La nouvelle version 7.8 de DocuWare a beaucoup à offrir pour faciliter et sécuriser le travail. Que vous soyez utilisateur ou administrateur, en version Cloud ou On-Premises, il y en a pour tout le monde. Utilisez les nouvelles fonctionnalités à votre avantage.
La corbeille : votre filet de sécurité pour les documents supprimés
Il vous est déjà arrivé de supprimer par erreur un document de votre corbeille ? Malgré une demande de confirmation ? Avec la version 7.8 ça n’arrivera plus, vous pouvez restaurer le document de manière autonome. En effet, les documents supprimés, qu’ils proviennent d’une corbeille ou d’une armoire, sont désormais toujours placés dans la corbeille avant d’être définitivement supprimés au bout de 30 jours.
Les utilisateurs peuvent récupérer les documents qu’ils ont eux-mêmes supprimés, et les administrateurs d’armoires peuvent également restaurer tous les documents qui ont été supprimés de l’armoire correspondante.
La corbeille du point de vue de l’administrateur : pour chaque document, il est indiqué où il était stocké auparavant, qui l’a supprimé et combien de jours il reste avant sa suppression définitive.
Aussi bien pour les clients Cloud qu’On-Premises, cette version crée automatiquement des corbeilles, ce qui devrait faciliter l’accès aux sauvegardes pour restaurer les documents supprimés par erreur.
Désormais disponible pour les clients On-Premises : DocuWare Connect to Teams
L’intégration native de Microsoft Teams dans DocuWare est désormais disponible pour les clients disposant d’un système DocuWare On-Premises. Comme pour DocuWare Cloud, l’interaction entre la plate-forme de communication et DocuWare se fait dans les deux sens : de Teams vers DocuWare via l’application au sein de Microsoft Teams et de DocuWare vers Teams via la fonction de partage, par exemple dans la visionneuse et les listes de résultats.
Déposer les documents de Microsoft Teams directement dans DocuWare, au choix dans une corbeille ou dans une armoire.
L’intégration offre de nombreux avantages, notamment…
- … les documents sont faciles à trouver, même au milieu d’autres fichiers professionnels, au lieu d’être dispersés dans des messageries instantanées et des messages de canaux.
- … les documents partagés via Teams sont archivés dans DocuWare de manière conforme.
- … les documents partagés via le lien DocuWare dans Microsoft Teams restent protégés par les autorisations définies.
Pour les systèmes DocuWare On-Premises, la connexion à Teams nécessite une licence de module supplémentaire, tandis que pour DocuWare Cloud, cette fonctionnalité est incluse dans tous les packs.
Formulaires DocuWare : enregistrement de calculs automatiques
Les formulaires DocuWare peuvent non seulement saisir des données, mais aussi effectuer des calculs. Vous pouvez désormais utiliser les entrées de formulaires pour effectuer des calculs automatiques : additionner les entrées, les multiplier par des valeurs fixes et bien plus encore. Dans un formulaire de frais de déplacement, par exemple, le montant du remboursement peut être affiché sur la base du nombre de kilomètres parcourus et ajouté à toutes les autres dépenses, telles que l’hôtel et le restaurant. Le montant final est non seulement affiché immédiatement au requérant, mais il peut également être transféré sous forme de valeur indexée et être ainsi utilisé pour contrôler la demande dans le workflow.
L’éditeur de formules dans Forms : les entrées des champs de formulaire, les valeurs fixes, les opérations arithmétiques de base et les parenthèses sont disponibles pour les calculs.
Autres éléments phares de DocuWare Version 7.8
Gestion des workflows: transfert ciblé de données externes dans les tables d’index DocuWare et utilisation pour une automatisation plus poussée des processus, par exemple pour comparer les données de position de plusieurs documents.
Authentification à facteur unique: la prise en charge d’OpenID Connect permet de choisir un plus grand nombre de fournisseurs d’identité.
REST API calls: le formatage et la validation automatiques facilitent la création de webhooks et de requêtes HTTP dans les workflows.
Diversité linguistique: interface utilisateur désormais disponible en 24 langues avec l’ajout du slovène et du vietnamien.
Toutes les nouveautés dans la description de la version
Des informations supplémentaires sur ces fonctionnalités et autres nouveautés (y compris une présentation des avantages et applications) sont disponibles dans Nouveautés de DocuWare version 7.8, en ligne dans le Knowledge Center ou au format PDF. Au besoin, vous pouvez également vous informer sur les modifications techniques apportées à cette version (en anglais).
Fonctionnement de la mise à jour
En tant que client DocuWare Cloud, vous recevrez la mise à jour sans avoir à vous soucier de quoique ce soit. L’équipe DocuWare Cloud vous informera de la date à l’avance.
Si vous utilisez la version On-Premises, veuillez contacter votre partenaire DocuWare agréé. Il vous fournira des informations sur toutes les nouvelles fonctionnalités et vous feront part des options de mise à jour disponibles.
