Combien d’éléments entrent en jeu dans le fonctionnement de votre entreprise ? Autant que dans un mécanisme de montre suisse ? Dans un système aussi complexe, changer une seule pièce impose de s’assurer que tout le reste continue de tourner sans accroc. Dans une montre, maintenir le niveau de performance suffit. Mais pour les entreprises qui misent sur l’automatisation, le but est clair : améliorer l’efficacité au quotidien. Plus facile à dire qu’à faire. Cet article vous guide à travers les critères essentiels pour bien choisir un logiciel de gestion documentaire (GED) adapté à vos besoins.
Contenu:
- Une solution facile à utiliser
- Une sécurité sans faille
- Conformité réglementaire intégrée
- Évolutivité et intégration
- Accès mobile et à distance
- Traitement des documents basé sur l’IA
- Évaluez le coût total de possession
- Conclusion : un choix stratégique pour demain
Une solution facile à utiliser
Les entreprises se concentrent souvent sur les fonctionnalités techniques des logiciels GED. Pourtant, la vraie question à se poser est : est-ce que ce système est accessible à tous les utilisateurs ? Peu importe la puissance d’un outil si la moitié de vos équipes ne sait pas s’en servir.
N’oubliez pas que la gestion documentaire est une application multiplateforme. Une bonne GED doit être simple à prendre en main, que vous soyez comptable, ingénieur ou assistant administratif.
Plus l’adoption est rapide, plus vite vous en retirez de la valeur. Avec une formation bien pensée, vos équipes verront rapidement les bénéfices des solutions de GED au quotidien.
Pensez toujours à vos utilisateurs : leur adhésion est la clé du succès.
Une sécurité sans faille
Protéger votre entreprise contre les cyberattaques, les pertes de données et les accès non autorisés est aujourd’hui crucial. Voici les éléments à rechercher :
- Gestion granulaire des droits d’accès, par utilisateur, rôle, groupe ou service
- Connexion unique via un service d’identité et possibilité d’une authentification multi-facteur
- Communication sécurisée entre les applications web et le service de plateforme (HTTPS)
- Solution cloud qui offre des sauvegardes redondantes dans plusieurs centres de données pour assurer la continuité des activités en cas de catastrophe naturelle ou d’origine humaine
- Certifications NF552 sur le RGPD et NF203 CCFN sur le coffre-fort numérique, visant à garantir un maximum de sécurité et de confidentialité pour vos données personnelles et stratégiques.
Conformité réglementaire intégrée
Chaque document a sa propre durée de conservation. Suivre cela manuellement est risqué et inefficace. Cependant, le respect des normes internationales (HIPAA, Sarbanes-Oxley, RGPD) ne doit pas être nécessairement un fardeau. Une GED moderne applique automatiquement vos règles métier en matière de conformité : elle peut supprimer les fichiers à échéance ou envoyer des alertes au personnel concerné. Elle protège aussi l’accès aux données sensibles des employés et clients.
À noter : garder un document trop longtemps est aussi risqué que de le supprimer trop tôt. Un logiciel GED vous évite les erreurs coûteuses.
Évolutivité et intégration
Un système qui grandit avec vous
Votre logiciel GED doit suivre l’évolution de votre entreprise : ajout fluide d’utilisateurs, mises à jour sans formation supplémentaire et sans interférence avec vos activités quotidiennes.
Si vous optez pour le cloud, vous bénéficiez immédiatement de plus d’espace, de flexibilité et de puissance.
Une intégration fluide
Votre GED doit s’incorporer parfaitement à vos outils existants, et offrir une vraie continuité d’usage. L’intégration ne doit pas se limiter à un simple échange de données : elle doit permettre aux utilisateurs de naviguer facilement entre les différentes applications sans rupture de flux, afin de préserver la productivité et de limiter les erreurs.
L’idéal ?
- Un flux de données bidirectionnel avec vos outils métier : comptabilité, SIRH, ERP, etc., pour une synchronisation fluide des informations.
- La possibilité de classer et d’archiver les e-mails et pièces jointes provenant d’Outlook ou tout autre logiciel de messagerie, directement depuis votre boîte de réception
- Un accès direct aux documents liés à des transactions, sans quitter les logiciels métier utilisés au quotidien
- Une compatibilité indépendante des plateformes, assurant l’intégration avec d’autres applications, quel que soit le système d’exploitation ou le langage utilisé
- La capacité de classer et partager les documents échangés via les discussions ou canaux Microsoft Teams dans votre logiciel GED
- L’utilisation d’interfaces de programmation (API) pour automatiser le transfert des données entre vos différents systèmes
- Une plateforme d’intégration en tant que service (iPaaS), pour connecter facilement votre GED aux applications cloud, échanger vos données et documents sans codage et les intégrer aux workflows automatisés
Accès mobile et à distance
Une communication fluide est un enjeu majeur pour les équipes dispersées. Une application mobile dédiée permet de recevoir des notifications, d’approuver des tâches et de collaborer dans Microsoft Teams.
C’est ce que propose DocuWare Mobile. Les collaborateurs peuvent ainsi suivre l’avancement des dossiers, valider des demandes ou finaliser leurs tâches, où qu’ils soient. Résultat : moins de chaînes d’e-mails interminables, des délais de réponse raccourcis et des équipes plus efficaces.
