Dans tout projet, et en particulier dans le secteur du BTP et de la construction, de nombreux documents transitent entre différents sites, différents départements, et font intervenir des intervenants multiples, aussi bien au sein de l’entreprise, qu’en externe : architectes, chefs de projets, maîtres d’ouvrage, techniciens, sous-traitants, etc.
Lorsque cette gestion est encore réalisée en mode papier, cela pose de nombreux problèmes :
- Perte de temps dans les recherches de documents
- Problèmes de confidentialité
- Risques liés à la sécurité des données (perte, vol…)
- Problèmes d’accès aux documents entre les différents sites
- Lenteurs dans les circuits de validation
- Perte de traçabilité dans le suivi des versions
- Frais financiers liés au stockage et à l’impression des documents
A cela s’ajoute également une perte de productivité et de motivation évidente des employés, qui perdent du temps à rechercher les documents au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée.
Enfin, l’absence de démarche éco-responsable en interne, dans un secteur très impacté par les mesures environnementales visant à réduire l’empreinte carbone des bâtiments, peut également nuire fortement à l’image de l’entreprise et à son attractivité auprès des différents publics (partenaires, acteurs économiques et politiques locaux, candidats, marchés publics, etc).
Dans ce contexte, le recours à une solution de gestion documentaire permettant de numériser, de stocker et de travailler en mode collaboratif avec un système de workflows, constitue une alternative efficace pour réduire, voire abandonner progressivement l’usage du papier.
En outre, l'utilisation de la signature électronique, couplée à la GED, permet de fluidifier et d’accélérer considérablement les circuits de validation, tout en garantissant l’intégrité des documents.
Les points forts de la GED dans le secteur du BTP/Construction
- Gain de temps dans les recherches de documents
- Archivage et centralisation de l’ensemble des dossiers dans un espace unique sécurisé, crypté, avec des droits d’accès par utilisateur
- Circuits de validation accélérés avec le système des workflows
- Travail en mode collaboratif
- Emission d’alertes et de relances pour ne rater aucune échéance
- Signature électronique des contrats
- Démarche éco-responsable
- Utilisation en mobilité sur les chantiers avec l’application mobile
Pour aller plus loin : un webinar dédié spécifiquement aux besoins du secteur BTP et de la construction
Rendez-vous le 9 mars à 10h sur Webikeo pour une démonstration concrète de la GED DocuWare adaptée au contexte et aux besoins particuliers du secteur du BTP/Construction
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