Un système ECM (Enterprise Content Management) est à raison considéré comme le meilleur moyen de gérer le traitement des factures entrantes de façon efficace et rentable. Le système ECM, parfois aussi appelé GED, donne aux comptables les bons outils pour automatiser la réception des factures et les traiter de façon électronique, les archiver de manière sécurisée et les retrouver rapidement. L'automatisation de la transmission des factures numériques aux services compétents, qui accélère en outre la validation des factures, représente le principal avantage pour l'entreprise. Les délais pour la récupération d'escomptes sont respectés, ce qui permet d'économiser entre deux et trois pour cent du montant de la facture.
Les processus dématérialisés permettent de gagner beaucoup de temps, car les factures peuvent par exemples être présentées automatiquement au client ou à la gérance à des fins de vérification. Les commerciaux peuvent également être impliqués, si bien que les congés, les arrêts maladie ou les voyages d'affaires ne soient plus synonymes de ralentissement.
Pour une même procédure avec une facture papier, le traitement peut vite s'étendre sur une semaine ou plus. Avec les flux de travail du système ECM, tous les obstacles à la vérification de la facture peuvent facilement être identifiés et éliminés, par exemple grâce aux e-mails de rappel envoyés automatiquement au collaborateur compétent ou à la notification de son supérieur passé un certain délai.
Dans le cadre du déblocage des factures, ce système permet d'éviter des erreurs qui se produisent aujourd'hui encore lorsque des collaborateurs surchargés laissent simplement passer les factures. Lorsque les commandes et listes de prix sont uniquement effectuées au format papier, cela peut parfois prendre beaucoup trop de temps de les vérifier avec toute la minutie requise. On part alors du principe que les fournisseurs travaillent de façon honnête et minutieuse, avec le risque de payer plus que nécessaire.
Dans le cadre d'un système ECM, tous les documents utiles au traitement des factures sont cependant archivés de façon centralisée et accessibles en quelques clics lorsque vous en avez besoin. Le contrôleur gagne en sécurité pour l'acceptation de la facture, car toutes les questions qui peuvent se poser peuvent être éclaircies très facilement et rapidement grâce à une simple consultation des éléments de la commande, de la confirmation de commande ou du bon de commande. Le système ECM améliore ainsi la vérification des factures en apportant davantage de minutie au processus et en facilitant la prise de décisions.
