DocuWare est aussi polyvalent qu’un couteau suisse ! Outre le traitement des factures, vous pouvez également l’utiliser notamment pour la gestion des contrats ou les dossiers employeurs plutôt que d’avoir recours à une multitude de solutions spécialisées. Voici ses trois principaux avantages...
Peut-être optimisez-vous déjà le traitement de vos factures fournisseurs avec DocuWare ? Le moment est venu d’utiliser la puissance de la digitalisation et de l’appliquer à d’autres processus au sein de votre entreprise, par exemple dans vos services RH, juridique ou assurance qualité. DocuWare est parfaitement adapté à toutes sortes d’applications. Ainsi, au lieu d’acheter des solutions logicielles spécialisées pour chaque cas d’utilisation et chaque service, rappelez-vous que DocuWare est un outil transverse pour tous les processus de l’entreprise qui impliquent n’importe quel type de document ou de dossier.
Avantage 1 : il fonctionne dans tous les services
Vous avez besoin de retrouver les factures relatives à un contrat donné ? Le bon de commande d’un ordinateur portable pour un nouvel employé ? Les résultats des tests qualité et le bon de livraison d’un produit récemment expédié ? Très peu de processus n’impliquent qu’un seul département. Avec des solutions par département très spécialisées, vous rencontrerez rapidement les limites du travail en silo. Ce n’est pas pour rien que l’on parle souvent de « solutions isolées ».
Dans le meilleur des cas, il vous suffit de changer d’outil (c’est-à-dire de vous connecter et de rechercher le document approprié). Dans le pire des cas, cependant, vous n’aurez pas du tout accès à l’autre système, car les licences d’utilisation ne sont disponibles que pour les personnes travaillant dans ce département spécifique. Vous devrez alors contacter un membre de cette équipe et lui demander son aide. Cette opération peut prendre des heures, alors que quelques clics suffisent avec DocuWare. Vous pouvez utiliser des termes d’indexation correspondants pour appeler directement des documents connexes provenant de différentes armoires, quel que soit le service concerné, et toutes les informations dont vous avez besoin sont immédiatement disponibles.
Avantage 2 : un environnement logiciel plus harmonisé
Si un département conclut un contrat de logiciel en se disant « c’est juste pour nous », il ne faudra pas longtemps pour que l’environnement logiciel de l’entreprise pose problème. Non seulement votre service informatique perdra rapidement le fil, mais votre responsable juridique aussi. De nombreuses questions se posent, tant sur le plan organisationnel que juridique. Par exemple :
- Où les données seront-elles hébergées ? Les données de l’entreprise quittent-elles le territoire américain ?
- Les données traitées dans le système sont-elles conformes aux réglementations en matière de protection des données ?
- Qui a accès à quelles données et avec quels droits ?
- Qui est responsable de la gestion des utilisateurs ? Le service informatique ou le département ?
- Est-il possible de synchroniser les utilisateurs avec un Active Directory ?
- L’authentification à facteur unique est-elle possible ?
Avec DocuWare comme système central, vous êtes bien mieux placé pour assurer l’harmonie de l’environnement logiciel. Et même si l’autonomie des différents services est importante pour vous, vous pouvez simplement attribuer des droits d’archivage spécifiques aux responsables de service, afin qu’ils puissent créer des armoires pour leur propre service et les configurer à leur guise.
Avantage 3 : des coûts moins élevés
À première vue, les solutions spécialisées semblent peu coûteuses, surtout si elles font la promotion de petits packs de démarrage. Malheureusement, vous devrez souvent procéder à une mise à niveau rapide parce que vous dépassez le maximum en matière d’utilisateurs, de documents, de fichiers, de processus ou de volume de données. Même si vous avez l’impression qu’il s’agit d’une série de petites sommes, les coûts s’additionnent au fil du temps.
DocuWare propose également différentes formules de licence qui permettent aux utilisateurs de faire évoluer leur solution cloud en fonction du nombre d’utilisateurs et du volume de documents. Alors qu’un responsable de la conformité peut avoir besoin de trois licences d’utilisateur pour des solutions spécialisées s’il veut gérer des contrats, approuver des factures et consulter des dossiers personnels, avec DocuWare, il n’a besoin que d’une seule licence pour une application principale.
Résultat
Si de nouveaux processus doivent être numérisés et automatisés dans votre entreprise, faites savoir à vos collègues qu’ils disposent déjà de l’outil adéquat en interne. Votre interlocuteur DocuWare se fera un plaisir de vous expliquer les possibilités de la gestion documentaire en fonction de chaque scénario d’application et de vous conseiller sur la mise en œuvre des processus.
