La gestión de facturas es una tarea tediosa pero imprescindible en cualquier organización. Por suerte, los avances tecnológicos, como el procesamiento automático de facturas y la facturación en la nube, ha simplificado mucho este proceso.
Además, con la entrada en vigor de la Ley de Facturación Electrónica, las facturas digitales han dejado de ser una opción: ahora son una obligación. Las empresas que aún no han actualizado sus sistemas deben hacerlo en un plazo muy corto si quieren seguir cumpliendo con la normativa.
Si todavía tienes dudas sobre facturas electrónicas o facturación en la nube, sigue leyendo, te explicamos todo lo que necesitas saber y cómo DocuWare puede ayudarte a mantener tu competitividad en un mercado cada vez más digital.
Índice:
- ¿Qué es la facturación en la nube?
- Las ventajas clave de la facturación cloud
- Cómo elegir la solución de facturación cloud adecuada a tu negocio
- El futuro de la facturación cloud: Tendencias en la nube
- Conclusión
¿Qué es la facturación en la nube?
La facturación en la nube, también conocida como facturación cloud, es un sistema que permite gestionar y almacenar facturas electrónicas a través de internet, sin necesidad de instalar software en los equipos.
Con DocuWare, toda la información se aloja en la nube, lo que permite a los empleados autorizados acceder de forma remota y realizar tareas como el envío automático de facturas por correo electrónico o su carga en un portal digital.
Las ventajas clave de la facturación cloud
La facturación en la nube aporta numerosos beneficios y elimina muchos de los problemas asociados a los métodos tradicionales.
Veamos algunas de las ventajas más importantes.
Reducción de costes
La facturación manual implica multitud de costes como el papel, la tinta, el almacenamiento físico o el transporte, y sobre todo tiempo y recursos humanos destinados a tareas manuales repetitivas.
Con DocuWare, puedes reducir significativamente estos gastos al automatizar procesos, almacenar documentos en la nube y minimizar errores derivados del trabajo manual.
Accesibilidad y movilidad total
Ya no importa si teletrabajas, si acudes a la oficina o si tu trabajo requiere de movilidad. La accesibilidad total que ofrece la nube permite extraer, procesar y aportar datos en tiempo real desde cualquier dispositivo los 365 días del año.
No es una quimera, ya puedes comprobar y aprobar facturas online evitando retrasos y errores y garantizando la continuidad operativa sin importar la ubicación.
Escalabilidad y flexibilidad
El volumen de trabajo en una empresa no es invariable, por eso es importante contar con un software de facturación que permita la adaptación sin realizar grandes inversiones, ya seas una PYME o una gran empresa.
Si tu empresa crece, o si tienes picos de facturación, DocuWare se adapta con flexibilidad a su crecimiento y a las distintas necesidades que puedan plantearse.
Seguridad y cumplimiento normativo
La seguridad es uno de los grandes miedos a la hora de trabajar en la nube, y respetar el cumplimiento normativo parece que va a suponer mucho tiempo, dinero y recursos humanos.
Sin embargo, es todo mucho más sencillo de lo que podría parecer: un software como DocuWare implementa copias de seguridad automáticas, cifrado avanzado y roles de usuario que garantizan la protección de los datos. Tu información está segura, con trazabilidad y control de accesos. Además, DocuWare cumple con normativas locales e internacionales.
Automatización y eficiencia
Al fin todo ese trabajo tedioso de introducir datos manualmente, comprobar y perseguir al responsable para aprobar las facturas una a una se puede evitar. Con el procesamiento automático de facturas se simplifica todo el proceso.
Gracias a herramientas como la indexación inteligente, la captura automatizada o la tecnología OCR, se puede escanear, almacenar y validar una factura sin intervención humana. Se reducen los plazos y se aumenta la eficiencia y operatividad.
Integración con otros sistemas
La facturación en la nube se integra con múltiples sistemas como ERP, CRM y otras soluciones empresariales clave.
DocuWare ofrece múltiples soluciones para que la integración con otros sistemas se realice sin ningún problema.
