Face à l’accélération de la digitalisation des entreprises, la signature électronique tend à devenir partie intégrante des opérations quotidiennes d’une entreprise (déjà 39 % des organisations ont recours à la signature électronique selon Archimag).
Egalement appelées « signatures numériques », elles permettent de réduire l’usage du papier et de simplifier le workflow. En effet, ayant la même valeur probante que la version manuscrite, la signature électronique repose sur un certificat authentifiant le signataire et un outil de signature.
DocuWare propose ainsi une solution de signature électronique intégrée à la GED ; DocuWare Signature Service, garantissant que les documents de l’entreprise sont signés par un prestataire de services de confiance vérifié, à savoir Validated ID,. Les entreprises qui signent électroniquement leurs documents, sont ainsi assurées de l’authenticité des informations importantes grâce à la GED DocuWare. Les documents deviennent ainsi juridiquement contraignants et sont conformes aux normes de sécurité en vigueur.
Par ailleurs selon une étude Archimag* :
- 39 % des organisations ont recours à la signature électronique
- 70 % d’entre elles indiquent que la crise sanitaire a été un élément déclencheur dans son adoption
- 43 % des organisations envisagent de s'équiper d'une solution de signature électronique
L’offre conjointe de DocuWare et Validated ID permet :
- L’intégration simple de fournisseurs de signature externes comme Validated ID dans un workflow DocuWare. Transfert automatique des documents entre DocuWare et le prestataire de services de confiance, et notification des employés lorsqu’un document est disponible pour signature.
- La collecte des signatures électroniques pour un document auprès des employés concernés, à partir d’un seul workflow.
- La sélection de niveaux de sécurité qualifiés et avancés pour la signature, en fonction de vos besoins.
- Le stockage centralisé des certificats de signature avec le fournisseur de services externe, afin de pouvoir les récupérer à tout moment.
- L’enregistrement des documents signés conformément aux normes en vigueur dans une archive.
« Face à la demande du marché, nous avons souhaité proposer une offre adaptée, qui permette aux entreprises qui s’interrogent encore ou celles qui souhaitent sauter le pas, de tester les nombreux bénéfices de la signature électronique. Ainsi grâce à celle-ci le processus de signature est plus facile et rapide pour les entreprises. Cela permet d’éviter la redondance des tâches du processus de signature des documents, mais aussi de réduire les coûts, tout en étant orienté RSE. » explique Olivier Rajzman, Directeur Commercial DocuWare France & Benelux.
Pour plus d’informations :
https://start.docuware.com/fr/signature-electronique-ged-docuware
* Etude archimag auprès de 150 organisations françaises en mars et avril 2020
