Quel est l'impact de la crise sanitaire liée au Coronavirus dans votre entreprise ?
Nous ne voyons aucune menace pour la pérennité de notre entreprise et pensons pouvoir sortir de la crise plus fort qu'auparavant. Cependant, de nombreuses entreprises ne sont tout simplement pas préparées à une telle crise. Le retard pris dans la dématérialisation fait désormais des ravages.
Qu'est-ce qui vous rend si sûr - de quels retards parlez-vous exactement ?
Nous fournissons des solutions GED et Workflow qui aident les entreprises à survivre à ce type de crise. La demande sur nos solutions continue d’être soutenue et je suis convaincu que l'intérêt continuera de croître après la crise. Nous sommes une entreprise très solide qui opère à l'international et répond aux besoins de transformation digitale des entreprises.
Malheureusement, de nombreuses entreprises ont encore des classeurs papier dans leurs bureaux, dont les employés ont besoin pour un traitement ultérieur - par exemple en cas de réclamations d'assurance, de commandes, de litiges, de documentations projets, etc. Compte tenu de notre situation actuelle, il s'agit d'une stratégie à haut risque. Car les délais de traitement liés au papier sont plus lents, voire stoppés nets en ces temps de crise.
Les entreprises ont mis en place le télétravail. Vous avez des filiales dans différents pays. Tous vos employés travaillent-ils depuis leur domicile ?
Sur nos quelque 350 employés à travers le monde, 340 travaillent actuellement à domicile. Seuls quelques employés en Allemagne et en Bulgarie travaillent encore au bureau, par exemple l’IT, pour remplacer du matériel si nécessaire. Nous avons fermé notre site aux USA le 11 mars, les sites de Germering et Sofia et nos filiales en France, en Espagne et au Royaume-Uni le 12 mars.
Pouvez-vous nous décrire les workflows chez DocuWare?
Nous utilisons bien entendu DocuWare en interne, tout comme nos partenaires commerciaux. Peu de choses ont changé dans notre façon de travailler depuis la crise et nos processus fonctionnent vraiment comme d'habitude. Par exemple, nous pouvons traiter les commandes, valider et régler les factures, préparer les audits annuels et traiter les demandes de nos employés en télétravail, tout cela à distance. DocuWare opère à l'international depuis de nombreuses années et nous échangeons quotidiennement avec nos collègues partout dans le monde grâce aux systèmes de web conférences.
La crise a atteint son apogée en mars. Quelle était votre situation financière ?
En mars 2020, nos ventes mondiales ont progressé de 19,7%, par rapport à la même période l'an dernier. Notre avantage concurrentiel est vraiment notre offre de cloud public, qui est très demandée et continue de générer une forte croissance de nos revenus.
Comment DocuWare fonctionne-t-il durant cette crise du Coronavirus ?
Nous avons ajusté nos directives de protection et de sécurité des données avant même la crise. Nous avions déjà mis en place une politique de télétravail et nos employés sont habitués à travailler depuis leur domicile. De plus, nous avons créé les bonnes conditions pour qu'aucune partie de l'entreprise ne soit affaiblie. Des plans d'urgence ont été élaborés, nous permettant de maintenir le fonctionnement des services et processus critiques dans diverses situations avec la possibilité de ne mobiliser que quelques ressources. Il s'agit notamment de l'infrastructure informatique, du support, du CRM et du système financier, du DocuWare Cloud System avec tous ses portails, du site Web, mais aussi de la paie et de notre système de paiement.
Nous voulons assurer le plus haut niveau de continuité d'activité possible à nos clients et partenaires, c’est pourquoi tous nos rendez-vous et réunions se déroulent actuellement virtuellement. Nos commerciaux réalisent des présentations à distance de nos solutions. Nous sommes en capacité de maintenir, déployer ou même de mettre en place de nouveaux systèmes pour nos clients à distance.
Si vous vous projetez dans un avenir proche, à quelles conséquences vous attendez-vous?
En ce qui concerne notre activité, nous pensons qu'en particulier en période de crise, les entreprises se rendent compte désormais de l’intérêt vital de la digitalisation et de l’importance d’agir vite pour pérenniser leur activité. Pour cette raison, nous pensons que la demande augmentera fortement. Avec nos quelque 700 partenaires commerciaux dans le monde et environ 2 000 experts en la matière, nous sommes idéalement placés pour conseiller nos clients.
Cependant la crise se poursuit. Nous espérons avant tout que certains des scénarios critiques projetés ne se concrétiseront pas et que nous pourrons revenir à la normalité le plus rapidement possible.
La crise du Coronavirus modifiera- t-elle l'opinion envers les solutions GED/ECM basées dans le cloud ?
Nos chiffres prouvent que le scepticisme envers le cloud a déjà considérablement diminué. L'année dernière, 60% de nos nouveaux clients ont opté pour ce type de solution et notre chiffre d’affaires sur le cloud a augmenté de 71% par rapport à 2018. Notre cloud public est une véritable alternative, notamment pour les PME, car le prix joue un rôle majeur – avant et après le Coronavirus. Avec DocuWare, les clients ne paient que ce dont ils ont vraiment besoin. Vous décidez du nombre de licences utilisateur et de la capacité de stockage nécessaires. De plus, nos solutions cloud préconfigurées limitent le temps de mise en œuvre et permettent d’être très rapidement opérationnels.
Comment pensez-vous que d'autres fournisseurs de GED/ECM feront face à la crise ?
Toute l'industrie ECM en bénéficiera. Cependant, la crise entraînera certainement aussi une concentration du marché. Les fournisseurs de solutions exclusivement On Premise auront encore plus de difficultés.
