Lorsque vous faire le tour des bureaux, vous remarquerez que vos collaborateurs passent beaucoup de temps à rechercher des documents sur leurs bureaux, dans des armoires…Cette véritable perte de temps les empêche d’avancer sur leurs tâches quotidiennes et nuit à la productivité. Ces personnes ont été embauchés pour d’autres missions que de classer ou rechercher des documents
L'un des principaux avantages de la GED est son utilité auprès de vos employés qui peuvent se concentrer sur leurs véritables objectifs. Un bon système de gestion documentaire libère les employés des tâches interminables et encombrantes liées à la gestion des papiers et des documents. En écartant ces contraintes, vous renforcez la productivité et l'efficacité des processus, tout en valorisant la véritable énergie et créativité de vos employés.
Si votre organisation n'a pas encore mis en place une gestion documentaire numérique, la plupart des informations précieuses pour votre entreprise seront éparpillées à différents endroits (répertoires windows, boites emails, armoires), ce qui en limite terriblement l’accès et peut nuire au bon déroulement de de certains de vos processus.
Par exemple, imaginons que vous devez approuver la facture d'un fournisseur avant que le département comptabilité n'envoie le paiement. En consultant la facture, vous vous rendez compte que vous devez d'abord la comparer avec la demande d'achat et la liste de prix la plus récente. Vous vous mettez donc au travail et cherchez ces documents. Après avoir consulté vos messages électroniques et vos fichiers locaux, il est possible que vous demandiez à d'autres personnes de trouver ces documents, si bien que la tâche prend beaucoup de temps. Finalement, vous remettez la facture dans votre boîte de réception et repoussez la date de l'approbation, ainsi que celle du paiement du fournisseur.
De toute évidence, l'accès limité aux documents entraîne l'inefficacité et la frustration au sein d'une organisation. Malheureusement, ces processus de travail inefficaces sont plutôt fréquents. C'est pourquoi un système de gestion documentaire numérique ou de gestion de contenu d'entreprise s'avère être la base d'une gestion efficace des processus. Voici certains des avantages à tirer du remplacement de vos processus basés sur du papier par une gestion documentaire numérique :
1) Des fonctionnalités de recherche puissantes : les documents indexés et la recherche plein texte vous permettent de trouver des documents en quelques secondes, ce qui améliorera votre productivité.
2) Plus d'espace de stockage libre : en adoptant le numérique, l'espace que vous utilisez actuellement pour stocker vos documents et vos armoires pourrait être repensé pour une utilisation plus pertinente.
3) Réduction des coûts : Ne faites plus de dépenses pour le papier, l'impression, l'envoi, le transport, le matériel de copie et l'entretien.
4) Accès facile : la gestion documentaire numérique améliore l'accès aux informations importantes, même depuis vos périphériques mobiles. Le contrôle de version permet à plusieurs personnes de travailler sur un même document et vous garantit de toujours disposer du fichier le plus récent.
5) Sécurité des données : aucun document ne se perd et les mesures de sécurité empêchent l'accès non autorisé aux fichiers sensibles. En cas de violation de la sécurité ou de catastrophe naturelle, votre sauvegarde numérique aide à garantir la continuité de vos activités.
6) Capacité à paramétrer plusieurs niveaux d'autorisations : cette fonctionnalité vous permet d'optimiser la gestion des processus de travail et de garantir leur conformité.
7) Suivi automatique : vous connaîtrez toujours la dernière personne à avoir eu accès au document, ainsi que les modifications apportées.
Une fois que la gestion documentaire numérique sera devenue la base de votre activité, vous serez capable d'optimiser de nombreuses tâches de routine à travers la gestion du processus de travail dématérialisé. Lorsque les informations organisées et pertinentes circulent facilement depuis et vers les employés concernés, il est relativement simple d'automatiser l'approbation des factures, par exemple. Ainsi, tous les employés de l'organisation, y compris vous, peuvent revenir à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
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