¿Qué es un EDMS y cómo funciona un sistema de gestión electrónica de documentos?

La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos, así como automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo, información sobre la inscripción en entes gubernamentales y muchos otros registros.

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En este artículo te explicamos qué es un EDMS, qué significa EDMS y cómo funciona este tipo de sistema de gestión electrónica de documentos. También veremos sus principales funcionalidades y ventajas, sus diferencias frente a un DMS y un ECM, y los aspectos que debes valorar al elegir un software EDMS.

Índice:

• ¿Qué es un EDMS?
• ¿Cómo funciona un sistema EDMS?
• ¿Qué funciones debe tener un EDMS?
• EDMS vs. DMS: ¿son lo mismo?
• EDMS vs. ECM: principales diferencias
• ¿Qué ventajas aporta un EDMS a una empresa?
• ¿En qué se diferencia un EDMS de guardar documentos en carpetas o en la nube?
• ¿Qué empresas necesitan un EDMS?
• ¿Cómo elegir un software EDMS?
• DocuWare como sistema de gestión electrónica de documentos
• Preguntas frecuentes sobre EDMS
• Conclusión. Organiza, controla y automatiza tu documentación con un EDMS

¿Qué es un EDMS?

Las siglas EDMS corresponden a Electronic Document Management System, es decir, sistema de gestión electrónica de documentos. Se trata de un software diseñado para capturar, organizar, almacenar, consultar y controlar la documentación de una empresa desde un entorno centralizado.

¿Cómo te ayuda? De una manera muy eficaz: en lugar de distribuir los archivos entre carpetas locales, correos electrónicos o diferentes aplicaciones, un sistema EDMS los reúne en un único repositorio documental y los organiza mediante datos como el tipo de documento, la fecha, el proveedor, el cliente o el número de expediente. Esto permite localizarlos mediante una búsqueda sencilla y controlar quién puede consultarlos, modificarlos o compartirlos.

La definición de Electronic Document Management System de los National Archives se centra en la creación, el almacenamiento y el control de documentos semiestructurados. Pero, además, las soluciones actuales pueden incorporar también funcionalidades como el control de versiones, permisos de acceso, trazabilidad documental y flujos de trabajo para gestionar revisiones y aprobaciones.

La gestión electrónica de documentos no consiste únicamente en almacenar archivos digitales, sino en mantener la documentación organizada, accesible y protegida durante todo el ciclo de vida del documento, desde su captura o creación hasta su conservación o eliminación.

¿Cómo funciona un sistema EDMS?

Un sistema EDMS organiza la gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. Aunque su configuración depende de las necesidades y procesos de cada empresa, su funcionamiento, por lo general, suele dividirse en seis etapas:

1. Captura los documentos: el sistema incorpora tanto los archivos que ya son digitales y que provienen de canales diferentes, como facturas electrónicas, contratos, formularios o correos, como documentos en papel previamente digitalizados.
2. Clasifica e indexa la información: cada documento se asocia con datos que permiten identificarlo y organizarlo, como su tipología, fecha, cliente, proveedor o número de expediente. Dependiendo de la configuración y las tecnologías utilizadas, esta clasificación puede realizarse de forma manual o automática mediante OCR o procesamiento inteligente de documentos.
3. Almacena los archivos en un repositorio centralizado: una vez clasificados, los documentos se guardan en un repositorio documental protegido. De este modo, la información está disponible desde un único entorno con permisos de acceso definidos.
4. Facilita su consulta, búsqueda y recuperación: los usuarios autorizados pueden localizar los documentos electrónicos mediante datos de índice, palabras clave o búsquedas de texto completo. El control de versiones permite, además, consultar el historial de cambios y trabajar con la versión correcta.
5. Procesa la documentación y automatiza tareas: un EDMS puede dirigir cada archivo hacia las personas responsables de revisarlo, validarlo o aprobarlo mediante la configuración de workflows. Esta automatización de flujos de trabajo reduce las tareas manuales, agiliza procesos como la aprobación de facturas y contratos, y permite conocer en qué punto se encuentra cada gestión.
6. Aplica las reglas de conservación y eliminación: la última fase abarca el archivado digital de documentos, su conservación durante el periodo establecido y, cuando corresponda, su eliminación. Estas reglas deben adaptarse al tipo de información y a los requisitos legales aplicables. La norma ISO 15489 sobre gestión de documentos recoge marcos legales sobre la creación, captura y gestión de registros a lo largo del tiempo.

