Ces dernières années, les solutions de gestion documentaire ont connu un regain d'intérêt au sein des services Qualité/QHSE des entreprises. La nécessité de se mettre en conformité avec la réglementation et les normes ISO, le gain de temps réalisé dans la recherche et le traitement des documents, ou encore l'aspect transversal et collaboratif des outils de GED en font un allié de choix des Responsables Qualité. Découvrez les principaux avantages de la GED et des ressources dédiées pour mettre en oeuvre votre projet qualité.
Pourquoi envisager une GED pour gérer la documentation et les processus Qualité ?
Plusieurs raisons à cela :
- La multiplication et l’évolution des normes liées à la gestion de la Qualité (dont l’ISO 9001 et ses déclinaisons sectorielles, mais aussi ISO 14 001, ISO 22 000, ISO 50 0001, OHSAS 18001, etc.).
- La mise en conformité : respecter la réglementation en vigueur et les normes ISO liées à la qualité
- L’éco-responsabilité : Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. La moitié du papier consommé en France chaque année est utilisée dans le cadre du travail.
- La sécurité : garantir la sécurité des documents, souvent confidentiels et leur intégrité
- La traçabilité : pouvoir gérer les différentes versions, commentaires et annotations des différents contributeurs
- La préparation des audits qualité : avoir tous les documents accessibles en un clic
- Le volume d’informations : en croissance constante (data dans le monde x45 d’ici 2035)
Une GED répond à l’ensemble de ces besoins. Ses capacités de gestion et ses fonctionnalités transversales lui permettent de s’adresser à tous les services de l’entreprise, du marketing, à la finance, en passant par le juridique et la qualité.
C'est la raison pour laquelle cet outil est souvent privilégié par rapport aux solutions spécifiquement dédiées à la qualité : sa transversalité permet de couvrir d'autres types de besoins dans l'entreprise et permet la collaboration et le travail en équipe.
La GED offre plusieurs avantages à la gestion de la documentation qualité :
- Créer une carte d’identité de chaque document et répertorier toutes les informations permettant de l’identifier et de le suivre : (Titre, date, référence, version, langue, gestion des versions, etc.). La GED est une solution où figurent nativement toutes ces informations et permet de les structurer. Elle garantit la traçabilité du document.
- Assurer l’accessibilité de chaque document et suivre son cycle de vie (circuit de diffusion, circuit de révision/validation, rapport de consultation, contrôle de l’utilisation, etc.). La GED permet de s’assurer de la disponibilité et de la véracité de l’information. Elle garantit son accessibilité et permet de contrôler sa diffusion.
- Garantir la sécurité et la confidentialité des documents : en les centralisant dans une armoire numérique, accessible avec des droits par utilisateur, en consultation et en modification. Plus de documentation papier qui traîne sur les bureaux ou dans la photocopieuse, les documents sont protégés et ne sont plus égarés.
- Le gain de temps : les documents sont disponibles en un clic, grâce à la recherche « full text », ils peuvent être retrouvés en quelques secondes, en tapant une référence, un fournisseur, un code produit, etc. Ce gain de temps est notable lors des audits qualité, où tous les documents sont disponibles et accessibles.
Toutes ces fonctions sont disponibles dans une GED et totalement paramétrables avec un maximum de flexibilité pour "coller" au plus près aux différents besoins des Responsables Qualité. Avec un objectif clair en ce qui concerne la gestion de la qualité : mieux la documenter et mieux la contrôler.
GED et documentation qualité : des pratiques à améliorer.
Retrouvez les résultats de notre enquête réalisée par Archimag pour DocuWare sur la gestion des processus qualité réalisée auprès de 50 Responsables Qualité en Janvier/Février 2023.
Selon cette enquête, 74% des Responsables interrogés estiment que la gestion de leurs processus qualité est améliorable et 13% d'entre- eux pensent qu'elle doit être entièrement revue !
Parmi les problèmes majeurs énoncés, figurent en premier lieu, la gestion des workflows à 21%, suivi de l'archivage et l'accessibilité de l'information (15%) et enfin, les règles de classement de l'information (11%).
Ces réponses illustrent parfaitement les problématiques actuelles rencontrées par les Responsables Qualité dans la gestion quotidienne des documents et la préparation des audits : la persistance du papier qui circule de bureaux en bureaux pour les validations, les problématiques de gestion des différentes versions, la lenteur à retrouver les documents, les problèmes liés à l'archivage, peu sécurisé, des documents au format papier ou dans les arborescences de fichiers.
Pour en savoir-plus :
Retrouvez toutes nos ressources liées à la gestion des processus et de la documentation qualité :
Livre blanc DocuWare : la gestion des processus qualité avec la GED
Webinar live, le 11 juillet à 10h : améliorez la gestion de votre documentation qualité avec la GED, animé par Florent Rogeon et Frédéric Chaminade, DocuWare SARL.
