Si vos employés n’ont pas accès facilement aux documents d'entreprise qu’ils recherchent, votre productivité et l'efficacité des processus risquent bien d’en pâtir. La preuve par l'exemple : imaginons qu'un employé chargé de recouvrement contacte un de vos clients pour le relancer sur le règlement d'une facture dont la date est désormais échue. Si le client justifie le non-paiement de cette facture par un: « Le produit que vous m’avez envoyé ne correspond pas aux promesses du vendeur faites dans sa proposition commerciale.» Comment cet employé peut-il répondre facilement à cette objection ?
Pour résoudre ce problème et récupérer la somme due, l'employé doit d'abord retrouver ce que le vendeur avait promis. Malheureusement, le vendeur a enregistré la proposition sur un disque dur local et la seule information dont dispose l'employé est la facture en attente de règlement. Ainsi, tout le processus est interrompu jusqu'à ce que ces questions soient résolues.
Ce scénario est caractéristique des problèmes provoqués par le stockage de documents dans des emplacements physiques et électroniques différents qui, en outre, sont souvent inaccessibles pour les membres de l'équipe ou les collègues au moment où ils en ont le plus besoin. Ces silos de documents deviennent un frein majeur au bon fonctionnement de l'ensemble de l'organisation. Pour surmonter ces obstacles, vous devez être en mesure d'identifier les silos de documents dans votre organisation pour simplifier le travail grâce à un système de gestion documentaire ou un système de gestion de contenu d'entreprise.
Mais qu'est-ce qu'un silo de documents ?
Concevez un silo de documents comme un lieu de stockage empêchant vos employés d'accéder facilement et rapidement à tous les documents associés à un processus métier.
Les silos de documents sont ainsi constitués de documents aux formats multiples : des documents papier stockés dans les archives de la société ou bien dans des armoires de chaque service, des messages électroniques dans des dossiers Outlook, des fichiers MS-Office sur des disques durs locaux, les serveurs ou dans le Cloud, et des bases de données séparées pour conserver les documents produits par les applications « métier » comme les logiciels de comptabilité, de gestion commerciale et de CRM.
De plus, chaque département, comme le département des ventes, de la comptabilité et de la production, crée souvent ses propres silos de documents en utilisant des structures et des procédures de classement individuelles pour leurs documents.
Tous ces types de silos rendent la recherche des bons documents ou de la bonne transaction complexe, lente voire interminable. Ils peuvent même nécessiter la mise à contribution de plusieurs collègues.
Détecter les silos de documents
Certains point peuvent vous alerter et révéler un problème lié aux silos de documents :
- Des documents se trouvent dans de nombreux lieux de stockage différents, à la fois physiques et électroniques, ce qui entraîne des recherches interminables.
- Les employés ne disposent pas de l'accès dont ils ont besoin et finissent par demander les documents à leurs collègues.
- Les employés utilisent des versions différentes d’un même document.
- Les fichiers sont stockés en double dans les disques durs locaux, les dossiers de messagerie et les partages de fichiers.
Pour améliorer l'efficacité des processus, débarrassez-vous donc de ces silos de données, libérez vos employés des recherches épuisantes et réduisez la dépendance envers certains départements ou individus pour avoir accès aux documents ou aux données.
Se séparer des silos grâce à la gestion documentaire
La seule façon d'éliminer entièrement ces silos est de mettre en place un système de gestion documentaire ou un système de gestion de contenu d'entreprise. De manière générale, ces plates-formes capturent tous les documents de votre organisation pour les stocker électroniquement dans un emplacement central, avant de les organiser et de les indexer automatiquement afin de créer une structure cohérente.
Grâce à la gestion documentaire numérique, tous les silos de documents de votre entreprise sont remplacés par un lieu de stockage des documents, appelé une « archive documentaire » ou un « emplacement d'archivage ». Cet emplacement central vous donne la possibilité, ainsi qu'à vos collègues, de classer et de récupérer rapidement des documents. Il utilise des outils performants d'indexation automatique et de recherche pour trouver les informations nécessaires à des transactions commerciales ou à un client en particulier, entre autres.
Vous pouvez bien sûr attribuer des droits d'accès très spécifiques à chaque utilisateur afin qu'il ne consulte que les documents qui le concerne !
Vous n'avez aucun intérêt à jeter le contenu de tous vos silos dans une pile immense de données non structurées, auquel cas, vous ne pourriez pas accéder aux informations dont vous avez besoin sans trier un amas de données non pertinentes. C'est pourquoi les systèmes de gestion documentaire efficaces indexent et structurent également les informations de sorte que votre organisation s'y retrouve, en alignant les documents sur des transactions commerciales spécifiques.
Ne laissez pas les silos de documents frustrer vos employés et créer des problèmes vous privant de votre productivité. L'implémentation d'une gestion documentaire numérique est une solution efficace pour éliminer les silos et améliorer l'efficacité de vos processus.
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