Télétravail : optimisez votre efficacité et vos processus collaboratifs avec la GED et les workflows

Alors que la France entame son déconfinement, de nombreux enseignements seront tirés dans les jours et semaines à venir sur nos nouveaux modes d’organisation professionnelle, à commencer par le recours massif au télétravail et à l’utilisation des outils numériques à distance. Le télétravail, régi par l’ordonnance Macron de 2017 était encore peu répandu avant la crise du COVID-19. Seuls 6% des employés le pratiquaient de façon contractuelle en France, et seulement 1,9% en « full remote ».

Généralisé pour plus de 5 millions de salariés en période de confinement, le télétravail va très certainement se poursuivre dans les semaines et mois à venir, pour s’imposer dans les entreprises et devenir une norme. De nombreux employés, qui n’avaient jamais expérimenté ce mode de travail, souhaitent d’ailleurs majoritairement y recourir désormais.

Ainsi, selon un sondage mené par le forum professionnel Blind auprès de 2500 salariés dans différents secteurs d'activité en mai 2020, près de deux tiers (64%) préfèrent continuer à télétravailler après la levée des restrictions. Si on s’attache aux secteurs de la tech, ces pourcentages culminent à plus de 70%. Dans la fonction publique, les dispositions évoluent également : un décret paru le 6 mai 2020 modifie la réglementation relative à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature. Il assouplit notamment les modalités de recours au télétravail en permettant, en particulier, le recours “ponctuel” à ce mode de travail.

Mais comment travailler efficacement lorsque l’on est éloigné des équipes et des dossiers papier ? 

Chaque service dispose de besoins et de problématiques distincts :

• Pour les équipes comptables : comment traiter et valider à distance des factures ? Des contrats ?
• Pour les équipes commerciales : comment traiter et valider des devis ou des contrats de vente ? Des bons de commande ? 
• Pour les équipes RH : comment traiter et valider les contrats de travail ? Préparer l’arrivée des nouveaux employés ? Gérer les demandes d’arrêts de travail, de congés, etc ?

Et d’un point de vue global, d’autres problématiques se posent pour l’ensemble des départements :

• Accéder et retrouver facilement les documents dans le « vrac numérique »
• Collaborer sur des process, tout en garantissant la pérennité et la sécurité des informations 
• Garantir à distance le respect des données personnelles des employés et des clients et leur mise en conformité au RGPD 
• Signer numériquement des documents 

Toutes ces tâches indispensables constituent des obstacles à la continuité des activités professionnelles à distance, sans outils numériques adaptés. Une étude réalisée par Archimag auprès des directions métier en mai 2020 sur la Digital Workplace démontre à ce propos, un engouement pour le télétravail, mais un réel déficit d’outils collaboratifs, notamment en matière de workflow et de signature électronique, qui a handicapé les salariés dans leur activité quotidienne en période de confinement. 

La gestion électronique de documents permet précisément de continuer à travailler à distance dans les meilleures conditions.

Des solutions cloud clés en main 100% compatibles en télétravail

DocuWare a lancé fin mars 2020, des solutions cloud clés en main permettant aux PME et aux ETI de se lancer rapidement dans la dématérialisation avec des workflows préconfigurés. Ces solutions sont disponibles pour les équipes achats/comptables, RH et Ventes. Elles sont 100% compatibles en télétravail et répondent aux besoins les plus courants des entreprises : la gestion dématérialisée des factures, des demandes d’achat et des bons de commande pour les équipes comptables, la digitalisation des recrutements, des tâches de gestion du personnel et de l’on-boarding pour les équipes RH, ou encore le traitement des devis et des contrats commerciaux pour les équipes commerciales.

Evolutives et intégrées à la plupart des systèmes ERP, ces solutions prêtes à l’emploi accompagnent la croissance et les besoins des entreprises et peuvent être déployées indépendamment les unes des autres.

Pour découvrir ces solutions et leur utilisation en télétravail, rejoignez-nous sur le webinar GED et télétravail, le 14 mai à 10h :