Les services de cloud sont flexibles, simples d'utilisation et sont basés sur des modèles de coûts transparents. Ce n'est donc pas un hasard si de plus en plus d'entreprises utilisent des logiciels sur le cloud. Les services d'hébergement sont ainsi particulièrement appréciés dans les domaines de la communication et de la gestion des projets. Cependant, un nombre croissant de clients DocuWare optent pour un système ECM sur le cloud. Quels sont les avantages de l'hébergement d'un système d'ECM ? Existe-t-il des inconvénients ? Passez en revue les caractéristiques du cloud :Sécurité
Où les documents sont-ils le plus en sécurité : sur le cloud ou sur le réseau local ? Il est avéré que DocuWare Cloud offre un niveau optimal de sécurité. Le système de codage à plusieurs niveaux et l'enregistrement à triple redondance des données assurent un enregistrement complètement fiable des documents dans le centre de traitement. (Vous trouverez tous les détails relatifs au concept de sécurité dans son ensemble dans le Livre blanc DocuWare Cloud.)
Afin de parvenir à un niveau de sécurité professionnelle équivalent sur une infrastructure informatique locale, il est nécessaire de réaliser d'importants investissements, de mettre en place des ressources et de posséder de solides connaissances en informatique. Les utilisateurs du cloud n'ont quant à eux pas à se soucier de la lutte contre les pannes, des solutions de stockage ou encore de la mise à jour des systèmes d'exploitation.
Coûts
Les tarifs fixes et calculables ainsi que les licences à prix plus avantageux représentent un avantage décisif du modèle d'hébergement. Vous n'avez pas à envisager de frais imprévus (par exemple en cas de panne d'un serveur) ou à prendre en charge des frais courants pour la maintenance système ou l'archivage à long terme. De plus, lorsque les employés du service informatique ne doivent pas constamment se charger du bon fonctionnement, de l'entretien et des problèmes matériels, ils peuvent mettre leurs connaissances à profit afin d'optimiser les processus commerciaux et ainsi mieux préparer l'entreprise aux défis d'avenir.
Flexibilité
Voici tout l'intérêt de DocuWare Cloud : réserver de l'espace de stockage et des utilisateurs selon les besoins et bénéficier constamment de toutes les fonctionnalités de la suite ECM ainsi que des fonctions du module. Cela permet ainsi de faire face à des changements sans frais supplémentaires et d'adapter le système ECM de manière souple aux nouvelles exigences de chaque service ou groupe de travail : Une fonction de conception de formulaires ou de workflows mobiles sur smartphone ne paraît peut-être pas indispensable de prime abord, mais s'avère utile par la suite, en particulier lorsque celle-ci est intégrée au service de cloud. Toutes les mises à jour de DocuWare Cloud étant déployées automatiquement, les utilisateurs peuvent également adopter immédiatement les fonctions les plus récentes et succomber aux tendances en matière d'ECM.
Performance
À quelle vitesse les documents sont-ils enregistrés sur le cloud et à quelle vitesse sont-ils affichés ? Nous l'avouons : les systèmes virtuels basés sur le cloud ont tendance à être légèrement plus lents que les systèmes physiques pouvant se trouver dans la pièce voisine. Par ailleurs, cela dépend également de la stabilité et de la bande passante qu'offre votre connexion à Internet. Il est cependant impossible de déterminer avec certitude si l'utilisateur perçoit cette différence.
Cela varie en fonction du volume de documents traités, mais également des délais de réponse auxquels les utilisateurs sont habitués. Une entreprise ayant exclusivement travaillé avec son réseau local jusque-là est davantage susceptible de percevoir une baisse de performances qu'une entreprise disposant d'un réseau reliant tous ses sites et dont une partie de l'architecture informatique est externalisée.
Selon notre expérience, la légère baisse de performances en matière d'hébergement ne représente que rarement un véritable frein à la transition vers le cloud. Notre conseil : Testez gratuitement les performances de DocuWare Cloud pendant 30 jours avec la version d'évaluation de DocuWare Cloud.
Bilan
DocuWare Cloud est le concept ECM du futur :
- Des exigences moindres en matière d'équipement informatique
- Un package complet et prêt à l'emploi du point de vue de la sécurité
- Possibilité d'étendre les fonctionnalités à tout moment
- Économies
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