Un sistema electrónico de gestión documental no se limita al almacenamiento, como hemos visto hace mucho más, conecta personas, información y procesos para que cada documento llegue a quien lo necesita en el momento adecuado.

¿Qué funciones debe tener un EDMS?

Lo primero que debemos aclarar es que no todos los sistemas de gestión tienen las mismas prestaciones ni el mismo nivel de configuración. Sin embargo, para gestionar la documentación de forma eficaz, un software EDMS debería reunir una serie de funcionalidades básicas, si vas a adquirir uno te recomendamos que revises que las ofrezca:

• Captura y digitalización de documentos: debe permitir incorporar archivos procedentes de distintas fuentes, como el correo electrónico, escáneres, formularios, etc. En el caso de los documentos en papel, herramientas como OCR hacen que su contenido pueda ser procesado y consultado digitalmente.
• Clasificación e indexación: el software debe organizar cada archivo mediante datos descriptivos que permitan identificarlo y relacionarlo con un cliente, proveedor, expediente o proceso. En casos de herramientas más avanzadas, esto se puede hacer de modo automático con la asistencia de la IA.
• Almacenamiento centralizado y seguro: los documentos deben conservarse en un repositorio documental común, con copias de seguridad y medidas que protejan la información frente a pérdidas, modificaciones no autorizadas o accesos indebidos.
• Búsqueda y recuperación de la información: un EDMS debe facilitar la localización de archivos mediante campos de índice, palabras clave o texto completo. El objetivo es que encontrar un documento concreto lleve segundos, incluso cuando la empresa maneja un gran volumen de archivos.
• Control de versiones y trazabilidad: el control de versiones permite conservar el historial de un documento, identificar los cambios realizados y comprobar cuál es la versión vigente. La trazabilidad documental también permite el registro de consultas, modificaciones, aprobaciones o descargas.
• Permisos de acceso: la herramienta debe permitir definir qué usuarios o grupos pueden visualizar, editar, aprobar o compartir cada tipo de información.
• Automatización documental: los flujos de trabajo automáticos sirven para asignar tareas, enviar avisos y conducir los documentos por los circuitos de revisión o aprobación correspondientes.
• Integración con otras aplicaciones: para evitar procesos aislados, el EDMS debe poder conectarse con herramientas como el ERP, el CRM, el correo electrónico o el software de contabilidad. Esta integración facilita el intercambio de datos y permite acceder a la documentación desde las aplicaciones que los equipos ya utilizan.

Estas funciones de un EDMS permiten organizar la información y hacer más eficientes los procesos cotidianos de todas las empresas.

EDMS vs. DMS: ¿son lo mismo?

La comparación EDMS vs DMS puede generar cierta confusión porque ambos términos se utilizan con frecuencia para describir soluciones muy similares. Un EDMS (Electronic Document Management System) es un sistema de gestión de documentos electrónicos para capturar, organizar, almacenar, localizar y controlar archivos digitales y documentos en papel previamente digitalizados.

Por su parte, un DMS, siglas de Document Management System, es un sistema de gestión documental que centraliza la información y facilita su administración durante todo su ciclo de vida. Puede incorporar funciones como indexación, búsquedas, permisos, control de versiones, automatización y conexión con otras aplicaciones.

La diferencia se encuentra principalmente en que el término EDMS destaca expresamente la gestión de documentos digitales, mientras que DMS es un concepto más general. Sin embargo, dado que los sistemas de gestión documental actuales trabajan fundamentalmente en entornos digitales, en la práctica ambas expresiones suelen emplearse como equivalentes.

Por eso, al comparar soluciones, es más útil revisar sus funciones, posibilidades de integración y capacidad para adaptarse a los procesos de la empresa que detenerse únicamente en las siglas utilizadas por cada proveedor.

EDMS vs. ECM: principales diferencias

La comparación EDMS vs ECM no habla de dos tipos de software incompatibles. Un EDMS se centra en la gestión y el control de documentos electrónicos, mientras que el ECM, o Enterprise Content Management, tiene funcionalidades más amplias sobre la gestión del contenido empresarial.

En muchos casos, las funciones de un EDMS forman parte de una estrategia o plataforma ECM. Además, las soluciones actuales pueden reunir capacidades de ambas categorías, por lo que las diferencias deben entenderse como una cuestión de alcance y enfoque, no como una clasificación rígida.

