Les solutions GED (Gestion Electronique de Documents) offrent des centaines de fonctionnalités susceptibles d’améliorer la façon de travailler de votre entreprise. Cependant, vous n’achèteriez pas un logiciel uniquement pour l’une d’entre elles. En nous basant sur notre expérience aux côtés de plus de 15 000 clients de DocuWare répartis dans une centaine de pays, nous avons déterminé les fonctionnalités de gestion documentaire essentielles. Laissez nous vous les présenter et vous expliquer pourquoi vous devez leur accorder toute votre attention.
- La sécurité
Les vols et violations de données dans des entreprises de premier plan, notamment Equifax, Target, Uber et JP Morgan Chase, font de la sécurité une préoccupation majeure pour chacun d’entre nous. Les problématiques de sécurité des entreprises englobent la protection des données personnelles des clients, des dossiers confidentiels des employés, des informations sur les produits et des données financières.
Les logiciels de GED doivent garantir la capture, le traitement, la sécurité, le stockage des données et leur protection contre toute utilisation abusive ou perte.
Assurez-vous que des droits d’accès puissent être accordés aux utilisateurs pour consulter, extraire, éditer, exporter, modifier et supprimer les données. Cela renforce la confidentialité, car les informations ne sont accessibles qu’aux utilisateurs autorisés. Définir des droits d’accès permet d’empêcher les modifications non autorisées et de suivre les changements apportés aux documents.
La séparation entre le back-end et les données du client constitue une couche de protection supplémentaire. Cela crée une distinction entre les objets tels que les formulaires, rapports et requêtes, qui sont disponibles sur le front-end, et les tables de données et la configuration sur le back-end. Cette séparation élimine les problèmes qui peuvent survenir lorsque les mises à jour en arrière-plan sont mises en œuvre en même temps que la modification des données et documents et assure également leur sécurité en limitant l’accès.
La redondance implique la mise en miroir de votre système et le stockage de la copie dans un ou plusieurs data-centers pour éviter toute perte. Par exemple, DocuWare Cloud est sauvegardé dans des data-centers hautement sécurisés aux États-Unis et en Europe afin d’éviter les problèmes causés par des pannes de système ou des catastrophes naturelles.
Fonctions de sécurité supplémentaires pour les logiciels cloud
Le chiffrement offre une sécurité de niveau supérieur pour les logiciels cloud. Tous les documents bénéficient d’un stockage avec AES, la norme de cryptage utilisée par le gouvernement américain pour les documents ayant le niveau d’habilitation de sécurité le plus élevé. Le chiffrement des communications est également important. L’essentiel du trafic Internet doit être envoyé via TLS, HTTPS et HSTS. Cela protège les services cloud contre les attaques et les détournements de cookies.
Des tests d’intrusion externes et internes programmés régulièrement contribuent à maintenir la sécurité d’un système cloud au niveau et au-dessus des normes du secteur. Les résultats sont examinés par des auditeurs externes lors de la certification SOC2.
- La facilité d’utilisation
Chez DocuWare, nous évaluons la facilité d’utilisation en faisant appel à des testeurs de produits internes et externes pour recueillir leurs commentaires. Notre objectif est de réduire au minimum le nombre de clics nécessaires pour achever un processus. Nous veillons également à fournir des informations claires pour guider chaque étape. Notre équipe responsable de l’interface utilisateur calcule le temps nécessaire pour réaliser une tâche et s’efforce de le réduire au minimum. Nous mesurons également le temps nécessaire aux testeurs de produits pour apprendre à utiliser une nouvelle fonctionnalité. Notre souci de réduire les délais d’adoption et les courbes d’apprentissage se traduit par une amélioration continue de la convivialité de la solution.
En participant au programme d’amélioration de l’expérience client (CEIP) de DocuWare, les clients contribuent à l’optimisation de la qualité, de la fiabilité et des performances. Avec leur autorisation, des informations statistiques sur l’utilisation du logiciel sont envoyées à DocuWare à intervalles réguliers.
- La capture de documents
Les capacités de capture automatisent le processus de numérisation des documents papier ou d’importation des documents électroniques dans un système de GED, ainsi que la collecte des données. Les bonnes solutions de capture utilisent des règles prédéfinies pour contrôler le flux de documents et de données, qu’ils soient au format papier ou électronique. Elles peuvent importer tous les formats de fichiers, de Microsoft Word aux dessins CAO. Elles capturent efficacement les données structurées et non structurées.
