Une dernière étude d'Opinion Way réalisée en France sur plus de 1 600 salariés en entreprises fait ressortir que 63 % des cadres estiment gagner en productivité grâce à l'IA contre 48 % des employés. Son usage pour se recentrer sur les tâches à plus haute valeur ajoutée est aussi mis en avant.
Sommaire
Avantages de l'IA dans la gestion documentaire:
- Indexation et classement automatique
- Reconnaissance de texte et OCR
- Analyse sémantique
- Automatisation des workflows
- Sécurité renforcée
- Analyse prédictive
- Traitement du langage naturel (NLP)
- Personnalisation des expériences utilisateur
63 % des cadres français déclarent être plus productifs grâce à l'IA : 73 % des cols blancs déclarent que l'IA est la technologie la plus efficace pour gagner du temps. Le temps gagné grâce à l'IA dans leur semaine atteindrait 6h en moyenne. « Les actifs sont plutôt enthousiastes et pensent que l'IA représente une avancée majeure pour la société française, c'est l'opinion de 70 % des cols blancs et 62 % des cols bleus », indique par ailleurs l'étude.
Les principaux avantages de l'IA dans la gestion documentaire
L'IA (intelligence artificielle) joue un rôle important dans la GED (gestion électronique de documents), offrant plusieurs avantages et contributions significatives. Voici quelques-unes des façons dont l'IA impacte la GED :
- Indexation et classement automatique : L'IA permet d’automatiser le processus d'indexation des documents en extrayant automatiquement des informations clés à partir du contenu, facilitant ainsi la recherche et la récupération ultérieures. Ainsi, la technologie d’indexation intelligente de DocuWare permet d’identifier instantanément les informations les plus utiles au sein d’un document, puis de les convertir en données structurées, indexables et consultables.
Les documents sont ensuite classés automatiquement en fonction de leur contenu, facilitant l'organisation et la catégorisation des informations.
Tous les fichiers et toutes les corrections sont gardés en mémoire, ce qui accélère les processus, les rend plus fiables et en favorise l’automatisation.
Dans un futur proche, l’utilisation d’agents conversationnels (chatbots) permettra d’interroger directement ces assistants par le biais d’un prompt, afin de rechercher et de retrouver instantanément un document.
- Reconnaissance de texte et OCR (reconnaissance optique de caractères) : Les technologies d'IA, y compris la reconnaissance de texte et l'OCR, permettent de convertir des documents papier au format électronique et d'extraire des informations textuelles à partir de documents scannés. La saisie des factures n’a jamais été aussi simple par exemple.
Que vous transmettiez des factures dans DocuWare depuis votre boîte de réception ou que vous numérisiez des factures papier, vous bénéficiez de la technologie OCR intelligente qui lit et extrait avec précision toutes les données de la facture. Cette fonctionnalité est également particulièrement utilisée pour la gestion dématérialisée des contrats, quels qu’ils soient : ventes, RH, location, etc.
- Analyse sémantique : L'IA peut comprendre le sens contextuel des documents, ce qui permet une analyse sémantique plus avancée pour une meilleure compréhension du contenu et une extraction d'informations plus précise.
- Automatisation des workflows : En intégrant des algorithmes d'IA, la GED peut automatiser les workflows, simplifiant les processus métier et accélérant la prise de décision en identifiant les tâches répétitives et en les automatisant.
- Sécurité renforcée : L'IA contribue à renforcer la sécurité des documents en détectant les comportements anormaux, en identifiant les menaces potentielles et en renforçant les protocoles de sécurité pour protéger les informations sensibles.
- Analyse prédictive : L'IA peut être utilisée pour effectuer des analyses prédictives sur les tendances, les modèles de comportement et les besoins futurs, aidant ainsi les entreprises à prendre des décisions éclairées en se basant sur des données historiques. Le capital informationnel de l’entreprise est ainsi exploité de façon optimale
- Traitement du langage naturel (NLP) : Les capacités de NLP de l'IA permettent une interaction plus naturelle avec les systèmes de GED, facilitant la recherche d'informations et la gestion des documents à l'aide de commandes vocales ou de requêtes textuelles.
- Personnalisation des expériences utilisateur : L'IA peut personnaliser les expériences utilisateur en analysant le comportement de l'utilisateur et en fournissant des recommandations pertinentes, améliorant ainsi l'efficacité de la gestion des documents.
En résumé, l'IA offre des avantages significatifs dans le domaine de la GED en automatisant les processus, en améliorant la recherche et l'organisation des documents, et en fournissant des insights précieux grâce à l'analyse avancée des données. Cela contribue à rendre la gestion de documents plus efficace, intelligente et adaptée aux besoins évolutifs des entreprises.
Pour aller plus loin...
Retrouvez notre masterclass : les apports de l'IA appliqués à la gestion documentaire, présentée par nos experts en digitalisation Olivier Rajzman et Florent Rogeon de DocuWare, en collaboration avec le cabinet d'études CXP.
