L'importance de la mise en place d'une gestion documentaire dans le processus qualité
En tant que Responsable Qualité/QHSE, votre rôle consiste à définir et mettre en place les différentes procédures qualité, selon les normes (ISO en particulier) et la politique interne de votre entreprise.
Dans ce cadre, vous devez composer avec un très grand nombre de documents, sous différents formats, dont certains encore en mode papier et disséminés dans plusieurs départements.
L’inconvénient du papier : perte, vol, problèmes de conservation, de localisation et de validations.
Cela pose différents problèmes : la perte, le vol, le manque de confidentialité, ou encore la gestion très compliquée des différentes versions et des validations aux personnes concernées.
L’accès aux documents peut également se révéler très complexe : comment retrouver les documents rapidement, s’assurer de disposer de la dernière version, les conserver selon leur durée légale d’archivage ?
Enfin, le travail collaboratif peut se révéler compliqué à mettre en place, notamment en période de pandémie, où de nombreuses personnes travaillent à distance.
Dans le cadre de la réglementation sur la norme ISO9001, l’information doit cependant être disponible, accessible, stockée, protégée et conservée. Il est donc capital d’éviter au maximum le papier pour les raisons évoquées ci-dessus.
La mise en place d’une GED : une réponse efficace pour assurer l’archivage, la traçabilité et la sécurité des documents qualité.
La mise en place d’une solution de gestion documentaire (GED) associée à des workflows constitue dès lors une réponse adéquate à la gestion d’une politique qualité pérenne, permettant d’assurer la traçabilité, la sécurité et la conservation des documents.
Voici quelques avantages de la GED :
- archiver, structurer et organiser les documents : dans une armoire numérique, accessible avec des profils et des droits d’accès différents selon les personnels concernés,
- centraliser les documents en un point unique : vous pouvez ainsi les retrouver en un clic, et vous épargner de longues heures de recherche,
- assurer la traçabilité de vos documents : vous avez la possibilité de voir qui a modifié le document et à quelle date,
- retrouver rapidement vos documents : ces derniers sont à portée de main pour un audit. Plus de stress pour rassembler les informations le temps voulu !
- avoir une vue d'ensemble des tâches : avec le système d’alertes et la mise en œuvre des tableaux de bord, vous disposez d’une vue immédiate des tâches à finaliser. Vous vous assurez ainsi de ne rien oublier,
- favoriser le travail collaboratif : avec la mise en œuvre des workflows de validation. Il n’y a plus d’interruption dans les processus de validation, vous pouvez continuer à travailler efficacement et faire avancer vos dossiers de façon fluide et sécurisée,
- travailler à distance : l'utilisation d'une GED dans le cloud permet d’accéder aux documents partout, en mobilité ou en télétravail.
Pour aller plus loin
Pour en savoir-plus, rendez-vous le 17 décembre à 10h pour notre webinar dédié à la GED et à la gestion de la politique Qualité :
Si vous n'êtes pas disponible à cette date, contactez-nous pour une démonstration personnalisée :