Te compartimos esta tabla con las principales diferencias generales, aunque todo depende de la herramienta y sus capacidades:

Por tanto, un sistema EDMS puede considerarse una pieza fundamental integrada dentro de una solución ECM. Más que elegir entre uno u otro, lo importante es comprobar qué tipos de contenido gestiona la plataforma y si sus funcionalidades responden a los procesos reales de la organización.

¿Qué ventajas aporta un EDMS a una empresa?

Las principales ventajas de un EDMS se deben a que te permite reunir la documentación, los datos asociados y los procesos relacionados en un mismo entorno. Esto reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas y facilita que los equipos trabajen con información fiable y actualizada. Te contamos sus principales beneficios:

• Puedes encontrar los documentos más rápido: las búsquedas por metadatos, palabras clave o texto completo permiten recuperar la información en segundos. Esto supone un importante ahorro de tiempo, especialmente cuando se gestionan grandes volúmenes de archivos.
• Evita versiones duplicadas u obsoletas: el control de versiones ayuda a identificar cuál es el documento actual y permite consultar su historial. Así se reduce la proliferación de copias y el riesgo de trabajar con información desactualizada.
• Mejora la seguridad documental: los permisos de acceso permiten determinar quién puede consultar, editar, aprobar o compartir cada documento.
• Automatiza procesos administrativos: la automatización documental permite asignar tareas, enviar avisos y dirigir la información por los circuitos de revisión y aprobación establecidos.
• Facilita las auditorías y el cumplimiento: mantener la documentación organizada, accesible y acompañada de un historial de actividad simplifica la preparación de auditorías.
• Conecta el trabajo entre departamentos: un repositorio común evita que cada área conserve su propia copia de un archivo y mejora el intercambio de información. Al disponer de datos más completos y actualizados, los responsables pueden agilizar la toma de decisiones y coordinar mejor los procesos compartidos.

¿En qué se diferencia un EDMS de guardar documentos en carpetas o en la nube?

Las carpetas compartidas y los servicios de almacenamiento en la nube permiten guardar y compartir archivos, pero no ofrecen necesariamente una gestión de documentos digitales completa. Un EDMS añade clasificación mediante datos de índice, búsquedas avanzadas, permisos específicos, control de versiones, trazabilidad y automatización de procesos.

En cualquier caso, no debe confundirse la función de un software con el modelo de implantación: un sistema EDMS también puede utilizarse en la nube. La diferencia no está en dónde se almacenan los documentos, sino en cómo se organizan, controlan y procesan.

¿Qué empresas necesitan un EDMS?

Un EDMS puede resultar útil para todas aquellas empresas que gestionan un volumen grande de documentación o que estén en crecimiento, también cuando necesitan compartir información entre distintos equipos o quieran reducir las tareas manuales asociadas a su revisión, aprobación y archivo. También es especialmente útil cuando existen requisitos de seguridad, trazabilidad o conservación documental.

Por tanto, no depende tanto del tamaño o del sector de la organización como de sus necesidades. Si localizar un archivo lleva demasiado tiempo, existen dudas sobre cuál es la última versión o los documentos deben pasar constantemente de una persona a otra, si hay requisitos de seguridad o se requiere implementar flujos de trabajo automatizados para reducir el trabajo manual, implantar un sistema EDMS puede ayudar a organizar y agilizar todos esos procesos.

¿Cómo elegir un software EDMS?

Antes de elegir un software EDMS, conviene analizar los procesos actuales de tu empresa, identificar los principales problemas y definir qué documentos y departamentos trabajarán con el software elegido. Una buena planificación te permite priorizar las funcionalidades realmente necesarias. Un consejo importante es que mires su capacidad de escalar sin necesidad de grandes inversiones posteriores.

Te compartimos una checklist sobre cómo elegir un software de gestión documental, revisa si cumple con estos aspectos:

• Permite capturar documentos desde los canales que utiliza la empresa.
• Facilita la clasificación, indexación y búsqueda de la información.
• Incluye permisos, control de versiones y registro de las acciones realizadas.
• Permite configurar flujos de trabajo y automatizar tareas.
• Se integra con el ERP y con otras aplicaciones existentes.
• Puede adaptarse al crecimiento y a nuevos procesos o departamentos.
• Ofrece una implantación sencilla y una buena experiencia de uso.
• Responde a los requisitos de seguridad, conservación y cumplimiento aplicables.

La elección debe basarse en las necesidades reales de tu organización y en la capacidad para acompañar su evolución.