Les options de capture de niveau supérieur de DocuWare
DocuWare Intelligent Indexing est une innovation en matière de capture qui utilise l’apprentissage automatique pour identifier les informations les plus précieuses d’un document et les convertir en données hautement structurées et exploitables. Intelligent Indexing enregistre automatiquement les métadonnées essentielles de vos documents numérisés et les propose comme entrées d’index. En parallèle, le système apprend avec chaque processus : s’il est familier avec un type de document, les mots d’index suggérés sont automatiquement attribués de manière fiable. L’utilisateur n’a plus qu’à confirmer ou améliorer les suggestions.
Les formulaires Web constituent une autre méthode de saisie efficace. Avec DocuWare, même les personnes qui n’ont pas accès à votre système peuvent remplir les formulaires depuis n’importe quel appareil et les soumettre. Les données peuvent ensuite être utilisées pour déclencher des processus d’entreprise ou être importées dans d’autres programmes comme votre ERP ou votre CRM.
DocuWare Forms traite rapidement les demandes, commandes, inscriptions et autres formulaires. Nombre de nos clients intègrent également des services RH sur leurs intranets en publiant des formulaires donnant accès à l’inscription aux avantages sociaux et aux demandes de congés payés.
- L’automatisation des workflows
La gestion des tâches et l’automatisation des workflows vous permettent d’agir sur les informations que vous avez collectées. Les flux de travail peuvent être simples ou complexes, selon vos besoins. Un workflow redirige les tâches vers plusieurs personnes ou services pour vérification, ce qui permet de prendre des décisions et de lancer l’étape suivante d’un processus.
DocuWare Workflow Manager automatise les processus métier grâce à un concepteur visuel intuitif qui définit le flux de travail. À l’aide du Workflow Manager, les utilisateurs automatisent les fonctions de contrôle et de calcul, organisent des tâches linéaires ou parallèles, configurent les conditions, fixent les délais, désignent les participants au workflow et limitent le champ d’action des individus ou groupes d’utilisateurs.
- La signature électronique
Les signatures électroniques font désormais partie intégrante des activités quotidiennes de l’entreprise. C’est une bonne chose : les signatures électroniques (parfois appelées « signatures numériques ») réduisent la consommation de papier et simplifient le flux de documents sécurisés. Le service de signature DocuWare garantit que vos documents sont signés numériquement par un prestataire de services de confiance vérifié et offre à votre entreprise une rapidité et une flexibilité maximales.
En intégrant de manière transparente des fournisseurs de signature externes tels que Validated ID ou DocuSign dans un workflow DocuWare, les documents sont automatiquement transférés entre DocuWare et le fournisseur de services de confiance. Le destinataire est informé lorsque les documents sont prêts à être signés.
Les avantages incluent les possibilités suivantes :
- recueillir des signatures électroniques pour un document auprès de tous les employés, clients, fournisseurs et prestataires de services concernés, à partir d’un seul workflow ;
- sélectionner le niveau de sécurité requis pour la signature en fonction de vos besoins ;
- activer le contrôle de version pour vous assurer que vous disposez du document final signé dans votre dossier ;
- assurer une piste d’audit fiable pour le respect des normes de conformité nationales et internationales.
- Une architecture évolutive dans le Cloud
L’extension du système en fonction de l’évolution de vos besoins doit se faire sans affecter les autres aspects de l’organisation ou du logiciel, et sans avoir à former à nouveau les employés à l’utilisation du système. Un système de GED complet vous permet de commencer avec quelques utilisateurs dans un seul service et d’étendre progressivement le système à d’autres départements sans ajouter d’utilisateurs supplémentaires et sans affecter les performances. La clé de cette flexibilité et de cette évolutivité est une architecture système qui gère l’accès aux documents et les actions des utilisateurs avec des services Web.
Les logiciels de gestion documentaire basés dans le cloud vont encore plus loin dans l’extensibilité. Vous achetez ce dont vous avez besoin pour être prêt dans le cas d’une croissance future. Les entreprises peuvent lancer des projets logiciels à petite échelle et les développer ensuite en fonction de l’évolution de leurs besoins. Le cloud permet de prendre en charge des équipes de tous types et de toutes tailles. Son volume de stockage et le nombre de licences peuvent être facilement augmentés lorsque vous embauchez des collaborateurs supplémentaires ou lorsque votre besoin en stockage croît.
