Digitalisation et télétravail : les nouveaux défis des PME françaises

Un retard pris dans la digitalisation et la mise en place du télétravail par les PME françaises avant la crise du Coronavirus

Selon un rapport Deloitte de 2018, Les PME françaises initiaient seulement leur transformation digitale et accusaient un retard certain par rapport aux PME européennes. En effet, sur les 3 millions de PME qui constituent plus de 90% du tissu économique français, seules 11% des entreprises de moins de 50 collaborateurs étaient équipées en outils digitaux de productivité en 2018, soit deux fois moins que les PME européennes.

Cette tendance s’est largement confirmée avec la crise sanitaire. La crise du Coronavirus aura amplifié le retard des PME françaises en matière de digitalisation, avec des répercussions immédiates sur le plan économique : chômage partiel, fermetures d’entreprises.

Peu préparées à la crise, certaines PME ont eu du mal à adapter leurs méthodes de travail pour basculer dans la digitalisation : pas ou peu de possibilité de mettre leurs salariés en télétravail, déficit d’outils numériques et collaboratifs, manque d’ordinateurs portables… Sans parler des menaces de cyber-attaques liées aux failles de sécurité liées à l’utilisation des ordinateurs personnels à domicile.
Toutes ces contraintes ont largement pénalisé les PME dans la continuité de leurs activités à distance.

Le télétravail, peu répandu dans les PME avant la crise sanitaire

Mais là encore, il subsiste de fortes disparités par secteur d’activité et par taille d’entreprise. Dans le secteur de l’IT, 98% des entreprises ont eu recours au télétravail (données Syntec Numérique), car cette politique interne était largement répandue avant la crise. A contrario, les PME qui n’avaient pas généralisé cette pratique auparavant se sont retrouvées fortement pénalisées, car prises au dépourvu.

Alors que le télétravail est rendu possible pour 8 millions de salariés du secteur privé selon les données du Ministère du Travail, seuls 6% des travailleurs le pratiquaient quotidiennement, et 25% ponctuellement avant la crise (étude Malakoff Médéric de 2018).

Il est fort à parier que le télétravail se généralisera de façon plus massive à l’issue de la crise, les entreprises et les salariés ayant déjà apprécié ses aspects positifs depuis les grèves du mois de décembre 2019.

Pour les entreprises :

• Un accroissement de la productivité des salariés (moins de fatigue et de temps passé dans les transports) ;
• Des économies réalisées sur les locaux et les dépenses courantes ;
• Une réduction de l’absentéisme et du micro-absentéisme ;
• Une réduction de leur empreinte carbone et une meilleure image donnée à l'extérieur

• Un meilleur équilibre entre vies professionnelle et familiale ;
• Des économies de carburant ou de garde d’enfant (on parle de « 13e mois du télétravail ») ;
•  Plus de sérénité dans le travail en évitant les temps et le stress des transports.

Le télétravail va progressivement s'imposer et devenir un standard...

Alors que le déconfinement se précise et que la date du 11 mai approche, le gouvernement a clairement conseillé de maintenir les mesures de télétravail dans les organisations. 

Des études montrent par ailleurs que le télétravail va clairement s'imposer dans les entreprises à l'issue du déconfinement. 85% des Français auront un avis positif sur une entreprise qui proposera du home office. Inversement, 86% des travailleurs auront un a priori négatif sur une société opposée au télétravail (source : étude Deskéo du 8 avril 2020). Les entreprises auront donc à recourir à cet argument pour attirer de nouveaux talents à l'avenir.

Pour pouvoir faire davantage de home office, 77% des femmes et plus de 82% des hommes sont même prêts à ne plus avoir un poste de travail attitré au bureau. C'est la notion de "flex office" qui va ainsi progressivement s'imposer : le bureau n'est plus un espace de travail central et unique, le travail peut être pratiqué partout : en déplacement, à  la maison, dans un espace de co-working, dans un café, etc.

à condition d'avoir les bons outils pour travailler efficacement

Néanmoins, le télétravail impose un certain nombre d’outils numériques pour être efficace et productif. Les employés qui le pratiquent doivent être équipés :

• D’un PC portable équipé d’une bonne connexion Internet, d’un pare-feu et d’un VPN pour se prémunir des cyber-attaques et d’un casque avec micro pour les web conférences
• D’outils de messagerie en ligne de type Slack, Skype ou Microsoft Teams pour pouvoir converser et organiser des réunions en ligne
• De plateformes collaboratives de type Confluence pour partager des applications et des outils
• D’une solution de gestion électronique de documents et workflow dans le cloud, permettant à distance, d’archiver, de partager, d’échanger et d'approuver numériquement des documents en toute sécurité, dans le respect de la réglementation et en particulier du RGPD
• De la signature électronique, pour pouvoir signer numériquement et de façon sécurisée tous types de documents (contrats de travail, contrats commerciaux, etc).

Pourquoi utiliser une solution GED en télétravail ?

La GED DocuWare permet de maintenir la continuité du travail à distance en fournissant une solution dans le cloud, qui va bien au-delà d’un simple outil de stockage de documents avec le système des workflows :

• Recherche facilitée et gains de temps : les documents sont accessibles en un clic et centralisés dans l’armoire numérique
• Partage et travail collaboratif sur les documents (annotations, relances, validations ou refus par les personnes concernées)
• Sécurisation maximale des données : grâce au cryptage et à la définition de droits d’accès, seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents et les traiter
• Validation et circulation des documents entre les équipes concernées avec les workflows numériques
• Poursuite de l’ensemble des activités métier à distance : traitement des factures par le service comptable, gestion des offres commerciales et des devis par le service commercial, poursuite des activités de recrutement et de gestion du personnel (congés, arrêts maladie, notes de frais, etc) par le service RH.

Démarrer rapidement et facilement avec la GED

Le retard pris par les PME françaises en matière de digitalisation s’explique avant tout par des freins  liés au manque de familiarisation aux outils digitaux, considérés comme trop complexes à utiliser et à implémenter. Un rapport gouvernemental publié en juillet 2019 dressait le constat que les citoyens et consommateurs sont globalement à l’aise avec l’outil numérique, en décalage avec les PME et TPE qui ont du mal à opérer leur propre révolution digitale.

Le Coronavirus servira certainement de prise de conscience économique à moyen terme, Les PME françaises ayant besoin d’outils digitaux simples et rapides à prendre en main, car leur pérennité et leur croissance économique en dépendent !

Dans ce contexte, les solutions cloud clés en main DocuWare sont une alternative pour les PME souhaitant se lancer rapidement dans la dématérialisation. Ces solutions sont disponibles pour les équipes métier : RH, Achats/Comptabilité et Ventes. 

Elles répondent à des besoins simples et courants : traitement dématérialisé des factures clients et fournisseurs, gestion des recrutements et des tâches RH courantes (évaluations, notes de frais, congés, arrêts maladie…), gestion des contrats et des devis…

Rapides à mettre en place car préconfigurées et basées dans le Cloud, elles permettent de se lancer et d’être opérationnels en 3 jours seulement.

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