Le secteur du bâtiment (BTP) est caractérisé par des volumes très importants de documents, le plus souvent encore au format papier, tels que la documentation technique, les plans, les contrats de travail et de sous-traitance. Il implique des processus complexes, et des collaborations entre de multiples parties prenantes. Dans ce contexte, la GED présente de nombreux avantages pour ce secteur en pleine mutation.
Table des matières
- L'archivage sécurisé
- L'accessibilité
- La mise en conformité
- La sécurisation des documents
- L'adoption d'une démarche éco-responsable
1 – l’archivage sécurisé
Les solutions de GED permettent aux professionnels du bâtiment de simplifier leurs processus métier et administratifs avec des workflows automatisés.
Plus besoin de perdre du temps à rechercher les documents papier, avec la GED les documents sont centralisés et accessibles en un clic, augmentant la productivité des personnels de plus de 50%.
Vos équipes peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et se focaliser sur leur cœur d’activité : l’avancement et la livraison des chantiers.
2- L’accessibilité, partout et à tout moment
Avec la GED, vos documents sont immédiatement accessibles et dématérialisés, pour une utilisation partout, au bureau ou lors de vos déplacements en visite commerciale ou sur les chantiers. Cela est d’autant plus crucial dans le secteur du bâtiment et de la construction, où les personnels sont particulièrement mobiles.
Les modifications peuvent être effectuées directement sur place, réduisant ainsi les retards. Les validations peuvent être effectuées à distance, via l'application mobile : ne perdez plus de retard avec les processus d'approbation lents, les documents circulant de service en service et les montagnes de bannettes papier !
3- La mise en conformité
Les solutions GED présentent également des atouts pour la mise en conformité des documents, essentielle dans le domaine du bâtiment. Notre solution est conforme aux normes ISO9001, et est certifiée NF203 CCFN sur le coffre-fort numérique et NF552 sur le RGPD. DocuWare est la seule GED du marché à disposer de ces certifications, vous garantissant un maximum de sécurité et de confidentialité pour vos données sensibles.
Les projets de construction doivent se conformer à des normes strictes en matière de documentation. La GED aide à organiser et à conserver les documents nécessaires pour démontrer la conformité lors des audits ou inspections.
4- La sécurisation des documents
Les systèmes de GED offrent des options de sécurité avancées, comme le chiffrement et l'accès contrôlé, protégeant ainsi les documents sensibles contre les accès non autorisés ou la perte de données. Avec DocuWare, les données sont transférées via le protocole HTTPS. Les documents sont quant à eux chiffrés au format AES. Un système de droits d’accès exhaustif permet également d’empêcher toute consultation non autorisée des documents.
Chaque enregistrement, modification et annotation d’un document est consigné, à l’instar des étapes de votre workflow, pour une traçabilité et une transparence totales. Les audits n’ont jamais été aussi rapides et exhaustifs.
Enfin, la solution DocuWare, associée à la signature électronique, vous garantit un maximum de sécurité, de transparence et de traçabilité dans le processus de validation de vos documents de types de contrats.
5- L’adoption d’une démarche éco-responsable
Le papier est le consommable de bureau le plus utilisé et représente environ 75% du poids des déchets de bureaux en France.
En limitant la nécessité d'imprimer des documents, la GED contribue à réduire la consommation de papier, alignant ainsi le secteur du bâtiment sur des pratiques plus respectueuses de l'environnement.
Pour aller plus loin
Retrouvez DocuWare sur le salon Batimat, du 30 septembre au 03 octobre à Paris Expo, Porte de Versailles, stand H1-C046 et échangez avec nos experts sur vos projets de digitalisation dans le secteur du BTP.
Nous serons présents aux côtés de notre partenaire Belharra Numérique, YouSign et Lyra.