- L’intégration aux outils métier (ERP, CRM, SIRH…)
Aucune solution logicielle unique ne peut répondre à tous les besoins de votre entreprise. Un système de gestion documentaire doit ajouter des fonctionnalités significatives aux autres logiciels de votre infrastructure informatique. Son développement basé sur le Web permet à DocuWare de s’intégrer à presque tous les types d’infrastructure numérique. Les fonctions DocuWare peuvent également être appelées directement à partir d’une application tierce ou d’un périphérique tel qu’un scanner réseau ou une tablette. Les options d’intégration comprennent la synchronisation des bases de données, l’importation à partir de serveurs de messagerie et l’intégration de l’administration des utilisateurs externes.
Les solutions logicielles fonctionnent mieux ensemble
L’intégration avec :
- un CRM garantit un accès efficace aux informations qui sont partagées directement à partir de Microsoft Dynamics ou de tout autre système CRM, dans le respect total des directives relatives à la protection des données.
- un ERP accélère les processus financiers en transférant les données de traitement des factures vers Sage, QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics, Cegid, EBP, Divalto et d’autres systèmes ERP pour gérer les processus comptables dans un seul environnement de données financières.
- un logiciel RH permet de combiner la gestion des documents et les solutions sectorielles pour la gestion des RH, la paie et d’autres domaines liés aux RH avec des dossiers, des formulaires et des workflows numériques pour transformer les RH en une équipe flexible, moderne et axée sur le service.
- la messagerie électronique l’incorpore de manière sécurisée dans les processus métier afin de répondre aux exigences de conformité et de garantir que les informations contenues dans les courriels sont accessibles à tous les membres de l’équipe.
- les portails d’équipe fournit des informations de manière efficace en étendant les possibilités offertes par les portails tels que SharePoint et en ajoutant la fonctionnalité d’une solution de gestion sécurisée des documents.
- Le travail à distance
L’évolution vers le travail à distance démontre l’importance des logiciels basés sur le cloud pour rationaliser les workflows et les processus. Le cloud permet de poursuivre les tâches au même rythme depuis n’importe quel endroit. Son modèle par abonnement peut également être plus rentable. C’est pourquoi les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour le « cloud », plutôt que de réaliser des investissements importants et inutiles dans du nouveau matériel.
Il est essentiel que les entreprises se penchent sur les problèmes de sécurité et de conformité qui se posent lorsque la plupart des employés travaillent à domicile. Des violations accidentelles à la mauvaise gestion des données en passant par le contrôle d’accès, les entreprises doivent disposer des bons outils et mettre en œuvre les bonnes pratiques, afin de minimiser les risques et dommages. Un système de GED basé dans le cloud garantit la sécurité grâce à une authentification forte des utilisateurs, au transfert de données via HTTPS, au chiffrement des documents à 256 bits (norme militaire américaine), au contrôle d’accès à plusieurs niveaux pour les documents et les paramètres, au suivi des actions et au stockage redondant des données afin d’offrir une protection solide contre les logiciels malveillants et autres attaques.
- Le traitement des e-mails
Le courrier électronique est aussi important que tout autre document lié à l’entreprise. Vous pouvez le transformer en un atout en l’intégrant aux processus commerciaux et en veillant à ce que les informations contenues dans les messages soient accessibles à tous les utilisateurs autorisés. DocuWare collecte les courriels et pièces jointes individuellement ou ensemble, selon vos besoins. Les e-mails sont marqués de manière appropriée et peuvent être traités ou transférés directement dans DocuWare pour archivage.
- L’accès en mobilité
Les collaborateurs d’une entreprise souhaitent désormais travailler depuis leur domicile ou en déplacement. Les fonctionnalités mobiles ne sont plus un luxe. L’application DocuWare Mobile permet aux utilisateurs d’accéder aux documents, de travailler en mode collaboratif et de stocker des documents dans DocuWare, partout, tout le temps.
Les employés en télétravail peuvent utiliser l’application DocuWare depuis n’importe quel appareil mobile. Ils doivent simplement disposer d’une connexion Internet ! Ils peuvent alors extraire les informations dont ils ont besoin depuis l’endroit où ils se trouvent. Ils reçoivent également des alertes lorsque de nouvelles tâches doivent être vérifiées et des documents approuvés. Ils peuvent collaborer avec d’autres membres du personnel en temps réel pour progresser dans leurs tâches quotidiennes.
Si vous gardez ces dix points clés en mémoire, vous constaterez que votre solution GED offre une sécurité avancée, est facile à utiliser et s’intègre parfaitement à votre environnement métier. Ne vous laissez pas distraire par le nombre de fonctionnalités offertes par un système de GED ; vous ne les utiliserez peut-être pas toutes. Couvrez les éléments de base et préparez-vous à réaliser des économies et à gagner en efficacité, ce qui permettra à votre entreprise d’aller de l’avant.
