Lorsqu'il est question d'évaluer une solution de GED pour automatiser le traitement des factures, de nombreuses questions surviennent. Cet article de blog développe les aspects essentiels de l'automatisation des processus et vous permet de choisir la bonne solution pour votre entreprise.
Les défis des comptes fournisseurs sans automatisation des workflows
Une équipe de comptabilité fournisseurs ne se contente pas de payer les factures. Elle doit également rapprocher une facture avec les bons de commande et de livraison correspondants, entretenir les relations avec les fournisseurs et négocier les conditions de crédit. Il est logique de ne pas alourdir la charge de travail du personnel de la comptabilité fournisseurs avec des tâches manuelles et papier très chronophages.
Voici quelques-uns des obstacles engendrés par les processus manuels :
Quelques inconvénients courants des processus papier
- Les collaborateurs perdent du temps à classer et retrouver les factures papier. Ils déploient également de l’énergie supplémentaire pour rechercher les factures perdues ou mal classées et corriger les erreurs.
- La saisie manuelle des données prend beaucoup de temps et est sujette aux erreurs.
- Les archives comptables papier occupent un espace physique qui pourrait être réutilisé ou sont hébergées dans des locaux hors site coûteux.
- Il n’y a aucun moyen de signaler les doublons ou les trop-perçus et la correction de ces erreurs coûte du temps, de l’argent et entraîne du travail supplémentaire.
- Les factures reçues par e-mail sont imprimées et traitées comme du papier.
La lenteur des validations n’entraîne pas que des retards de paiement
- Les retards de paiement entraînent des problèmes tels que des frais supplémentaires et des pénalités de retard qui peuvent conduire à la suppression des livraisons
- Les validations peuvent être bloquées parce qu’un responsable est absent du bureau ou que la facture est transmise à la mauvaise personne.
- Il n’y a aucun moyen de transférer automatiquement les factures vers le bon centre de coûts ou de traiter les factures inférieures à un certain montant sans validation préalable.
- Les factures ne sont pas accessibles sur mobile ou à distance et ne peuvent donc être traitées et approuvées qu’au bureau.
Le manque d’informations entrave le suivi des flux de trésorerie et la planification intelligente des effectifs
- L’incapacité à générer une vue d’ensemble donnant un aperçu précis et en temps réel des dépenses mensuelles et des dettes en cours a un impact négatif sur le flux de trésorerie.
- Une augmentation du nombre de factures entrantes liée à une hausse des ventes oblige à embaucher des employés supplémentaires.
Traitement des factures sans erreur grâce à l'automatisation
Lorsque le traitement des factures est entièrement automatisé, chaque étape est bien définie, de la capture des données à la validation en passant par la génération d’un enregistrement de transaction à comptabiliser directement dans votre système comptable ou ERP.
La solution déclenche des workflows de validation basés sur vos règles opérationnelles pour garantir un traitement précis et rapide. Elle vérifie les données obligatoires, les bons de commande, les factures en doublon et permet d’ajouter rapidement de nouveaux fournisseurs. Le système s’intègre directement à votre système comptable ou ERP pour éviter une double saisie des données et les erreurs manuelles.
Une solution de traitement digitalisé des factures offre de nombreux avantages en matière de productivité. Découvrez ce que votre équipe comptable peut réaliser avec un système automatisé :
- Saisissez les factures à l’aide de l’intelligence artificielle. La puissance de notre solution commence par DocuWare Intelligent Indexing, un système d’apprentissage automatique qui comprend et extrait les données de chaque facture. Ces données d’indexation essentielles alimentent les processus de travail. DocuWare Intelligent Indexing remplace la saisie manuelle des données, source d’erreurs et de perte de temps, en reconnaissant et en enregistrant les données non structurées des factures.