DocuWare como sistema de gestión electrónica de documentos

DocuWare te permite obtener todas las ventajas de un EDMS desde una única plataforma, ya que combina gestión documental, automatización e integración para ayudarte en los procesos cotidianos de tu empresa sin obligar a los equipos a trabajar con sistemas aislados. Algunos de sus principales beneficios son:

• Centraliza la documentación: captura documentos procedentes de diversas fuentes como el correo electrónico, escáneres, formularios y otras aplicaciones, y los almacena en un repositorio central seguro. Sus capacidades de OCR, indexación inteligente e IDP ayudan a clasificar automáticamente los archivos y extraer la información relevante.
• Localiza y controla la información: las búsquedas mediante datos o texto completo facilitan el acceso a los documentos. Los permisos, el control de versiones y el registro de actividad permiten mantener el control y la trazabilidad sobre su uso y sus modificaciones.
• Automatiza los procesos: DocuWare permite configurar flujos de trabajo automáticos para distribuir tareas, gestionar revisiones y aprobaciones, enviar avisos y conocer el estado de cada proceso.
• Conecta tus aplicaciones: se integra con sistemas ERP, programas de contabilidad, correo electrónico y otras herramientas empresariales para relacionar los documentos con los datos y procesos existentes.
• Adapta la solución a tu empresa: DocuWare está disponible en la nube y en instalaciones locales, y puede ampliarse progresivamente a nuevos departamentos, tipos de documentos y procesos.
• Facilita la implantación y la adopción: DocuWare está diseñado para ofrecer una puesta en marcha ágil y un uso intuitivo. Además, la formación y el acompañamiento de su red de partners ayudan a configurar la solución, formar a los equipos y adaptarla a los procesos de cada empresa.

DocuWare funciona como un sistema de gestión de documentos electrónicos altamente funcional que ayuda a reducir tareas manuales, mejorar la trazabilidad y mantener la información accesible y organizada.

Preguntas frecuentes sobre EDMS

Te respondemos las dudas más frecuentes relacionadas con los sistemas EDMS.

 ¿Qué significan las siglas EDMS?

Las siglas EDMS vienen de su nomenclatura en inglés, Electronic Document Management System, que puede traducirse como sistema de gestión electrónica de documentos. Se trata de un software que permite capturar, organizar, almacenar, localizar y controlar la documentación de una empresa.

¿Un EDMS solo sirve para documentos que ya son digitales?

No. Un sistema EDMS puede gestionar tanto archivos creados digitalmente como documentos en papel que se hayan escaneado. Las tecnologías OCR permiten reconocer el texto de las imágenes para hacerlo localizable, mientras que las soluciones de procesamiento inteligente pueden clasificar los documentos y extraer datos según su configuración.

Puede un EDMS automatizar aprobaciones?

Sí. Los flujos de trabajo permiten enviar cada documento a las personas responsables de revisarlo o aprobarlo, establecer reglas, asignar tareas y generar avisos. El software también puede registrar las decisiones tomadas y mostrar en qué punto se encuentra el proceso.

¿Puede integrarse un EDMS con un ERP?

Sí, pero siempre que la solución disponga de los conectores, interfaces o API necesarios. La integración permite relacionar los documentos con la información del ERP y acceder, por ejemplo, a una factura o un pedido desde el proceso correspondiente, evitando búsquedas y entradas de datos innecesarias.

¿Un EDMS puede utilizarse en la nube?

Sí. Un EDMS puede implantarse en la nube o en la infraestructura local de la empresa. La elección dependerá de factores como su estrategia tecnológica, los recursos disponibles y los requisitos internos de seguridad y cumplimiento. En ambos casos, el objetivo es facilitar una gestión electrónica de documentos centralizada, accesible y controlada.

Conclusión. Organiza, controla y automatiza tu documentación con un EDMS

Un sistema EDMS te permite ir mucho más allá del almacenamiento de archivos, centraliza la documentación, facilita su localización, controla los accesos y las versiones, y automatiza los procesos de revisión y aprobación. De este modo, la empresa reduce tareas manuales, mejora la colaboración entre departamentos y mantiene la información accesible y protegida durante todo el ciclo de vida del documento.

DocuWare te ofrece todas estas capacidades en una plataforma adaptable que se integra con las aplicaciones que ya utiliza tu organización. Si quieres comprobar cómo puede ayudarte a mejorar la gestión electrónica de documentos, puedes solicitar una demo y disfrutar de una prueba gratuita sin compromiso. Así podrás valorar nuestra herramienta con tus propios procesos y descubrir qué tareas documentales puedes simplificar y automatizar