Aujourd'hui, de nombreuses entreprises et organisations passent trop de temps à gérer des montagnes de documents au travers de processus artisanales et inefficaces. Vous ne comptez plus les heures de travail perdues à trier, classer et retrouver vos documents.
De nombreux chefs d’entreprise ont le sentiment qu’un système de GED peut les aider dans l’optimisation de leur organisation, mais ont encore trop d’idées préconçues à son sujet.
Lorsque la GED est évoqué, la plupart imagine un système complexe et très technique assorti d’une utilisation difficile. Cela n’est pas exact. Beaucoup pensent également à tort qu'un système de gestion documentaire coût cher, est complexe à paramétrer et ne pourra fonctionner correctement au sein de leur système d’information et de leur organisation. Ces différents freins empêchent votre société de progresser. Voici nos 9 conseils et réflexions à propos de la mise en place d’un outil de GED :
1) Vos employés passent certainement la majorité de leur temps à brasser de la paperasse : en moyenne, les employés passent 30 à 40 % de leur temps à essayer de récupérer des informations souvent compartimentées dans des comptes de messagerie ou des répertoires Windows, selon les statistiques du Paperless Project.
2) Le papier coût cher: si vous additionnez le coût des fournitures, des frais postaux, ou l'achat et l'entretien des imprimantes et des photocopieuses, vous arriverez à un total beaucoup plus élevé que prévu.
3) Une mauvaise gestion documentaire a un impact certain sur vos activités : Elle alourdit les charges de structure de votre entreprise par un manque évident de productivité. Elle peut également engendrer un retard dans certains traitements ou transactions commerciales. Votre entreprise est moins agile et moins compétitive.
4) Un processus dématérialisé ne requiert pas une formation poussée : en réalité, un processus de travail documentaire ressemble à votre processus actuel géré avec du papier, mais il est encore plus intuitif et simple à utiliser. Par exemple, lorsque vous appliquez un timbre électronique sur un document numérique, il a le même aspect qu'un timbre papier. Or, avec un processus de travail documentaire numérique, vous pourriez transférer automatiquement le document à la personne qui vous suit dans le processus de travail au lieu de le déposer dans une corbeille à courrier.
5) La recherche d'un document ne devrait prendre que quelques secondes : dans un système de gestion documentaire numérique, les documents sont automatiquement numérisés et indexés, ce qui assure des capacités de recherche d'index et de recherche plein texte exceptionnelles. Imaginons que vous cherchez des informations sur un périphérique acheté ou vendu il y a 15 ans. Il vous suffit d'entrer son numéro de série pour obtenir immédiatement la facture, le bordereau de livraison et d'autres documents essentiels.
6) L'intégration à des systèmes existants ne pose aucun problème : il est possible d'intégrer une gestion documentaire d'entreprise performante à votre système d’information. Par exemple, sur votre logiciel de comptabilité, vous pouvez ajouter un bouton vous donnant un accès immédiat à tous les documents comptables associés au contenu de votre écran.
7) La numérisation des documents physiques est rapide : aujourd'hui, la vitesse de numérisation vous permet de créer des versions numériques à une fréquence de 30 à 60 pages par minute.
8) La gestion documentaire s'applique à tous les types de documents : un bon système de gestion documentaire doit être complet et, outre les documents papier, il organise les fichiers numériques comme les emails ou les documents Microsoft Office.
9) Les processus de travail numériques offrent simplicité et rapidité : au lieu d'accentuer la complexité, un système de gestion documentaire facilite l'optimisation des processus de travail tels que le processus de contrôle et d'approbation de vos factures, et vous permet d’économiser de nombreuses heures de travail.
Beaucoup d'entreprises ont les moyens de mettre en place une GED, et d’optimiser ses processus. Maintenant que vous en connaissez un peu plus sur la GED, n’hésitez pas à nous consulter.
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