Les solutions Cloud sont de plus en plus plébiscités, performantes et simples à utiliser. Plusieurs de nos clients ont fait le choix de migrer dans le Cloud alors qu’ils étaient déjà utilisateurs d’une solution On Premise. Christian Toussaint, directeur des Services Professionnels chez DocuWare, nous apporte son expérience et nous détaille le mode opératoire. Blog DocuWare : Pour quelles raisons les clients pourraient-ils passer d'un système OnPremise existant au Cloud ?
Christian Toussaint : Principalement pour des raisons économiques. Le Cloud est moins coûteux et ne requiert aucun matériel ni infrastructure en interne. Un de nos clients devait remplacer son serveur : il a plutôt opté pour le Cloud de DocuWare lui permettant ainsi de réduire ses dépenses informatiques. Plus de serveur, plus de mise à jour, plus de sauvegarde, de DMZ pour les utilisateurs à l’extérieur de l’entreprise : Tout est externalisé et géré par des professionnels de la sécurité. .
BD : Les clients montrent-ils des réticences envers le cloud ?
M. Toussaint : Ceux qui réfléchissent à un changement n'ont pas de réticence particulière envers le cloud, encore moins du point de vue de la sécurité. Généralement, ils se demandent plutôt comment va s'effectuer l'intégration de DocuWare Cloud avec son système d’information. Il existe de nombreux outils, valables également dans le Cloud comme le Smart connect, l’URL variable, la Plateforme REST.
BD : Comment se passe la migration ? A la fois pour les armoires, les documents, les métadonnées, les utilisateurs et la gestion des droits.
M. Toussaint : Beaucoup de choses sont automatisées. Les armoires, leurs configurations complètes avec les champs, les profils d'archives, etc., sont exportés depuis le système existant et importés dans le cloud. C'est très facile, en particulier pour les systèmes récents. On déplace ensuite les documents en synchronisant les armoires. En cas de gros volumes de documents de plus de 100 Go, les documents et les bases de données peuvent être migrés directement entre DocuWare On Premise et DocuWare Cloud.
Les utilisateurs, les groupes et les rôles doivent encore être définis manuellement. Mais là aussi, nous mettons disposition des outils pour faciliter la migration.
BD : Si aujourd'hui un client se décide pour une telle migration, quelles démarches doit-il entreprendre ?
M. Toussaint : Il s'agit d'un processus de gestion de projet tout à fait classique : analyse, planification, mise en œuvre. Dans la phase d'analyse, nous prenons en considération la taille du système DocuWare, les archives, les utilisateurs, les documents etc. Sur cette base, nous planifions avec le client les étapes nécessaires à la migration. Et ensuite, c'est parti : le système de Cloud est lancé, les documents transférés, le système est testé et le Go Live peut être effectué.
BD : Combien de temps dure une migration ?
M. Toussaint : Il n'y a pas de durée précise. Cela dépend beaucoup de la taille et de la complexité du système DocuWare existant. Les petits systèmes sont transférés en deux jours mais cela peut aussi prendre deux semaines pour les plus importants.
BD : Nous n'avons pas encore parlé des utilisateurs finaux. Que signifie la migration pour eux et quels sont les changements ?
M. Toussaint : Depuis le début d'un tel projet jusqu'au Go Live, les utilisateurs travaillent comme d'habitude sur le système OnPremise existant. Ils peuvent ensuite passer directement dans le système sur le cloud sans aucune interruption.
Ce qui change en matière d'environnement de travail pour les utilisateurs dépend principalement de la version de DocuWare que le client utilisait jusqu'alors. Si le client effectue en même temps un basculement de l'ancien client Windows DocuWare vers le client Web, l'utilisateur va naturellement le ressentir. Après une courte formation, les utilisateurs s'y adaptent cependant très bien. Si le client Web est déjà utilisé, la migration se fait vraiment sans aucun accroc.
BD : Quel est le bon interlocuteur si un client DocuWare souhaite effectuer cette migration ??
M. Toussaint : Le client doit d'abord se tourner vers son distributeur DocuWare. Celui-ci connaît le système du client et peut répondre aux premières questions. Si le basculement vers le cloud doit ensuite s'effectuer, je recommande de le réaliser avec l'aide de nos Services Professionnels.. Notre équipe dispose d'une expérience significative sur ce type de projet, et pourra assister le distributeur dans cette prestation. ,
BD : Merci pour toutes ces informations.
Cet entretien a été mené par Wiebke Bortnik, directeur marketing produit chez DocuWare GmbH.
Christian Toussaint a débuté sa carrière au sein de l'entreprise DocuWare il y a 11 ans, dans le service d'assistance partenaires et clients. Depuis 2011, il travaille au sein du Département Professional Services et met en place les systèmes DocuWare chez les clients (depuis l'analyse des processus jusqu'à implémentation). En tant que directeur des Professional Services, il dirige également une équipe internationale de consultants DocuWare.
