Quand une petite ou une moyenne entreprise (PME) cherche une solution de GED : la question du coût est fondamentale. De nombreuses entreprises se précipitent sur le produit le moins cher ne sachant pas faire la différence entre les solutions proposées, et surtout mégotent sur la prestation négligeant l’accompagnement indispensable pour réussir votre projet de dématérialisation.
Se focaliser sur le prix est une mauvaise approche. Il est préférable d’analyser plus en profondeur son organisation, de mieux détailler ses besoins et d’implémenter une GED à plus forte valeur ajoutée, apportant plus de bénéfices à l’entreprise. Trop de dirigeants voient encore l’informatique comme une charge, et un coût sans contrepartie. Ce raisonnement doit changer, et, nous professionnels de la GED, devront mieux informer nos prospects faisant preuve d’une plus grande pédagogie.
L’achat d’une GED ne doit pas se faire à la va-vite sans concertation avec les services informatiques et les “métiers“. Acheter un logiciel premier prix est un mauvais calcul: le projet sera souvent à la hauteur de votre investissement, et de nombreuses frustrations peuvent naître de la part des utilisateurs.
C'est pourquoi une analyse rigoureuse des solutions de GED du marché est importante. Voici quelques questions à poser aux éditeurs et intégrateurs que vous allez rencontrer :
1. Que savez-vous sur notre entreprise et sur les faiblesses de notre organisation ? Voici le tout premier point à éclaircir. Une PME ne devrait prendre une GED en considération que si le fournisseur a compris les enjeux liés à votre entreprise.
2. Quelle solution nous conseillez-vous ? Il s'agit ici de demander au fournisseur quelle est sa vision, sa valeur ajoutée, son plan de services, le calendrier prévus pour la mise en place de la solution proposée. Pour les problèmes majeurs, par exemple pour le traitement des factures et des bons de livraison, le fournisseur devrait proposer des solutions concrètes. Si cette question élémentaire et essentielle n'est pas posée, le risque encouru à terme est un échec du projet de GED en raison d’objectifs mal définis ou peu clairs.
3. Quels usages la solution propose-t-elle en termes de gestion ? Si votre fournisseur comprend et intègre les processus liés à votre entreprise, il sera à même de vous détailler les réponses apportées aux difficultés identifiées dans votre entreprise.
4. Combien coûte la solution ? Toutes les PME n'ont pas de vue d'ensemble précise de leurs coûts en matière de gestion documentaire et certaines rencontrent donc des difficultés dans l'estimation financière de leur projet. Un fournisseur de GED compétent doit pouvoir répondre à cette question de façon exhaustive et compréhensible grâce à une estimation exacte du rapport coût / utilité incluant le calcul du retour sur investissement.
5. Avez-vous de l'expérience dans notre secteur ? Parce que l'expérience est toujours un facteur décisif pour la réussite d'un projet, votre fournisseur de GED doit connaître les best practice de votre secteur. S'agit-il d'une start-up établie depuis peu et travaillant dans le domaine du cloud ou bien d'un fournisseur bien établi et présentant de nombreuses références ?
Les réponses à ces cinq questions clés aident chaque PME dans la préparation d'un projet de GED réussi. Après la consultation rigoureuse du marché des logiciels, une PME ne souhaitera plus payer le prix de l'immobilité en termes de gestion documentaire bien longtemps. Et il ne sera presque plus possible de se tromper en précipitant sa décision d'achat et en gaspillant de l'argent dans le « vite fait, mal fait ».