Flexibilité pour les collaborateurs d’aujourd’hui
Vos équipes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes en dehors d’un bureau traditionnel. Les salariés modernes attendent une expérience fluide, efficace, et adaptée au télétravail.
Avantages de la GED pour les équipes à distance
- Un accès immédiat à toutes les informations via un référentiel centralisé
- Des outils collaboratifs rationalisant le travail en équipe et évitant les erreurs de version
- Une intégration fluide aux logiciels métier existants et ERP pour une productivité accrue de votre écosystème technologique
- Des circuits de validation automatisés, qui font circuler les documents plus vite entre les personnes et les services
- Une visibilité complète sur les processus, pour aider les managers à prendre des décisions plus rapides et plus éclairées grâce aux données en temps réel
Bénéfices côté QVT (qualité de vie au travail) :
- Meilleur équilibre pro/perso
- Moins de stress et de risque de burnout
- Horaires plus flexibles
- Fin des trajets domicile-travail
- Économies sur les frais de transport et de stationnement
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Traitement des documents basé sur l’IA
Le rôle du traitement intelligent des documents (IDP)
Les entreprises misent de plus en plus sur l’IA pour réduire leurs coûts et rester compétitives. Le traitement intelligent des documents (IDP) permet d’automatiser la gestion de l’information, libérant ainsi du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Contrairement aux outils traditionnels qui ne traitent que les données structurées – comme celles contenues dans une feuille Excel – l’IDP est conçu pour s’attaquer à la majorité des données d’entreprise, souvent non structurées : e-mails, publications sur les réseaux sociaux, documents annotés à la main, etc.
En combinant apprentissage automatique (ML), traitement du langage naturel (NLP) et réseaux neuronaux, l’IDP va au-delà de la simple reconnaissance de texte, pour offrir une compréhension fine des contenus, quels que soient leur format ou leur structure.
Les atouts de l’IDP
Modèles d’IA entraînables
L’IDP apprend à partir de documents traités sans programmation, grâce à des modèles d’IA préconfigurés ou personnalisés. Les premiers facilitent une mise en œuvre rapide, les seconds s’adaptent aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Extraction automatisée des données
Les solutions IDP s’appuient sur l’apprentissage automatique et d’autres technologies d’IA pour extraire automatiquement les données. Grâce à leur capacité à comprendre le langage dans son contexte, elles identifient avec précision les informations issues de documents non structurés ou semi-structurés.
Gestion de documents complexes
Des feuilles de temps aux formulaires à champ libre, l’IDP peut gérer une grande variété de formats. Il automatise la capture, la classification et l’acheminement des données vers vos processus métiers, à l’aide de modèles standards ou spécifiques à votre activité.
Capture de données plus précise
Une fois les documents analysés, l’IA identifie les informations clés (texte, chiffres, images, signatures, etc.) Des outils comme la correspondance approximative, les règles métiers ou les scripts optimisent les résultats, tandis que la supervision humaine (HITL) affine l’apprentissage du système.
Connectivité système facile
L’IDP se connecte facilement à vos applications principales : comptabilité, RH, CRM, Microsoft Office, SharePoint, etc.
Meilleure expérience client
Des processus manuels peuvent entraîner des retards et compromettre la confidentialité, fragilisant la relation de confiance avec vos clients. Par exemple, des délais dans le traitement des demandes de prêt ou d’assurance peuvent inciter vos clients à se tourner vers des concurrents mieux équipés technologiquement.
Réduction des coûts et croissance accrue
L’automatisation des tâches répétitives permet de réduire les coûts opérationnels, d’éviter les erreurs humaines et d’accélérer les décisions. Par exemple, dans le secteur bancaire, cela se traduit par une gestion plus rapide et plus rentable des demandes de crédit.
Sécurité et conformité réglementaire
L’IDP protège vos données sensibles à l’aide de puissants mécanismes de chiffrement et de contrôle d’accès, en conformité avec les réglementations comme le RGPD ou la norme HIPAA. Les journaux d’audit détaillés assurent une traçabilité complète pour répondre aux exigences de conformité.
Évaluez le coût total de possession
Ne vous arrêtez pas au prix affiché
Se focaliser uniquement sur le coût initial d’une solution d’automatisation n’offre qu’une vision partielle. Pour faire un choix pertinent, il est essentiel d’estimer le coût total de possession, en tenant compte de facteurs comme la facilité d’utilisation (qui réduit le besoin de formation). Si vous comparez une solution sur site à une version cloud, prenez aussi en compte : les coûts de maintenance du matériel, les frais annuels de support, les dépenses liées aux mises à jour, les ressources nécessaires pour assurer la sécurité, et l’impact des cyberattaques évitées grâce aux mises à jour automatiques et à la gestion par une équipe dédiée. Sans oublier les économies réalisées sur l’achat de nouveau matériel.
Conclusion : un choix stratégique pour demain
Votre solution de gestion documentaire doit répondre aux besoins actuels tout en préparant l’avenir. Demandez-vous ce qui est prioritaire aujourd’hui pour votre entreprise et ce qui vous aidera à faire face aux défis de demain. DocuWare offre une solution évolutive qui renforce la sécurité des informations, facilite la conformité réglementaire et améliore la productivité grâce à des workflows optimisés.
Prêt à choisir la solution GED la plus adaptée à votre entreprise ? Contactez-nous dès maintenant pour une consultation gratuite : nous vous aiderons à identifier et à mettre en place la solution parfaite pour vos besoins !
