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GED collaborative : partager, annoter, versionner et valider les documents

GED collaborative DocuWare

Une ged collaborative, pour permettre la continuité des activités à distance entre les équipes

Avec la crise du Covid-19, les entreprises ont entrepris depuis mars 2020, une adoption massive du cloud et des solutions collaboratives, pour permettre la continuité de leur activité à distance, notamment en télétravail.

Une transformation à marche forcée pour de nombreuses PME, qui n’avaient jamais expérimenté l’utilisation du cloud et des outils digitaux auparavant.

Plusieurs mois après la crise, ces solutions collaboratives (messageries instantanées, outils de visio-conférence, solutions de partage de documents….) se sont révélées pérennes et continuent d’être utilisées massivement dans les entreprises. On assiste à cet effet, à un engouement majeur pour les solutions de GED collaboratives dans le cloud, qui permettent un travail efficace entre les équipes à distance, notamment via le système des workflows.

Bien loin de se cantonner uniquement à l’archivage et à la sécurisation des documents, la GED d’aujourd’hui constitue une alternative efficace pour partager les documents, les annoter, gérer leur versioning et les valider efficacement à distance en mode collaboratif.

« Une Ged collaborative doit permettre à tout un chacun de partager des documents de toute nature (factures, courriers, commandes, procédures, contrats...) et de toutes origines (email, papier, PDF, ERP...), sans effort et en toute sécurité, de les distribuer, les annoter, les versionner, et d ’alerter sur leur disponibilité », explique Olivier Rajzman, directeur commercial DocuWare France et Bénélux.

 

Témoignage client de la société Evernex Capital Solutions

Interview extraite du numéro 339 d'Archimag sur la GED collaborative (novembre 2020).

Comment gagner en productivité et en agilité dans le domaine de la gestion documentaire ?

C’est la question que s’est posée Evernex Capital Solutions, filiale du Groupe Evernex de tierce maintenance informatique. Cette société spécialisée dans la location de matériel dédié aux activités numériques propose des services aussi bien aux multinationales qu'aux PME-PMI et doit donc être en mesure de traiter des flux documentaires nombreux et hétérogènes.

« Nous voulions disposer d ’un outil capable d ’offrir à nos collaborateurs la possibilité d’échanger une multitude de documents », explique Jérôme Meunier, directeur des opérations au sein d’Evernex Capital Solutions ; « nous avions besoin d’une sorte de bibliothèque centralisant tous nos documents et permettant à nos salariés de travailler de façon collaborative ».

Pour y parvenir, la société s’est tournée vers une solution de Ged commercialisée par DocuWare. Cette solution est aujourd'hui utilisée par une dizaine de collaborateurs appartenant aussi bien à la fonction commerciale qu’à l’administration des ventes, à la comptabilité fournisseurs ou au service informatique. Tous échangent quotidiennement une grande variété de documents et sont amenés à les annoter dans le cadre de leur activité : devis fournisseurs, pièces contractuelles, conditions générales, conditions particulières, échéanciers, factures...

« Notre choix s’est porté sur une solution DocuWare après les recommandations de l’un de nos clients », se souvient Jérôme Meunier ; « nous voulions absolument éviter les outils anciens, lourds, chers et peu collaboratifs ».

« Cette solution et son accompagnement m’ont convaincu. Au quotidien, l ’outil est fluide et ne ressemble pas à une usine à gaz des temps anciens ! »

Particularité : le travail collaboratif a été élargi jusqu'aux clients de l ’entreprise qui peuvent accéder à certains documents via un portail connecté à l ’outil de Ged. Bien entendu, cet accès n'est pas total et obéit à des règles de restriction et de sécurité.

Du côté des utilisateurs en interne, l’appropriation de la solution n’a pas posé de problème particulier. Tout juste a-t-elle été précédée d’une séance de formation de quelques heures à destination des collaborateurs impliqués dans la gestion documentaire.

En revanche, un accompagnement a été nécessaire pour procéder à l ’analyse des besoins et des flux documentaires de la société. Une validation fonctionnelle a également été réalisée avant que l ’outil n’atteigne sa vitesse de croisière. En moins de quinze jours, la solution était opérationnelle.

Une fonctionnalité est particulièrement appréciée par les utilisateurs : le moteur de recherche. Il permet en effet de retrouver n'importe quel document à partir d’un numéro de client ou d’un terme. Un avantage non négligeable au regard du nombre de clients et de contrats gérés par la société.

 Atténuer les effets négatifs du confinement

Comme de très nombreuses entreprises, Evernex Capital Solutions a dû opter pour le télétravail alors que la crise sanitaire du Covid-19 frappait la France au printemps dernier.

Pour Jérôme Meunier, la solution a permis d’atténuer les effets négatifs du confinement : «Cette Ged collaborative nous a rendu encore plus de services qu’en temps normal. À aucun moment, nous n’avons été pénalisés pendant cette période. L’intérêt d’une Ged prend encore plus de sens en situation de télétravail ou de mobilité. L ’outil est réactif fluide et ses effets sont immédiats. La Ged nous rend agiles. L’intérêt d ’une solution vraiment collaborative se trouve là... ».

Pour aller plus loin

Rejoignez-nous sur le webinar DocuWare en replay : GED collaborative : collaborez, annotez, versionnez, partagez vos documents.

Webinar en replay : la GED collaborative

 

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