Avec sa nouvelle version, DocuWare accélère la gestion du processus d'achats (purchase-to-pay) tout en le rendant plus fiable et plus performant. En effet, la version 7.9 propose des contrôles croisés particulièrement poussés de l’intégralité des éléments de facturation, de même qu’elle permet dans un tableau de comparer des données issues de différentes sources. Elle apporte également de nouvelles fonctionnalités pour la gestion des formulaires et des factures au format XML.
Création de tableaux au sein des formulaires web DocuWare
En permettant l’insertion de tableaux directement dans les formulaires web, DocuWare simplifie la collecte des données et pose ainsi les bases d’une gestion automatisée de l’ensemble des processus de gestion. A titre d’exemple, dans le cadre du processus d'achats (ou processus d'achat-paiement), il est maintenant possible d’utiliser cette fonctionnalité au sein même du formulaire de demande d'achat. Résultat : vous pouvez directement visualiser sur le formulaire le tableau intégrant les commandes de vos collègues par exemple. Cette nouveauté est également utile dans d'autres cas de figure. Par exemple, pour les formulaires de frais de voyage, il est désormais possible d’utiliser un tableau pour suivre les dépenses effectuées lors d'un déplacement professionnel par exemple.
Formulaire web intégrant le tableau où saisir les commandes
L’importation des données de factures XML au sein de tableaux
Après avoir passé une commande, on reçoit systématiquement un reçu. Et dans ce cas aussi, les tableaux jouent un rôle important, notamment parce qu’ils permettent d’intégrer des éléments de facturations validés post-saisie.
Si l'indexation intelligente est déjà d’une grande aide pour les factures papier ou PDF, la nouveauté réside ici dans le fait qu’il est maintenant possible de l'utiliser pour transférer automatiquement les données des postes répertoriés dans une facture XML vers une table d'index DocuWare. Ainsi, la facture est fin prête pour le processus de validation qui suit.
Réconcilier et consolider de données provenant de plusieurs tableaux
Pour la vérification automatisée des factures, il est désormais possible de récupérer et de rapprocher jusqu’à 20 documents différents, par ailleurs leurs valeurs numériques peuvent également être prises en compte. Ceci est particulièrement utile, par exemple, lorsque l’on émet une seule facture pour des articles provenant de différentes commandes. On peut ainsi récupérer les données de tous les bons de commande et/ou bordereaux d'expédition afin de les comparer à la facture finale. Si le même article figure sur plusieurs commandes ou plusieurs bons de livraison, les quantités sont automatiquement additionnées.
Exemple de rapprochement automatique des données :
L'employé A a commandé 400 vis, l'employé B commande 600 vis du même type, auprès du même fournisseur.
- La livraison se fait en deux colis de 500 vis chacun.
- La facture comprend les deux commandes, soit 1000 vis.
Pour le rapprochement automatique des factures, les quantités de vis sont additionnées pour chaque type de document, soit 400+600=1000 pour les demandes d'achat et 500+500=1000 pour les bons de livraison. Dans la mesure où les quantités des demandes d'achat, des bons de livraison et de la facture correspondent, la facture peut être débloquée immédiatement.
Bien entendu, cette méthode fonctionne également avec différents types d'articles, tels que les vis, les écrous et les tiges filetées.
Grâce à la correspondance approximative, la correspondance des données est également plus poussée, ce qui permet d'éviter les erreurs mineures d’analyse ou d'OCR*. Par exemple, le numéro d'article " S523-A336MS " d'une facture et le numéro d'article " S523-A336M5 " du bon de commande seront considérés comme correspondant s'il y a une similitude de 95 %.
Autres points forts de DocuWare version 7.9
- Filtrage au sein de la corbeille
- Plus de flexibilité dans l'export des données
- Recherche optimisée
Pour plus d'informations sur ce sujet et sur toutes les autres nouveautés, y compris les applications et les avantages de cette nouvelle version, vous pouvez consulter la rubrique Nouveautés de DocuWare version 7.9 en ligne dans le Centre d’aide ou au format PDF.
Pour plus d'informations sur les changements techniques, cliquez ici.
*OCR : Reconnaissance Optique de Caractères