- Automatisez numériquement votre workflow en acheminant les documents et les données pour validation et renvoi. Vous pouvez aiguiller numériquement les factures à travers les chaînes de validation pour une prise de décision plus rapide ou initier une validation directe sur la base de règles prédéfinies. Traitez rapidement les exceptions tout en maintenant une visibilité au cours de l’ensemble du processus. Créez un enregistrement comptable pour faciliter la ré-imputation dans votre système ERP.
- Stockez en toute sécurité, archivez et récupérez facilement les documents numériques. Toutes les factures sont stockées dans un référentiel sécurisé et accessible et organisées en fonction des données d’indexation capturées. Appliquez des politiques d'archivage, récupérez les documents rapidement pour les audits ou analysez les données pour améliorer les processus internes. Accédez à vos données à tout moment, n’importe où, à partir de n’importe quel appareil, y compris sur mobile.
Les workflows automatisés sont la clé du succès
Les workflows numériques permettent d’automatiser, de suivre et d’analyser tout processus comptable. Un workflow numérique complet vous permet de suivre un document à n’importe quelle étape du processus. Une large gamme de rapports vous permet de voir le nombre de documents à une étape donnée du processus.
Le workflow de traitement des factures vérifie automatiquement les doublons et détermine si un fournisseur est déjà dans le système. S’il n’y est pas, la solution lance un processus automatisé d’intégration du fournisseur. Cette vérification intégrée permet d’éliminer les factures et vendeurs frauduleux.
L’automatisation permet de partager des informations avec toute personne de votre équipe qui a besoin de visibilité dans un processus de flux de travail. Chaque employé responsable de la réalisation d’une tâche peut la visualiser dans la solution bureautique. Des mises à jour par e-mail peuvent être envoyées pour avertir les employés des nouvelles tâches dans leur file d’attente. Les exceptions et les escalades peuvent être configurées facilement. En un coup d’œil, un manager peut voir quelles étapes sont terminées et ce qui reste à faire.
La protection des données propriétaires est une priorité absolue pour la plupart des organisations. La sécurité est une préoccupation majeure lorsque les documents sont stockés dans une archive numérique. Des mesures fortes en matière de sécurité et de sauvegarde ne garantissent pas seulement la récupération des informations en cas de sinistre. Elles empêchent également les employés non autorisés d’accéder aux données et aident à répondre aux exigences de conformité essentielles.
Quelles tâches votre solution de traitement des factures doit-elle pouvoir réaliser ?
Votre solution doit assurer ces fonctions clés :
- Capturer les factures à partir d’un scanner, d’une MFP, d’un e-mail, d’un dossier ou d’un glisser-déposer depuis votre bureau
- Suivre les dates d’échéance de paiement et envoyer des rappels par e-mail
- Valider et acheminer les factures en fonction des règles opérationnelles que vous définissez
- Récupérer les documents connexes directement à partir du système de GED sans quitter d’autres logiciels d’entreprise tels que votre système comptable
- Fournir une vue d’ensemble des factures, des numéros de comptes comptables et des processus de validation
- Fournir des données téléchargeables à saisir dans votre système comptable ou ERP
- Proposer un accès mobile afin que le personnel autorisé puisse approuver les factures depuis n’importe quel appareil et à tout moment
- Offrir de solides capacités d’intégration fonctionnant de manière transparente dans votre écosystème informatique. La solution d’automatisation du traitement des factures doit s’intégrer à la messagerie électronique, aux portails, aux systèmes CRM, ERP et RH, ainsi qu’aux logiciels développés en interne.
Automatisation des comptes fournisseurs sans interruption de l’activité
L’automatisation de la comptabilité fournisseurs ne doit pas nécessairement exiger un engagement important de la part de vos équipes ou une mise en œuvre longue et fastidieuse. Bien que les processus commerciaux diffèrent d’une entreprise à l’autre, ils partagent certaines exigences et des points clés. DocuWare clés en main Achats est une solution cloud préconfigurée avec des workflows pré-paramétrés basés sur ces dénominateurs communs. Elle peut être facilement adaptée aux règles de votre entreprise et peut être opérationnelle en quelques jours.
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