Master Data Matching es una nueva función dentro del Pipeline de DocuWare IDP que ayuda a las empresas a comparar, vincular y unificar de forma fiable los datos de los documentos extraídos con sus propios datos maestros. Esto ofrece un gran valor añadido, especialmente en procesos como la verificación de facturas, la conciliación de proveedores o la gestión de clientes: Los datos empresariales corregidos y enriquecidos reducen los errores, aceleran los procesos y permiten tomar decisiones fundamentadas.
El lanzamiento oficial está previsto para el DocuWorld los días 22 y 23 de abril.
La función destaca por su interfaz de usuario intuitiva, adecuada tanto para expertos como para principiantes. Master Data Matching mejora notablemente la calidad de los datos extraídos y optimiza el procesamiento, ya que la comprobación manual, que antes realizaban los empleados, puede realizarse de forma automatizada. Esto ahorra tiempo y costes y reduce al mismo tiempo la propensión a los errores. Si la coincidencia no fuera lo suficientemente clara, el documento puede seguir siendo transferido a un proceso "human-in-the-loop".
Master Data Matching admite tanto coincidencias exactas como comparaciones difusas (fuzzy). Los usuarios pueden definir un umbral individual que determine en qué medida un valor extraído (p. ej., el emisor de un documento) debe coincidir con una entrada de los datos maestros (p. ej., la lista de acreedores). La función de coincidencia difusa se adapta sin problemas a decenas de miles de registros con una latencia mínima, por lo que resulta ideal para procesos automatizados.
Otro punto destacado es el editor visual de reglas, con el que se pueden crear lógicas complejas de forma sencilla y clara. Gracias a las estructuras AND/OR anidadas, las condiciones de arrastrar y soltar y los elementos que se pueden expandir y contraer, incluso las reglas más extensas resultan comprensibles y fáciles de mantener. Además, se pueden definir varias acciones por regla, como la sobrescritura de campos de extracción, la validación de documentos o la adición de notas.
Además, los clientes de DocuWare pueden importar sus Select Lists como fuentes de datos maestros y utilizarlas directamente.
Una guía integrada ofrece ayuda en temas como el comportamiento de coincidencia, tipos de campo, mejores prácticas y ejemplos de aplicación, lo que garantiza una rápida familiarización incluso para los usuarios menos experimentados.
Las pruebas están integradas directamente en la página de comparación de datos maestros: Los usuarios pueden introducir registros de datos individuales o ejemplos de varios campos y ver al instante los resultados coincidentes, así como acciones simuladas. De este modo, se pueden validar los conjuntos de reglas de forma segura antes de su implementación en producción.
Los casos de aplicación típicos muestran la utilidad práctica de la comparación de datos maestros:
- Triple conciliación de facturas con identificación del proveedor: Conciliación automática del proveedor, el pedido y la entrada de mercancías para una autorización más rápida de las facturas correctas
- Validación de facturas basada en datos maestros: Comprobación de la identidad del proveedor y de la información de pago para evitar fraudes y transferencias erróneas
- Contabilización basada en partidas y comprobación de impuestos: Asignación automática de cuentas de mayor y verificación de impuestos a nivel de partida para agilizar los asientos contables y mejorar el cumplimiento normativo
Con Master Data Matching, los usuarios de DocuWare IDP disponen de una potente herramienta para mejorar la calidad de los datos, reducir los tiempos de procesamiento y garantizar la coherencia de los datos maestros en toda la empresa.