Tu empresa tiene documentos que están actualmente en uso y otros que están inactivos, pero que deben conservarse durante un tiempo determinado o indefinidamente. Los documentos inactivos suelen denominarse registros. Terminar la fase activa de un documento no disminuye su importancia. En esta entrada del blog, hablaremos de la importancia del archivado de documentos y explicaremos las ventajas de utilizar un sistema de gestión documental (DMS) para digitalizar el proceso.
Indice
- ¿Qué es el archivado documental?
- ¿Por qué es tan importante el archivado de documentos?
- ¿Cuáles son los requisitos legales para el archivado de documentos?
- ¿Qué software funciona bien para archivar de forma segura?
¿Qué es el archivado documental?
El archivado de documentos es el proceso de almacenar documentos inactivos a largo plazo, garantizando al mismo tiempo que sean fáciles de recuperar en un momento dado si se necesitan. Debe proporcionar seguridad y permitir el cumplimiento de la normativa sobre conservación de datos y privacidad.Un documento se convierte en un registro una vez finalizado un proceso empresarial. Los registros también pueden incluir dibujos, fotos y videos. Los registros se conservan en su estado final por si son necesarios para verificar una acción. No pueden modificarse ni revisarse.
Registros en papel vs. archivo digital
Puede que te preguntes qué efecto tendrá el archivado digital sobre el cumplimiento de las normativas legales. En realidad, no hay leyes ni normativas explícitas que obliguen a guardar los documentos en papel. En la mayoría de los casos, los documentos electrónicos cumplen los mismos requisitos legales y de cumplimiento que el papel. Aún así, hay documentos que deben conservarse en papel. Entre ellos están los testamentos o fideicomisos, los contratos notariales con sellos en relieve, los títulos de propiedad y los pagarés. A menudo, las empresas escanean estos documentos y los almacenan también digitalmente para crear una copia de seguridad electrónica.¿Cómo decidir qué archivar?
- Legales: Contratos, acuerdos, certificados, registros de cumplimiento y correspondencia legal.
- Financieros: Facturas, recibos, estados financieros, registros fiscales e informes de auditoría.
- Recursos Humanos (RRHH): Documentación sobre prestaciones de los empleados, registros de nóminas, políticas y procedimientos de RRHH de arena de evaluación del rendimiento.
- Correspondencia: Correos electrónicos, cartas, memorandos.
- Informes: Investigación, propuestas de proyectos y estudios de viabilidad.
- Políticas corporativas: Políticas y procedimientos, manuales, directrices y procedimientos operativos estándar.
- Registros de clientes: Pedidos de clientes, contratos con clientes, comentarios de clientes y registros de ventas.
- Propiedad intelectual: Patentes, marcas, registros de derechos de autor y acuerdos de licencia.
- Registros educativos: Expedientes académicos, registros de estudiantes y políticas educativas.
- Proyectos: Planes de proyectos, informes de progreso, actas de reuniones y documentos de diseño.
- Especificaciones técnicas: Manuales, documentos de ingeniería y planos.
- Documentos medioambientales y de seguridad: Procedimientos de seguridad, informes de incidentes y certificaciones.
Automatización para cualquier proceso
Descubre como un gestor documental satisface todas las necesidades empresariales, ya que sus capacidades y características multifuncionales le permiten abarcar todos los departamentos de la empresa.
¿Cómo empieza el proceso de archivado digital?
Cuando un documento u otro soporte se captura o crea en tu sistema digital, se indexa y almacena para su uso activo. Los campos de índice contienen metadatos como el tipo de documento, el nombre del proyecto o del cliente, la fecha de creación o recepción y otros términos que probablemente busquen tus departamentos. Estos campos de datos también pueden contener información sobre la fecha en que un documento debe archivarse y eliminarse.Muchos flujos de trabajo de archivado se inician por la fecha en que está previsto que un documento se transfiera al archivador a largo plazo. Si el proceso de archivado no se pone en marcha en una fecha concreta, hay otros campos que tu equipo puede utilizar para iniciar el flujo de trabajo automatizado. Por ejemplo, un miembro del equipo puede añadir un campo de estado que archive los archivos de empresas que ya no son clientes. Una vez rellenado ese campo, el flujo de trabajo documental almacenará estos registros automáticamente.
Un sello digital también puede utilizarse para iniciar un flujo de trabajo. El sello puede aplicarse a todos los documentos de una carpeta a la vez. Puedes configurar el sistema para que archive todos los documentos sellados con un determinado activador de flujo de trabajo. Por ejemplo, este método puede utilizarse para archivar documentos asociados a un proyecto finalizado o a un contrato vencido.
¿Por qué es tan importante el archivado de documentos?
