toutes les factures entrantes arrivent à la comptabilité dans un bac DocuWare destiné aux factures. Avec les factures reçues par e-mail, le plus simple consiste à créer une adresse e-mail centrale pour les factures de votre entreprise, par exemple factures@entreprise.fr. Toutes les factures sont envoyées à cette adresse, qu'elles proviennent directement du client, de la direction ou de la personne responsable du dossier. Le dossier de la boîte de réception est surveillé par le module DocuWare Connect to Mail. Les e-mails détaillés sont alors automatiquement transférés vers le bac à factures.
Les employés du service courrier numérisent les factures papier à l'aide d'un scanner ou MFP réseau, et envoyées dans un répertoire Windows. Le module DocuWare Import surveille ce répertoire et envoie automatiquement les fichiers numérisés dans le bac à factures, à côté des factures reçues par e-mail.
De nombreux chemins, un seul processus
Vous pouvez également numériser les documents papier que vous recevez lors de vos déplacements grâce à l'application gratuite PaperScan App de DocuWare. Vous pouvez les charger directement ou les envoyer à l'adresse e-mail créée pour les factures. Si vous ne recevez qu'un lien pour une facture, téléchargez le document et glisser le dans le bac à factures comme pour les autres documents.
Stockage dans l’armoire numérique
Dans le bac, le service intelligent Indexing prend le relais, et assiste l’utilisateur dans la tâche d’indexation et de stockage des documents dans l’armoire DocuWare. Vous pouvez également envoyer vos factures directement dans l’armoire numérique. Si vous avez défini des critères d'archivage au préalable, Connect to Mail peut aussi indexer directement les e-mails.
Vous pouvez ainsi récupérer la facture PDF jointe ainsi que le corps du mail. Pour ce faire, assurez-vous d'afficher la facture comme première page, puis l'e-mail.