La última actualización del complemento de DocuWare para Microsoft Outlook ofrece a los clientes tres nuevas y útiles funciones:
- Enviar y guardar para almacenar automáticamente un correo electrónico y sus archivos adjuntos durante el envío
- Guardar correos electrónicos y archivos adjuntos de buzones compartidos para permitir el uso de la aplicación en todos los buzones accesibles.
- Almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos directamente desde dispositivos móviles.
Enviar y guardar
La función "Enviar y guardar", conocida por el módulo DocuWare Connect to Outlook, ahora también está disponible en el complemento DocuWare para Microsoft Outlook. Esto permite a los usuarios almacenar directamente sus correos electrónicos, incluidos los archivos adjuntos, en las bandejas de DocuWare durante el envío. La opción puede utilizarse bajo demanda o por defecto para almacenar automáticamente todos los correos electrónicos.
En primer lugar, los usuarios deben habilitar la nueva funcionalidad de almacenamiento en el área de Configuración. Una vez activada, la función de envío y almacenamiento puede utilizarse bajo demanda. Para utilizar la función por defecto y almacenar todos los correos electrónicos salientes, los usuarios deben activar la opción correspondiente y definir el ámbito de almacenamiento, el cuerpo del correo electrónico y/o los archivos adjuntos, y la bandeja utilizada como ubicación de almacenamiento por defecto.
Para el uso bajo demanda, el usuario debe seleccionar individualmente una bandeja de documentos.
Almacenar correos electrónicos y archivos adjuntos de buzones compartidos
Los usuarios con acceso a buzones compartidos ahora también pueden almacenar correos electrónicos de esos buzones compartidos. Esto garantiza que no estén limitados a archivar correos electrónicos sólo de su correo electrónico de trabajo.
Nota: Cuando se almacena un correo electrónico al menos una vez, se añade la categoría/marca DocuWare y será visible para todos los usuarios con acceso al buzón compartido.
Almacena correos electrónicos y archivos adjuntos directamente desde dispositivos móviles
Ahora los usuarios pueden beneficiarse del complemento DocuWare para Microsoft Outlook en sus dispositivos móviles (iOS y Android). Es accesible desde la aplicación Outlook y permite almacenar correos electrónicos en bandejas DocuWare.
Antes de utilizarlo por primera vez, el usuario debe conectarse al sistema DocuWare. La pantalla de inicio de sesión se rellenará previamente si el usuario ya ha utilizado el complemento DocuWare para la versión del navegador Microsoft Outlook. Para almacenar un correo electrónico en DocuWare, el usuario debe definir el alcance (cuerpo del correo electrónico y/o archivos adjuntos) y una bandeja de documentos como ubicación de almacenamiento.
Disponibilidad:
- La nueva versión del complemento, que incluye las funciones mencionadas, estará disponible a partir de principios de diciembre. (Nota: la fecha de disponibilidad, inicialmente el 20 de noviembre, se modificó tras la publicación de este artículo).
- El complemento se puede utilizar en la versión del navegador web de Microsoft Outlook o en la aplicación de escritorio local (tanto para Windows como para MacOS).
- El complemento está disponible para los clientes de DocuWare Cloud sin coste adicional.
- El complemento no puede utilizarse junto con una versión on-premises de DocuWare.
Para obtener más información sobre el complemento de DocuWare para Microsoft Outlook, visita:
- La sección de ayuda relacionada en el Knowledge Center.
- El artículo del blog de Partners sobre primera actualización de la aplicación (junio de 2024)
- El artículo del blog de Partners sobre lanzamiento de la aplicación (diciembre de 2023)