1. Reducir costes y tiempo
El archivado digital de documentos elimina el coste del almacenamiento físico, agiliza la recuperación de documentos y minimiza el riesgo de pérdida de datos. Tu empresa también evitará multas por incumplimiento.2. Mejorar la seguridad
Busca un Sistema de Gestión Documental (DMS) que ofrezca autenticación de usuarios, transferencia de datos HTTPS, encriptación de 256 bits, control de acceso multinivel y trazabilidad, y una sólida protección contra el malware y otras formas de ciberataque, entre otras características.3. Siempre listo para las auditorías
Con la gestión electrónica de documentos, puedes proporcionar un acceso seguro y en línea a los auditores para liberar al personal de contabilidad y administración para que se concentre en su propio trabajo. Los registros empresariales se pueden buscar con unos pocos clics y son fáciles de encontrar para los auditores. Si has integrado la gestión documental con tu software financiero, los auditores pueden acceder a la información de apoyo sin salir de tu sistema contable o ERP.4. Estar preparado para todo
El archivado contribuye a la continuidad de la empresa al proporcionar múltiples copias de seguridad de los documentos inactivos. En caso de desastre natural o fallo del sistema, tu empresa puede recuperar información crítica de tu archivo de forma rápida y sencilla. Esto minimiza el tiempo de inactividad y la interrupción de la actividad empresarial.5. Cumplir las expectativas del cliente
Los sistemas de archivado ayudan a las organizaciones a satisfacer las expectativas de servicio al cliente y cumplir los acuerdos de nivel de servicio, proporcionando un acceso rápido a todos los documentos y registros relacionados con el cliente.6. Mejorar la eficiencia del flujo de trabajo
Agiliza la gestión del ciclo de vida de los documentos automatizando procesos como la captura, la indexación y los calendarios de retención. Esto mejora la gestión global del flujo de trabajo y reduce la intervención humana.7. Obtener información y crear transparencia
Disponer de un registro histórico de las actividades tiene un valor incalculable para el análisis retrospectivo, la toma de decisiones y el aprendizaje de experiencias pasadas. Además, las pistas de auditoría pueden permitirte ver quién ha accedido a los registros archivados, lo que aumenta tu comprensión de cómo se utiliza la información.¿Cuáles son los requisitos legales para el archivado de documentos?
Protección de Datos
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
El RGPD obliga al tratamiento y almacenamiento responsable de los datos personales de los ciudadanos de la Unión Europea (UE) y se aplica a cualquier empresa que haga negocios con la UE. Se exige a las empresas que apliquen medidas para proteger los derechos y la privacidad de las personas, incluido el archivado seguro de documentos relevantes.Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA)
La HIPAA garantiza la protección de los datos sanitarios personales, incluidas las copias impresas y la información compartida verbal o digitalmente. Su finalidad es establecer sistemas de confidencialidad que restrinjan el uso de la información protegida sólo a quienes necesiten acceder a ella. La HIPAA afecta a los centros sanitarios, las empresas de facturación, los planes de salud, las empresas de historiales médicos electrónicos, los empleados que no prestan asistencia a los pacientes y los estudiantes.La HIPAA aborda cómo utilizan y comparten la información sanitaria protegida las organizaciones sujetas a la norma: las "entidades cubiertas" y los "asociados comerciales". También detalla los derechos de privacidad de las personas a conocer y controlar cómo se utiliza su información sanitaria.
Informes financieros
Sarbanes-Oxley Act (SOX)
La SOX se aplica a todas las empresas que cotizan en bolsa, a sus filiales y a las empresas extranjeras que cotizan públicamente en EEUU. Las empresas de contabilidad que auditan a estas empresas también están reguladas por la SOX. La normativa obliga a las empresas a implantar controles internos para mejorar la información financiera.La SOX se promulgó en 2002 en respuesta a una serie de escándalos empresariales en los que estaban implicadas empresas como Enron y WorldCom. Aumentó las multas y las condenas penales por informes fraudulentos. Aunque no existe ninguna obligación legal de que las organizaciones sin ánimo de lucro y las empresas privadas se adhieran a la SOX, muchos la consideran una buena práctica.
Muchos registros empresariales deben conservarse durante un periodo determinado, de acuerdo con las leyes y normativas federales, estatales, locales o sectoriales. Estas leyes incluyen disposiciones sobre impuestos, prestaciones a los empleados, seguridad laboral y salarios y horas de trabajo. Como verás en los ejemplos siguientes, estos periodos de conservación difieren significativamente, por lo que es casi imposible seguirlos sin un sistema automatizado.
¿Qué software funciona bien para archivar de forma segura?
Un sistema de gestión documental ofrece la posibilidad de recuperar registros archivados al instante para consultarlos y cumplir la normativa. Almacena documentos electrónicos y en papel escaneados, tanto activos como inactivos, y los protege con amplios derechos de acceso, encriptación y protección contra ciberataques. La solución puede crear múltiples copias de seguridad y registrar los cambios, así como controlar quién accede, imprime o elimina documentos con registros de auditoría.
Cuando estés preparado para estudiar detenidamente el proceso de archivado de tu empresa, el uso de un DMS simplifica y automatiza el proceso, elimina posibles errores humanos y aligera la carga de trabajo de tu personal, para que tu equipo pueda centrarse en lo que realmente importa. Es una herramienta muy valiosa para las empresas que quieren aplicar una estrategia eficaz de almacenamiento de datos a largo plazo.
La información de este post no pretende ser asesoramiento jurídico. Sólo debe utilizarse con fines educativos.