Sostenibilidad y responsabilidad ambiental
Hoy más que nunca, las empresas deben asumir su responsabilidad ambiental. Disminuir el uso del papel y el transporte físico no sólo reduce costes, sino que también es una acción que beneficia al medio ambiente.
Con la facturación en la nube minimizas las emisiones de carbono y el consumo de energía, un modo concreto de convertirse en una empresa más sostenible.
Cómo elegir la solución de facturación cloud adecuada a tu negocio
No todas las plataformas de facturación son iguales y ofrecen las mismas funcionalidades. Te ayudamos con algunos criterios que debes valorar antes de implementar una solución en tu negocio.
Funcionalidades específicas necesarias
Lo primero es identificar qué funcionalidades necesita tu empresa para optimizar la gestión de facturas. Evalúa si la herramienta que estás considerando ofrece todo lo que necesitas: recepción automática de facturas, validación por flujos de trabajo, control de vencimientos, archivo digital…
DocuWare incluye opciones avanzadas como firma digital, flujos de aprobación, o automatización de los procesos.
Facilidad de uso e interfaz intuitiva
Una buena solución debe ponértelo fácil y que no se requiera de expertos o muchas horas de formación para trabajar con ella.
Con DocuWare puedes realizar los procesos de facturación en la nube de manera intuitiva y con un aprendizaje mínimo.
Capacidad de integración con otros sistemas
Asegúrate de que la plataforma que elijas se pueda conectar con tu ERP o software contable actual.
DocuWare se integra con soluciones como Sage, QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics y otros sistemas ERP.
Seguridad y cumplimiento normativo
La plataforma con la que trabajes debe ofrecer fuertes medidas de seguridad que protejan la confidencialidad, integridad y disponibilidad de tus datos. Esto debería incluir elementos como el uso de cifrado de extremo a extremo, control de accesos por roles, copias de seguridad automáticas y sistemas de detección de amenazas.
Soporte técnico y documentación
El acompañamiento durante la implementación y el soporte posterior son claves. Busca un proveedor con atención técnica ágil y buenos recursos de formación
Con DocuWare no estarás sólo, además de extensos documentos de ayuda, contarás con un equipo de asistencia disponible para solucionar cualquier duda por teléfono, chat, correo electrónico o en persona.
Coste total de propiedad (TCO)
Más allá del precio inicial, analiza los costes posteriores como mantenimiento, actualizaciones, soporte, escalabilidad, etc. Una solución cloud suele ofrecer mejor TCO que los sistemas tradicionales, ya que se actualiza automáticamente y no requiere servidores propios.
Escalabilidad futura
Si tú creces, tu herramienta debe crecer contigo. Elige una herramienta que te garantice una escalabilidad que se adapte al crecimiento de tu empresa o que se pueda modular según las necesidades del momento.
El futuro de la facturación cloud: Tendencias en la nube
De la misma manera que internet o los teléfonos móviles ya son elementos cotidianos imprescindibles, el flujo contable de las empresas no se concebirá sin la facturación electrónica.
El futuro apunta hacia una mayor automatización, con un uso creciente de la inteligencia artificial, y una integración aún más fluida con otras áreas de la empresa. La facturación, en definitiva, será cada vez más predictiva y menos reactiva.
Además, con la implantación progresiva de la factura electrónica obligatoria en muchos países, la migración al cloud ya no será solo una opción, sino una necesidad estratégica. La ley obliga y la competencia exige.
Conclusión
La facturación en la nube aumenta la eficiencia, reduce costos, y permite trabajar con mayor seguridad. Una opción sostenible que incorpora la última tecnología disponible para ofrecer un nuevo modelo de negocio.
DocuWare combina la tecnología necesaria para favorecer el flujo de trabajo y el control total de cobros cumpliendo con la normativa de la factura digital. Pone hoy a tu disposición el futuro de la facturación.
¿Aún tienes dudas? ¿Quieres saber cómo nuestras soluciones pueden adaptarse a tu empresa? ¡Contáctanos y te lo contamos!
