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Digitalisation des collectivités locales : de nouveaux besoins pour des outils collaboratifs et sécurisés.

digitalisation des collectivités : de nouveaux besoins émergent

Dans sa dernière étude « Orientations de la transition numérique des collectivités locales d'ici 2023 », Markess by Exaegis étudie les tendances de fond qui vont impacter le secteur public, en particulier les collectivités locales. Outre l’attention portée à l’offre de services numériques pour les usagers et à la digitalisation des procédures déjà bien enclenchée dans les Collectivités, de nouvelles préoccupations émergent de cette étude, qui relancent le besoin en projets de numérisation :

 

L’expérience des agents  

plus des trois quarts des décideurs publics affirment un fort engagement de leur administration pour cet enjeu contre seulement moins d’un sur deux en 2018. Si les environnements de travail ont progressé en termes de mobilité et de fonctions collaboratives, des besoins en solutions sont toujours exprimés : espaces collaboratifs, partage de documents, portail agent, numérisation des procédures RH… En effet, si l’expérience usager démarre sur l’interface numérique, la réponse reçue dépend de la rapidité et de la qualité de traitement réalisée par les agents.

Selon 72% des décideurs interrogés par Markess by exaegis, accélérer le traitement et la réponse aux demandes des usagers est un enjeu prioritaire d'ici 2023 dans les Collectivités.

Le second enjeu mis en avant adresse la suppression des tâches manuelles sans valeur ajoutée, considérées comme une perte de temps non consacré à l'accompagnement de l'usager.

 

L’adoption du cloud 

le recours à des solutions de cloud computing, en particulier en mode SaaS, est sur le point de prendre son essor, notamment au sein des collectivités locales, qui leur manifestent un grand intérêt. Si les exigences sont élevées pour garantir la protection des données, le potentiel de ce modèle est fortement considéré pour accélérer la digitalisation des métiers.

Selon Markess by Exaegis, le recours au modèle SaaS serait ainsi privilégié pour 42% des personnes interviewées, ce chiffre se portant même à 45% au sein des décideurs de collectivités locales, à condition de garantir la sécurité des données et la protection des données personnelles (RGPD) pour 91% d'entre-eux.

 

La confiance numérique 

la sécurité des systèmes d’information n’a jamais été aussi urgente dans le secteur public, qui a connu une croissance inédite de cyber-attaques ces deux dernières années. La cybersécurité figure ainsi parmi les priorités majeures de la sphère publique disposant d’environnements numériques de plus en plus ouverts vers l’extérieur et en conséquence plus exposés.

Plus largement, la confiance numérique adresse également la protection des processus numériques : traçabilité, signature électronique, gestion de l’identité, protection de contenus, archivage sécurisé

 

La GED DocuWare : une réponse concrète et rapide à ces enjeux de digitalisation des collectivités

Dans ce contexte, le recours aux solutions GED et dématérialisation prennent toute leur dimension.

Ces solutions, présentent de nombreux avantages pour les Collectivités :

  • Capture, dématérialisation des documents entrants de tous types (courriers, factures, contrats...) et sous toutes formes (papier, PDF, emails...),
  • Centralisation des documents dans une armoire électronique sécurisée, accessible avec des droits d’accès par utilisateur et certifiée coffre-fort électronique
  • Respect des délais de conservation légaux des documents et de la réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD)
  • Travail collaboratif entre les agents : partage, annotation, gestion des versions…
  • Validation par les administrés avec le système des workflows et signature électronique des documents
  • Accès possible en télétravail ou en mobilité
  • Protection contre les cyber-attaques avec le chiffrement des documents et des communications

 

Les bénéfices de la GED pour votre collectivité 

  • Des temps de traitement réduits permettant une meilleure réactivité et une qualité de service rendues aux citoyens
  • Des délais respectés avec le système d'alertes et de relances sur les documents
  • L’abandon de tâches manuelles répétitives et sources d’erreur permettant un meilleur engagement et une expérience collaborateur optimisée
  • Une traçabilité renforcée sur les documents avec le système de workflows
  • Une image positive renvoyée par la collectivité auprès des citoyens avec la digitalisation
  • Un engagement RSE et éco-responsable avec l’abandon du papier
  • Le renfort de votre politique de sécurisation des données avec la centralisation des documents dans un espace unique et le respect du RGPD.

Découvrir DocuWare pour les Collectivités

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